PAGE武裝部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)武裝部檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于武裝部檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理職責(zé)1.武裝部辦公室負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的具體操作和維護(hù)。2.檔案管理員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程，認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.各部門應(yīng)積極配合檔案室的工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件資料移交檔案室，并按要求提供相關(guān)信息和協(xié)助。二、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的與武裝部工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.武裝部制定的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度等。3.征兵工作相關(guān)的文件、資料、記錄，包括應(yīng)征人員信息、體檢報(bào)告、政審材料等。4.民兵組織建設(shè)、訓(xùn)練、管理等方面的文件、記錄，如民兵花名冊(cè)、訓(xùn)練計(jì)劃、考核成績(jī)等。5.國(guó)防動(dòng)員工作的相關(guān)資料，如動(dòng)員方案、潛力調(diào)查數(shù)據(jù)等。6.涉及武裝部的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。7.其他與武裝部工作有關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件資料及時(shí)、完整地收集起來(lái)。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如原件需留存其他部門使用，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)文件資料的分類整理，便于后續(xù)的歸檔工作。三、檔案整理（一）分類原則1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如征兵檔案、民兵檔案等；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等分類。（二）整理方法1.文書檔案整理按照文件的形成時(shí)間順序排列，同一時(shí)間段內(nèi)的文件按照重要程度、文號(hào)順序等排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。填寫文件目錄，包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。裝訂文件，去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。編制檔案盒封面和脊背信息，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理規(guī)則。例如，征兵檔案可按照應(yīng)征人員姓名、批次等進(jìn)行排列，將體檢報(bào)告、政審材料等相關(guān)文件集中在一起；民兵檔案可按照民兵組織名稱、人員名單等進(jìn)行分類整理。建立業(yè)務(wù)檔案索引，方便快速查找特定人員或業(yè)務(wù)事項(xiàng)的檔案。3.聲像檔案整理對(duì)照片、錄像等聲像資料進(jìn)行分類編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。整理聲像資料的存儲(chǔ)載體，確保載體完好無(wú)損，并進(jìn)行必要的標(biāo)注。建立聲像檔案目錄，記錄聲像資料的編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置、內(nèi)容簡(jiǎn)介等。（三）編目與裝訂1.編目工作應(yīng)在整理完成后及時(shí)進(jìn)行，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊美觀，不影響文件的查閱和保存。對(duì)于紙張較大或較厚的文件，可采用折疊等方式進(jìn)行整理后再裝訂。四、檔案歸檔（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的階段性特點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行歸檔。例如，征兵工作結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)檔案歸檔；民兵訓(xùn)練考核結(jié)束后，應(yīng)盡快整理歸檔訓(xùn)練檔案。3.聲像檔案應(yīng)在拍攝或錄制完成后，及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，確保資料的時(shí)效性。（二）歸檔流程1.檔案管理員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.將審核通過(guò)的檔案按照分類要求，裝入相應(yīng)的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注清晰的檔案信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、數(shù)量等信息，以便對(duì)檔案的歸檔情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序存放在檔案架上，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存取和查找。檔案架應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類別和編號(hào)范圍。3.對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、使用保護(hù)套等。（三）定期檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次常規(guī)檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（四）安全管理1.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并進(jìn)行登記。3.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，如火災(zāi)撲救、防盜報(bào)警等，確保在緊急情況下能夠妥善保護(hù)檔案。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.武裝部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.外單位人員查閱武裝部檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)武裝部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。3.涉及軍事機(jī)密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)首先核對(duì)查閱申請(qǐng)表或介紹信，確認(rèn)查閱權(quán)限和查閱內(nèi)容。2.檔案管理員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理員，檔案管理員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱記錄1.檔案管理員應(yīng)對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱結(jié)果等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。查閱記錄的保存期限應(yīng)與檔案的保管期限一致。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.原則上不允許檔案外借。因特殊情況確需外借的，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序辦理。2.僅限于武裝部?jī)?nèi)部人員因工作需要短期借閱與工作直接相關(guān)的檔案，且不得轉(zhuǎn)借他人。（二）借閱審批1.借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)武裝部領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員持審批后的申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得逾期。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明情況，并辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表歸檔保存。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由武裝部領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，判斷檔案是否達(dá)到銷毀標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、軍事機(jī)密等檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保其保存的必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)武裝部領(lǐng)導(dǎo)