PAGE僧尼個人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強對僧尼個人檔案的規(guī)范管理，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在僧尼管理、宗教活動開展、人才培養(yǎng)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本宗教團體、寺廟、道觀等相關(guān)組織內(nèi)的所有僧尼個人檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映僧尼的真實情況，包括個人基本信息、宗教修行經(jīng)歷、獎懲情況等。2.完整性原則：全面收集僧尼各方面的相關(guān)資料，確保檔案資料的齊全，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護僧尼個人檔案信息的安全，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、傳播檔案內(nèi)容。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)僧尼的發(fā)展變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案與實際情況的一致性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份信息：包括姓名、俗名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。2.出家信息：出家寺廟、道觀名稱，出家時間，剃度師姓名等。3.聯(lián)系方式：常用電話、電子郵箱等。（二）宗教修行經(jīng)歷1.受戒情況：受戒時間、地點、戒牒編號等。2.修行課程與學(xué)習(xí)經(jīng)歷：參與的宗教教義學(xué)習(xí)、禪修課程、法會活動等詳細(xì)記錄，包括時間、地點、內(nèi)容及導(dǎo)師等信息。3.宗教研究成果：發(fā)表的宗教相關(guān)文章、著作，參與的宗教研究項目及取得的成果等。（三）獎懲情況1.獎勵記錄：獲得的宗教界內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀僧尼稱號、宗教貢獻獎等，記錄獎勵名稱、授予單位、時間等。2.懲戒記錄：因違反宗教戒律、法律法規(guī)或組織規(guī)定受到的懲戒，包括懲戒原因、方式、時間等。（四）社會活動參與情況1.公益活動：參與的慈善救助、環(huán)保活動、文化交流等公益活動記錄，包括活動名稱、時間、地點、參與方式及貢獻等。2.宗教交流活動：與國內(nèi)外其他宗教團體、寺廟、道觀的交流活動記錄，如出訪、來訪、學(xué)術(shù)交流等，包括活動詳情、成果等。（五）健康狀況定期的身體檢查報告，包括基本身體指標(biāo)、疾病史等信息。（六）其他重要信息個人認(rèn)為需要納入檔案的其他與宗教修行、個人發(fā)展相關(guān)的重要信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立責(zé)任人各寺廟、道觀指定專人負(fù)責(zé)僧尼個人檔案的建立工作，責(zé)任人應(yīng)具備一定的檔案管理知識和責(zé)任心。（二）檔案收集流程1.僧尼本人應(yīng)主動向檔案建立責(zé)任人提交個人基本信息及相關(guān)證明材料。2.責(zé)任人負(fù)責(zé)收集僧尼在宗教修行過程中的各類記錄，如受戒證書、學(xué)習(xí)成績單、活動參與證明等。3.對于獎懲情況，相關(guān)部門或組織應(yīng)及時將獎懲文件或通知提交給檔案建立責(zé)任人。4.責(zé)任人定期收集僧尼的健康檢查報告等其他相關(guān)信息。（三）檔案材料要求1.所有檔案材料應(yīng)真實、有效，原件或經(jīng)核實的復(fù)印件均可作為檔案內(nèi)容。2.材料應(yīng)清晰完整，如有涂改、損壞應(yīng)重新提供或進行說明。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，并進行備份存儲。四、檔案整理與分類（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進行科學(xué)分類，便于查找和管理。（二）分類方法1.個人基本信息類：將僧尼的身份信息、出家信息、聯(lián)系方式等歸為一類。2.宗教修行經(jīng)歷類：按受戒情況、修行課程與學(xué)習(xí)經(jīng)歷、宗教研究成果等分類存放。3.獎懲情況類：分別設(shè)立獎勵記錄和懲戒記錄類別。4.社會活動參與情況類：分為公益活動和宗教交流活動類別。5.健康狀況類：單獨設(shè)立該類別存放健康檢查報告等。6.其他重要信息類：存放僧尼個人提交的其他特殊重要信息。（三）編號與標(biāo)識為每一份檔案建立唯一的編號，并在檔案袋或文件夾上進行標(biāo)識，編號應(yīng)便于記憶和查詢。同時，對每一類檔案進行分類標(biāo)識，如“BJ”代表個人基本信息類，“ZX”代表宗教修行經(jīng)歷類等。（四）裝訂與編目將整理好的檔案材料按照順序進行裝訂，編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案內(nèi)每一份材料的名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管場所安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案保管室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類順序存放在檔案柜中，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)間隔，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.僧尼在職期間，其檔案應(yīng)長期保管。2.僧尼離職或去世后，檔案仍需妥善保管一定期限，具體期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際情況確定，一般不少于[X]年，以便在需要時進行查閱和參考。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.僧尼本人有權(quán)查閱自己的檔案，以了解個人檔案信息情況。2.寺廟、道觀內(nèi)部因工作需要查閱檔案的人員，需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。3.宗教管理部門、司法機關(guān)等因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請進行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員只能在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中不得涂改、損壞檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案材料歸還原位，查閱記錄由檔案管理人員留存。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱僧尼個人檔案。特殊情況確需借閱的，需經(jīng)宗教團體主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、期限等，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核申請，報宗教團體主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案取出，與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及僧尼個人隱私、宗教機密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、加密存儲等。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制接觸范圍，防止無關(guān)人員獲取檔案信息。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案受損。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進行處理，最大限度減少損失。八、檔案更新與注銷（一）檔案更新1.僧尼個人信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時向檔案管理部門提交變更申請及相關(guān)證明材料，檔案管理人員負(fù)責(zé)更新檔案內(nèi)容。2.對于僧尼在宗教修行、社會活動等方面取得的新成果、新經(jīng)歷，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)主動提交相關(guān)材料，檔案管理人員進行整理歸檔，更新檔案。（二）檔案注銷1.僧尼去世后，其個人檔案應(yīng)按照規(guī)定進行注銷。注銷前，應(yīng)對檔案進行全面清查，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，