PAGE衛(wèi)生計(jì)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高衛(wèi)生計(jì)生工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在衛(wèi)生計(jì)生工作中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生計(jì)生檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)衛(wèi)生計(jì)生檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善衛(wèi)生計(jì)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔各類衛(wèi)生計(jì)生檔案，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管與保護(hù)建立檔案保管設(shè)施，妥善保管檔案，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用與服務(wù)為公司/組織各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生計(jì)生工作決策提供參考依據(jù)。5.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已失去保存價(jià)值的檔案。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對(duì)公司/組織各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)工作檔案涵蓋衛(wèi)生計(jì)生業(yè)務(wù)工作中的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、病歷檔案、健康檔案等。3.人事檔案員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。4.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算資料等。5.設(shè)備檔案設(shè)備購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置資料等。6.科研檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果報(bào)告、論文著作等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)移交檔案管理部門。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.分類清晰按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)管理和利用。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、科研等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。3.裝訂對(duì)紙張較小、數(shù)量較多的檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管設(shè)施建設(shè)1.檔案庫(kù)房建設(shè)專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件符合要求。2.檔案裝具配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，用于存放檔案。3.防護(hù)設(shè)備安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵等防護(hù)設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案存放方式1.分類存放按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.上架排列檔案應(yīng)上架排列，排列順序應(yīng)與檔案編號(hào)一致，便于快速定位。3.標(biāo)識(shí)清晰在檔案架、檔案柜等顯著位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止年度等信息，便于識(shí)別。（三）保管期限劃分1.永久保管對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密、重要?dú)v史資料、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價(jià)值，確定定期保管期限，一般分為30年、10年等。（四）檔案保管檢查1.定期檢查檔案管理部門定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況、防護(hù)設(shè)備運(yùn)行情況等。2.不定期抽查對(duì)重點(diǎn)檔案或容易出現(xiàn)問(wèn)題的檔案進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問(wèn)題。3.檢查記錄對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將整改情況記錄在案。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部為公司/組織各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足日常工作需要。2.外部單位根據(jù)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，為上級(jí)主管部門、相關(guān)單位等提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)；外部單位查閱檔案的，需出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.查閱登記對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.借閱登記對(duì)借閱檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時(shí)間等進(jìn)行登記。3.復(fù)制登記對(duì)復(fù)制檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等進(jìn)行登記。（四）利用監(jiān)督1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檔案管理人員在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督利用者的查閱、借閱、復(fù)制等行為，確保檔案安全。2.利用情況跟蹤對(duì)借閱檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒利用者按時(shí)歸還檔案。3.違規(guī)處理對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，如擅自涂改、損毀、丟失檔案等，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.保管期限對(duì)照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，檢查檔案是否已達(dá)到保管期限。3.完整性檢查檔案是否完整無(wú)缺，如有缺失或損壞，應(yīng)綜合評(píng)估其價(jià)值。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定工作小組對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.審批確定將鑒定意見(jiàn)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，確定需要銷毀的檔案清單。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批簽字銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.現(xiàn)場(chǎng)銷毀在指定地點(diǎn)，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)銷毀，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，錄入準(zhǔn)確的檔案信息。2.數(shù)據(jù)更新及時(shí)更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息與實(shí)際情況一致。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編號(hào)管理、編目管理、存儲(chǔ)管理等功能。2.檢索查詢模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找檔案。3.利用服務(wù)模塊支持檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)申請(qǐng)和審批，記錄利用情況。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。2.安全防護(hù)