PAGE科技局檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強科技局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在科技管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科技局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及相關(guān)工作人員在履行職責過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科技局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則各科室、單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時、全面、準確地收集各類檔案材料，保證檔案的完整性和準確性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查閱、利用的原則，合理分類、編號、編目，建立健全檢索工具，提高檔案利用效率。二、檔案歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)文件包括上級黨委、政府、科技主管部門等下發(fā)的與科技工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本局文件本局制發(fā)的各類文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、規(guī)章制度、會議紀要等。3.會議文件本局召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、講話、決議、記錄等。4.人事檔案本局工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團關(guān)系等方面的文件材料。5.財務(wù)檔案本局的財務(wù)預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。6.其他文書檔案本局與其他單位往來的函件、介紹信、證明等文件材料。（二）科技項目檔案1.項目申報材料包括項目申請書、可行性研究報告、項目預算書等。2.項目審批文件上級主管部門對項目的批復文件、立項通知書等。3.項目實施過程文件項目實施計劃、進度報告、技術(shù)方案、實驗記錄、測試報告、驗收報告等。4.項目經(jīng)費使用文件項目經(jīng)費預算調(diào)整文件、經(jīng)費支出憑證、經(jīng)費決算報告等。5.項目成果文件項目取得的科研成果、專利、論文、著作等。（三）知識產(chǎn)權(quán)檔案1.專利申請文件專利申請書、說明書、權(quán)利要求書、附圖等。2.商標注冊文件商標申請書、商標圖樣、商標注冊證書等。3.著作權(quán)登記文件著作權(quán)登記申請表、作品說明書、權(quán)利保證書等。4.知識產(chǎn)權(quán)糾紛處理文件知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛的相關(guān)材料，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、調(diào)解書、判決書等。（四）科技獎勵檔案1.獎勵申報材料科技獎勵申請書、項目總結(jié)、技術(shù)報告、經(jīng)濟效益和社會效益證明等。2.獎勵評審文件獎勵評審委員會的評審意見、投票結(jié)果等。3.獎勵證書及相關(guān)文件科技獎勵證書、獎勵公告等。（五）設(shè)備儀器檔案1.設(shè)備儀器購置文件設(shè)備儀器購置申請、合同、發(fā)票等。2.設(shè)備儀器驗收文件設(shè)備儀器驗收報告、質(zhì)量檢驗證書等。3.設(shè)備儀器使用維護文件設(shè)備儀器操作規(guī)程、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。4.設(shè)備儀器報廢文件設(shè)備儀器報廢申請、審批文件、報廢清單等。（六）基建檔案1.基建項目立項文件基建項目立項批復、可行性研究報告等。2.基建項目設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。3.基建項目施工文件施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更通知、隱蔽工程驗收記錄等。4.基建項目監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知等。5.基建項目竣工驗收文件竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量評定文件等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各科室、單位應(yīng)明確專人負責檔案材料的收集工作，按照檔案歸檔范圍及時收集各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。（二）文件材料的整理1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技項目檔案應(yīng)按照項目周期進行整理，一個項目的文件材料應(yīng)集中在一起，按照項目申報、審批、實施、驗收等階段順序排列。3.知識產(chǎn)權(quán)檔案、科技獎勵檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案等應(yīng)根據(jù)各自的特點進行分類整理，并編制相應(yīng)的目錄。4.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊美觀，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝盒，并在盒脊上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）文件材料的編目1.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.科技項目檔案應(yīng)編制項目檔案目錄，目錄應(yīng)包括項目名稱、項目編號、項目負責人、項目起止時間、檔案類別、檔案編號、檔案題名、日期等項目。3.其他各類檔案應(yīng)根據(jù)實際情況編制相應(yīng)的目錄，目錄應(yīng)清晰、準確，便于查閱。（四）文件材料的裝訂1.歸檔文件應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技項目檔案中的圖紙、照片等應(yīng)進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并與文字材料一起裝訂。3.裝訂后的檔案應(yīng)在文件的左上角或右上角編頁號，頁號應(yīng)連續(xù)編寫。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各科室、單位在文件材料形成后，應(yīng)及時將文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)定期移交至局辦公室檔案管理人員。（二）整理1.局辦公室檔案管理人員對收集的文件材料進行集中整理，按照檔案歸檔要求進行分類、編號、編目、裝訂等工作。2.在整理過程中，檔案管理人員應(yīng)認真核對文件材料的內(nèi)容和完整性，對不符合要求的文件材料應(yīng)及時與相關(guān)科室、單位溝通，補充完善。（三）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對整理后的檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由局辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確定為保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。（四）歸檔1.經(jīng)鑒定后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案分類方案和編號順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（五）利用與借閱1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到局辦公室檔案管理人員處查閱。2.外單位人員因特殊情況需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量等信息。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。五、檔案保管期限（一）永久保管1.本局制定的具有長遠查考利用價值的規(guī)章制度、重要文件、會議紀要等。2.本局機構(gòu)演變、人事任免、重大事件等方面的文件材料。3.本局承擔的重要科技項目的檔案，如國家級、省級科技重大專項等。4.本局獲得的重要科技獎勵的檔案。5.本局的財務(wù)決算、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）定期保管1.30年保管期限本局一般的科技項目檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、設(shè)備儀器檔案等。本局與其他單位往來的一般性文件材料。本局的年度工作計劃、總結(jié)、報告等。2.10年保管期限本局的一般性會議文件、人事檔案中的一般性材料等。本局的一般性財務(wù)憑證、賬簿等。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案機密信息。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴格控制查閱范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行審批和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，確保檔案的安全保管。（二）安全制度1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗，不得將無關(guān)人員帶入庫房。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時。3.檔案管理人員應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映檔案管理工作情況。（二）移交1.本局工作