PAGE會計檔案三會一課制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構的會計檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司會計檔案管理工作在公司領導下，由財務部門負責組織實施，各分支機構應指定專人負責本單位會計檔案管理工作，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準確原則。保證會計檔案的內容真實、完整，能夠準確反映公司經(jīng)濟業(yè)務活動情況。4.安全保密原則。采取有效措施，確保會計檔案的安全，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類。2.按類別分類：在年度內，再按會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他類分別進行分類。三、會計檔案的收集與整理(一)收集要求1.各會計崗位人員應按照會計核算的要求，及時將各類會計資料整理齊全，確保會計檔案的完整性。2.對于從外單位取得的原始憑證，必須是合法、有效的，并加蓋填制單位公章或財務專用章。3.會計憑證應按編號順序整理，附件齊全，折疊整齊，不得缺頁、漏號。(二)整理方法1.會計憑證的整理拆除憑證上的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。按憑證編號順序排列，檢查有無顛倒、缺號現(xiàn)象。整理記賬憑證所附原始憑證，對紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂憑證時，抽去回形針或大頭針。整理好的會計憑證，應加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理賬簿在年度終了，應按順序整理立卷。活頁賬簿應抽出空白頁，并將使用過的賬頁依次編號，加具賬頁目錄，注明每個賬戶的名稱和頁次，然后裝訂成冊。訂本式賬簿應保持原有的頁數(shù)，不得任意撕毀或抽換賬頁。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份，并由記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）簽名或者蓋章。3.財務報告的整理月度、季度財務報告應按月度、季度分別整理立卷。年度財務報告應單獨整理立卷，并按規(guī)定的格式和內容進行裝訂。在財務報告封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或者蓋章。4.其他類會計檔案的整理銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單應按月度分別整理，加具封面，注明單位名稱、年度、月份，并由會計人員簽名或者蓋章。每次編制完銀行存款余額調節(jié)表后，應將銀行對賬單附在后面。納稅申報表應按年度整理，加具封面，注明單位名稱、年度，并由辦稅人員簽名或者蓋章。會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應按類別分別整理，加具封面，注明單位名稱、年度，并由相關人員簽名或者蓋章。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體如下：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管5年）、輔助賬簿，保管期限為30年。3.財務報告類：月度、季度、半年度財務報告，保管期限為10年；年度財務報告，保管期限為永久。4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表，保管期限為10年；會計檔案移交清冊，保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，保管期限為永久。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關規(guī)定。3.會計檔案應分類存放，排列有序，并建立會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。（三）保管要求1.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的完整無缺。2.對于破損、變質的會計檔案，應及時進行修復或復制。3.會計檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關人員查閱或復制。4.會計檔案管理人員應做好會計檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等工作，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱會計檔案，應經(jīng)財務部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱時，應在指定地點進行，不得將會計檔案攜帶外出。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領導批準。查閱時，公司應安排專人在場陪同，不得將會計檔案提供給外部單位人員自行查閱或復制。3.查閱會計檔案時，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱會計檔案的名稱、日期、內容、查閱目的等，并經(jīng)相關負責人批準。2.會計檔案管理人員根據(jù)批準的《會計檔案查閱申請表》，提供相應的會計檔案，并在查閱登記薄上記錄查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內容、歸還日期等信息。3.查閱人查閱完畢后，應及時將會計檔案歸還會計檔案管理人員，并在查閱登記薄上簽字確認。（三）復制規(guī)定1.公司內部人員因工作需要復制會計檔案，應經(jīng)財務部門負責人批準，并辦理復制登記手續(xù)。復制時，應使用公司統(tǒng)一的復印設備，并確保復制件與原件一致。2.外部單位因工作需要復制會計檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領導批準。復制時，公司應安排專人在場監(jiān)督，并收取一定的復制費用。3.復制的會計檔案應加蓋公司公章或財務專用章，并注明“復制件”字樣。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司應成立會計檔案鑒定工作小組，由公司財務部門負責人擔任組長，成員包括財務部門相關人員、審計部門相關人員等。會計檔案鑒定工作小組負責對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.會計檔案鑒定工作小組應定期對已到保管期限的會計檔案進行全面清查，核實會計檔案的真實性、完整性和保管狀況。2.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.對于建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（三）銷毀程序1.會計檔案鑒定工作小組對已到保管期限且確無保存價值的會計檔案提出銷毀意見后，應編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領導批準后，由公司財務部門負責組織銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。3.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應認真清點核對擬銷毀的會計檔案；銷毀后，應在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領導。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設要求1.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，建立健全會計檔案信息化管理制度，確保會計檔案信息化管理工作的規(guī)范、安全和有效。2.配備必要的計算機硬件設備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡設施，滿足會計檔案信息化管理的需要。3.對會計檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。（二）電子會計檔案的管理1.公司應按照國家有關規(guī)定，將電子會計檔案納入會計檔案管理范圍，進行統(tǒng)一管理。2.電子會計檔案應具備完整性、可用性、安全性，能夠準確、完整地反映公司經(jīng)濟業(yè)務活動情況。3.電子會計檔案的存儲介質應定期進行備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。4.公司應建立電子會計檔案的檢索、利用、銷毀等管理制度，確保電子會計檔案的有效利用和安全銷毀。（三）信息化管理與紙質檔案管理的銜接1.公司應將電子會計檔案與紙質會計檔案進行關聯(lián)，確保兩者內容一致、相互印證。