PAGE房屋測繪檔案管理制度一、總則（一）目的為加強房屋測繪檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在房屋測繪工作及相關(guān)業(yè)務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）在房屋測繪活動中形成的各類檔案的管理，包括測繪項目的技術(shù)文件、成果資料、相關(guān)審批文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房屋測繪檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映房屋測繪工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房屋測繪檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理房屋測繪檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理過期、無用的檔案。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）測繪項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在測繪項目實施過程中，負(fù)責(zé)對項目檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.確保項目檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。3.及時將項目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、借閱等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。三、檔案的形成與收集（一）測繪項目實施過程中的檔案形成1.項目立項階段形成項目立項申請、可行性研究報告、項目批復(fù)等文件。2.技術(shù)設(shè)計階段編制房屋測繪技術(shù)設(shè)計書，包括測繪范圍、精度要求、作業(yè)方法、質(zhì)量控制等內(nèi)容。3.數(shù)據(jù)采集階段記錄測量原始數(shù)據(jù)，如測量儀器的觀測記錄、草圖、照片等。4.數(shù)據(jù)處理階段生成的數(shù)據(jù)成果，如數(shù)字化地形圖、房產(chǎn)分戶圖、面積計算成果等，以及數(shù)據(jù)處理過程中的中間成果和相關(guān)文檔。5.成果審核階段審核意見、審核報告等文件。6.成果交付階段向委托方提交的房屋測繪成果報告、圖件、數(shù)據(jù)光盤等資料。（二）檔案收集要求1.測繪項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目完成后及時組織相關(guān)人員對項目檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料齊全、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、數(shù)據(jù)光盤等多種形式，且相互對應(yīng)、一致。3.對收集的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，對不符合要求的資料及時進(jìn)行補充或修正。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名和標(biāo)注，確保電子檔案的可讀性和可識別性。3.對數(shù)據(jù)光盤進(jìn)行標(biāo)識和登記，注明光盤內(nèi)容、項目名稱、日期等信息。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按項目分類以每個房屋測繪項目為單位，將該項目形成的所有檔案資料集中在一起。2.按文件類型分類在每個項目檔案內(nèi)，再分為項目文件、技術(shù)文件、成果文件、審批文件等類別。項目文件：包括項目立項申請、批復(fù)、合同等。技術(shù)文件：如技術(shù)設(shè)計書、作業(yè)指導(dǎo)書、測量記錄等。成果文件：測繪成果報告、圖件、數(shù)據(jù)光盤等。審批文件：審核意見、審核報告等。五、檔案的編目與編號（一）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔案編號（檔號）、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等信息。2.對檔案的內(nèi)容進(jìn)行簡要摘要，以便快速了解檔案的主要內(nèi)容。（二）編號規(guī)則1.檔號結(jié)構(gòu)采用層次編碼法，由項目編號、類別代碼、順序號組成。項目編號：以項目名稱的首字母縮寫和年份組成，如“FH2023”表示房屋測繪項目2023年實施的項目。類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“XM”表示項目文件，“JS”表示技術(shù)文件等。順序號：按檔案在該類別中的排列順序，從001開始依次編號。2.示例檔號“FH2023XM001”表示2023年房屋測繪項目的第一個項目文件。六、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜進(jìn)行存放，按照類別和項目順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)光盤存放在防潮、防蟲、防火的光盤柜中，并做好標(biāo)識和登記。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防器材、防蟲藥品、防霉藥品等，確保檔案的安全保管。3.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運行。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案涉及房屋產(chǎn)權(quán)、土地權(quán)屬等重要信息的檔案，以及具有歷史價值和法律意義的檔案。2.長期保管的檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)僅供參考的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級報告。七、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、利用房屋測繪檔案，包括項目參考、技術(shù)支持、成果審核等。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。2.在檔案利用過程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.利用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，列出擬銷毀檔案的名稱、檔號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式，確保檔案信息徹底銷毀，如粉碎、焚燒等。4.銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。九、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密級別和保密期限。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案機密。3.限制檔案查閱人員范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，實行專人專管，嚴(yán)格控制查閱和使用。4.在檔案利用過程中，對涉及保密信息的部分進(jìn)行遮蓋或技術(shù)處理，防止信息泄露。