PAGE勞動(dòng)就業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司勞動(dòng)就業(yè)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的勞動(dòng)就業(yè)檔案管理，包括員工入職、在職、離職等各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)勞動(dòng)就業(yè)、檔案管理等法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等實(shí)際情況，保證信息的準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私及公司機(jī)密的檔案信息予以嚴(yán)格保密，確保檔案安全，防止信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理流程，確保檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：記錄員工的教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.身份證明材料：包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等復(fù)印件。3.入職登記表：?jiǎn)T工入職時(shí)填寫(xiě)的基本信息表格，涵蓋個(gè)人基本情況、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）勞動(dòng)合同檔案1.勞動(dòng)合同文本：公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽合同文本。2.勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)手續(xù)材料：如勞動(dòng)合同簽訂審批表、續(xù)簽意向書(shū)、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)、終止勞動(dòng)合同證明等。（三）薪酬福利檔案1.工資發(fā)放記錄：包括工資條、工資核算表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等，反映員工的薪酬收入情況。2.社保繳納記錄：?jiǎn)T工社會(huì)保險(xiǎn)參保繳費(fèi)明細(xì)，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等。3.住房公積金繳納記錄：?jiǎn)T工住房公積金繳存明細(xì)。4.福利發(fā)放記錄：如節(jié)日福利、生日福利、培訓(xùn)補(bǔ)貼等發(fā)放記錄。（四）考勤檔案1.考勤記錄：?jiǎn)T工每日的出勤、請(qǐng)假、曠工等情況記錄，可采用考勤表、打卡記錄、請(qǐng)假條等形式。2.加班審批及加班記錄：?jiǎn)T工加班申請(qǐng)審批表及實(shí)際加班情況記錄。（五）培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：公司制定的年度、月度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參加各類(lèi)內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課程資料、培訓(xùn)考核成績(jī)等。3.培訓(xùn)證書(shū)：?jiǎn)T工獲得的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、資格證書(shū)等復(fù)印件。（六）績(jī)效考核檔案1.績(jī)效考核制度：公司制定的績(jī)效考核辦法、指標(biāo)體系等文件。2.績(jī)效考核記錄：各考核周期的績(jī)效考核評(píng)分表、考核結(jié)果反饋記錄、績(jī)效面談?dòng)涗浀取?.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃：針對(duì)績(jī)效考核結(jié)果不理想的員工制定的績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及跟蹤記錄。（七）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司對(duì)員工的表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)審批表等，包括優(yōu)秀員工、先進(jìn)工作者、創(chuàng)新獎(jiǎng)等各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)。2.懲罰記錄：對(duì)員工違反公司規(guī)章制度的處罰決定、處罰通知、違紀(jì)記錄等。（八）職業(yè)發(fā)展檔案1.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書(shū)。2.崗位變動(dòng)記錄：?jiǎn)T工崗位晉升、調(diào)動(dòng)、降職等變動(dòng)情況記錄，包括崗位變動(dòng)審批表、工作交接記錄等。3.職業(yè)技能鑒定記錄：?jiǎn)T工參加職業(yè)技能鑒定的相關(guān)資料，如鑒定申請(qǐng)表、鑒定成績(jī)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等。（九）離職檔案1.離職申請(qǐng)及審批材料：?jiǎn)T工離職申請(qǐng)書(shū)、離職審批表、工作交接清單等。2.離職面談?dòng)涗洠号c離職員工進(jìn)行面談的記錄，包括離職原因、對(duì)公司的意見(jiàn)建議等。3.離職證明：為離職員工開(kāi)具的離職證明文件。三、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善勞動(dòng)就業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌管理公司全體員工的勞動(dòng)就業(yè)檔案，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)、查閱、借閱等管理工作，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理、鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷(xiāo)毀工作。5.依據(jù)檔案信息，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交人力資源部門(mén)。2.協(xié)助人力資源部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案使用的規(guī)范和安全。3.按照公司檔案管理制度的要求，配合人力資源部門(mén)做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度和工作流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等整理工作，確保檔案資料整齊有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱檔案。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)員工的隱私和公司的利益。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)員工檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)于員工新產(chǎn)生的檔案資料，如勞動(dòng)合同續(xù)簽文件、績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)證書(shū)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集并移交人力資源部門(mén)。（二）整理流程1.分類(lèi)：人力資源部門(mén)檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別，將收集到的檔案資料分為員工基本信息檔案、勞動(dòng)合同檔案、薪酬福利檔案、考勤檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案獎(jiǎng)懲檔案、職業(yè)發(fā)展檔案、離職檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。例如，員工基本信息檔案編號(hào)為“J001員工姓名”，其中“J”代表基本信息檔案類(lèi)別，“001...”為流水號(hào)。3.裝訂：將同一類(lèi)別且具有關(guān)聯(lián)性的檔案資料進(jìn)行裝訂，如勞動(dòng)合同文本及其簽訂、續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)手續(xù)材料應(yīng)裝訂在一起。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查閱檔案信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序依次排列上架存放。2.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、檔案名稱、檔案編號(hào)、保管期限等信息，便于查詢和核對(duì)。（二）保管1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，并配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容與檔案臺(tái)賬是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程規(guī)范、有序。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)向借閱人員提供檔案復(fù)印件，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，注明日期。借閱人員不得將檔案原件帶出公司。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人力資源部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并在《檔案借閱登記表》上簽字注銷(xiāo)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私及公司機(jī)密的檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密事項(xiàng)，防止檔案信息泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、電源切斷。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，采取有效的防護(hù)措施，如安裝防火門(mén)、防潮除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等，防止檔案受到損壞或丟失。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.成立檔案鑒定小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)代表組成。鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)