PAGE氣瓶充裝檔案管理制度一、總則（一）目的為加強氣瓶充裝檔案管理，規(guī)范氣瓶充裝行為，確保氣瓶充裝安全，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司[公司名稱]所從事的氣瓶充裝活動及其相關檔案管理工作。（三）引用文件1.《中華人民共和國特種設備安全法》2.《特種設備安全監(jiān)察條例》3.《氣瓶安全技術監(jiān)察規(guī)程》4.《氣瓶充裝許可規(guī)則》5.其他相關法律法規(guī)及行業(yè)標準（四）術語和定義1.氣瓶充裝檔案：指記錄氣瓶充裝全過程信息的文件資料，包括氣瓶基本信息、充裝記錄、檢驗記錄、維護保養(yǎng)記錄等。2.氣瓶：指盛裝公稱工作壓力大于或者等于0.2MPa（表壓），且壓力與容積的乘積大于或者等于1.0MPa·L的氣體、液化氣體和標準沸點等于或者低于60℃的液體的氣瓶。二、氣瓶充裝檔案管理職責（一）公司負責人職責1.全面負責氣瓶充裝檔案管理工作，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。2.審批氣瓶充裝檔案管理制度及相關操作規(guī)程，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（二）質(zhì)量安全管理部門職責1.負責制定和修訂氣瓶充裝檔案管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織對氣瓶充裝檔案進行審核、歸檔和保管，確保檔案的完整性和準確性。3.定期對氣瓶充裝檔案進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）氣瓶充裝操作人員職責1.按照操作規(guī)程進行氣瓶充裝操作，如實記錄充裝過程中的各項數(shù)據(jù)和信息。2.及時將充裝記錄等相關資料提交給質(zhì)量安全管理部門，確保檔案信息的及時、準確錄入。（四）檔案管理人員職責1.負責氣瓶充裝檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和存儲等具體工作。2.建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。三、氣瓶充裝檔案內(nèi)容（一）氣瓶基本信息檔案1.氣瓶制造信息制造廠家名稱、地址、聯(lián)系方式。氣瓶型號、規(guī)格、編號。制造日期、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件編號。2.氣瓶使用登記信息使用登記證編號。使用單位名稱、地址、聯(lián)系方式。使用登記日期。（二）氣瓶充裝記錄檔案1.充裝前檢查記錄氣瓶外觀檢查情況，包括是否有損傷、腐蝕、變形等。氣瓶閥門、安全附件檢查情況，如閥門是否靈活、安全附件是否完好有效。上次檢驗日期及下次檢驗日期。2.充裝過程記錄充裝氣體名稱、類別、充裝量。充裝開始時間、結束時間。充裝壓力、溫度等參數(shù)記錄。充裝操作人員簽名。3.充裝后檢查記錄充裝后氣瓶外觀檢查情況，再次確認是否有異常。閥門關閉情況檢查記錄。氣瓶標識、警示標簽粘貼情況檢查記錄。（三）氣瓶定期檢驗檔案1.檢驗計劃制定年度氣瓶檢驗計劃，明確檢驗氣瓶的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。記錄檢驗計劃的審批情況。2.檢驗報告每次檢驗的檢驗報告，包括檢驗項目、檢驗結果、結論等。檢驗機構資質(zhì)證明文件。3.不合格氣瓶處理記錄對檢驗不合格氣瓶的處理情況記錄，如報廢、維修等。處理后氣瓶的重新檢驗記錄。（四）氣瓶維護保養(yǎng)檔案1.維護保養(yǎng)計劃制定氣瓶維護保養(yǎng)計劃，明確維護保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、責任人等。維護保養(yǎng)計劃的執(zhí)行情況記錄。2.維護保養(yǎng)記錄每次維護保養(yǎng)的具體內(nèi)容記錄，如清潔、除銹、涂漆等。維護保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況記錄。（五）氣瓶事故檔案1.事故報告發(fā)生氣瓶事故時的事故報告，包括事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、原因分析等。事故現(xiàn)場照片、視頻等資料。2.事故處理記錄事故處理過程記錄，如采取的應急措施、調(diào)查處理結果等。對事故責任人員的處理情況記錄。四、氣瓶充裝檔案的建立與歸檔（一）檔案建立1.氣瓶基本信息檔案應在氣瓶首次進入本公司充裝系統(tǒng)時建立，收集相關制造信息和使用登記信息，并進行整理歸檔。2.氣瓶充裝記錄檔案應在每次充裝操作完成后，由充裝操作人員及時填寫并提交給質(zhì)量安全管理部門。3.氣瓶定期檢驗檔案應根據(jù)檢驗機構出具的檢驗報告，及時進行整理歸檔。4.氣瓶維護保養(yǎng)檔案應按照維護保養(yǎng)計劃的執(zhí)行情況，及時記錄維護保養(yǎng)內(nèi)容和結果，并進行歸檔。5.氣瓶事故檔案應在事故發(fā)生后，由相關部門及時收集事故報告、處理記錄等資料，并進行歸檔。（二）檔案歸檔1.質(zhì)量安全管理部門負責對收集到的氣瓶充裝檔案資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.審核通過后的檔案資料按照類別進行分類整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應進行裝訂成冊，并編制檔案目錄。電子檔案應進行分類存儲，建立相應的索引和檢索系統(tǒng)，便于查詢和管理。3.檔案管理人員應在檔案資料歸檔后及時填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案名稱、歸檔時間、保管期限等信息。五、氣瓶充裝檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱氣瓶充裝檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給質(zhì)量安全管理部門審批。質(zhì)量安全管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，必要時可要求查閱人員提供相關證明材料。3.審核通過后，檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在登記簿上簽字確認。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱氣瓶充裝檔案的，應提前向本公司提交借閱申請函，注明借閱單位名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.申請函經(jīng)本公司負責人簽字同意后，質(zhì)量安全管理部門應與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.借閱協(xié)議簽訂后，檔案管理人員應按照協(xié)議要求提供檔案資料，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱單位名稱、借閱人員姓名、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借、復印、泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在登記簿上簽字確認。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、氣瓶充裝檔案保管期限（一）氣瓶基本信息檔案長期保管，直至氣瓶報廢或注銷使用登記。（二）氣瓶充裝記錄檔案充裝記錄保存期限不少于[具體期限]年。（三）氣瓶定期檢驗檔案檢驗報告長期保管。（四）氣瓶維護保養(yǎng)檔案維護保養(yǎng)記錄保存期限不少于[具體期限]年。（五）氣瓶事故檔案事故檔案長期保管。七、氣瓶充裝檔案的銷毀（一）銷毀條件1.氣瓶已報廢且注銷使用登記，其相關檔案資料已超過保管期限。2.檔案資料因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法繼續(xù)保存且無利用價值。3.檔案資料涉及的氣瓶充裝活動已終止，且相關檔案資料已無保存必要。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)質(zhì)量安全管理部門審核后，報公司負責人審批。3.審批通過后，由質(zhì)量安全管理部門會同檔案管理人員共同對擬銷毀的檔案資料進行清點核對