PAGE圖書室檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司圖書室和檔案室的管理，有效保護和利用圖書資料及檔案信息，特制定本管理制度，確保公司知識資產(chǎn)的安全、完整與高效利用，為公司的運營、決策和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司圖書室和檔案室的所有工作人員、借閱人員以及使用相關資料的公司內(nèi)部各部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則確保圖書資料和檔案的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對涉及公司機密的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.規(guī)范管理原則建立健全各項管理制度和操作流程，實現(xiàn)圖書室和檔案室管理工作的規(guī)范化、標準化。3.高效利用原則優(yōu)化圖書資料和檔案的管理與服務流程，提高資源的檢索、借閱效率，充分發(fā)揮其對公司業(yè)務的支持作用。二、圖書室管理（一）圖書采購1.需求調研每年定期向公司各部門征求圖書需求意見，了解員工的學習、工作所需圖書種類和數(shù)量，形成圖書采購需求清單。2.采購流程根據(jù)需求清單，由圖書室管理人員負責篩選合適的圖書供應商，進行詢價、比價和議價，確定最終供應商后簽訂采購合同。采購過程中嚴格遵循公司的采購審批制度，確保采購行為合規(guī)。3.驗收登記圖書到貨后，圖書室管理人員應及時進行驗收，核對圖書的數(shù)量、版本、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，按照圖書類別、編號等進行詳細登記，錄入圖書室管理系統(tǒng)。（二）圖書分類與編目1.分類標準采用通用的圖書分類法，如《中國圖書館分類法》，對圖書進行分類，確保圖書分類科學合理，便于管理和檢索。2.編目規(guī)則為每本圖書編制唯一的標識編號，并根據(jù)分類號、書名、作者、出版社、出版日期等信息進行詳細編目，建立圖書目錄數(shù)據(jù)庫，方便讀者查詢。（三）圖書上架與陳列1.上架要求按照圖書分類順序，將圖書整齊排列上架，確保書架布局合理、標識清晰，便于讀者查找。2.陳列調整定期對圖書陳列進行檢查和調整，根據(jù)圖書的借閱頻率、時效性等因素，合理調整圖書的擺放位置，提高圖書的展示效果和利用率。（四）圖書借閱1.借閱權限公司員工均可借閱圖書室圖書，但需遵守相關借閱規(guī)定。特殊類別的圖書（如涉及公司機密、珍貴古籍等）借閱需經(jīng)特定審批流程。2.借閱流程員工憑本人工作證到圖書室辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱圖書的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。圖書室管理人員根據(jù)借閱權限進行審核，審核通過后發(fā)放圖書。3.借閱期限一般圖書借閱期限為[X]天，如需續(xù)借，應在借閱期限屆滿前[X]天辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]天。特殊類圖書借閱期限按照另行規(guī)定執(zhí)行。4.歸還要求借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還圖書，歸還時應保持圖書完好無損。如發(fā)現(xiàn)圖書有損壞、丟失等情況，借閱人員應按照規(guī)定進行賠償。（五）圖書維護與盤點1.維護管理定期對圖書進行清潔、整理和修復，確保圖書的外觀整潔、內(nèi)容完整。對于破損嚴重、無法修復的圖書，按照規(guī)定進行報廢處理。2.盤點工作每年定期對圖書室圖書進行全面盤點，核對圖書的實際數(shù)量與系統(tǒng)記錄是否一致。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理，確保圖書資產(chǎn)的賬實相符。三、檔案室管理（一）檔案收集1.收集范圍涵蓋公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、合同、報表、會議記錄等具有保存價值的檔案材料，包括紙質檔案和電子檔案。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。收集的檔案應符合真實性、完整性、準確性的要求，注明形成日期、來源等信息。3.移交手續(xù)各部門收集的檔案應定期移交至檔案室，辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）檔案整理1.分類標準根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質等因素，制定科學合理的分類方案，如分為行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、財務審計類、人力資源類等類別。2.編號規(guī)則為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于檔案的管理和檢索。3.裝訂編目對紙質檔案進行整理、裝訂，去除金屬物、破損頁等，按照分類順序編寫頁碼、目錄等，建立檔案目錄索引。對于電子檔案，應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名和存儲，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（三）檔案保管1.保管環(huán)境檔案室應具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度相對穩(wěn)定，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保存。2.存儲方式根據(jù)檔案的類別和載體形式，采用不同的存儲方式。紙質檔案應存放在檔案柜中，按照分類順序排列；電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，異地存放。3.檔案保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長期、短期等。對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）檔案借閱1.借閱權限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。借閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案室管理人員審核。涉及公司機密的檔案借閱，需經(jīng)公司保密委員會批準。2.借閱流程檔案室管理人員根據(jù)審批結果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并在借閱登記表上記錄相關信息。借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。3.歸還要求借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、復印、轉借檔案。檔案室管理人員應對歸還的檔案進行仔細檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人員溝通解決。(五)檔案利用與開發(fā)1.利用服務積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，根據(jù)需求及時準確地提供所需檔案資料，支持公司的日常工作和決策。2.開發(fā)利用結合公司業(yè)務發(fā)展需要，對檔案信息進行深度挖掘和分析，開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為公司提供有價值的參考資料和決策依據(jù)。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對到期檔案進行鑒定，由檔案室管理人員會同相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.銷毀程序對鑒定后需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)公司領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保銷毀工作的徹底性和可追溯性。四、人員職責（一）圖書室管理人員職責1.負責圖書的采購、驗收、分類、編目、上架、借閱管理、維護盤點等工作。2.制定圖書采購計劃，優(yōu)化圖書資源配置，提高圖書的利用率。3.為讀者提供圖書借閱咨詢服務，解答讀者在借閱過程中遇到的問題。4.定期對圖書室的管理工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。（二）檔案室管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、借閱、利用開發(fā)、鑒定銷毀等工作。2.指導和監(jiān)督各部門的檔案收集與整理工作，確保檔案的質量和完整性。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，規(guī)范檔案管理行為。4.對檔案信息進行安全保密管理，防止檔案信息泄露。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（三）借閱人員職責1.遵守圖書室和檔案室的各項管理制度，愛護圖書和檔案資料。2.按照規(guī)定的借閱流程辦理借閱手續(xù)，按時歸還圖書和檔案。3.不得擅自涂改、復印、轉借圖書和檔案，不得在圖書和檔案上批注、污損。4.如發(fā)現(xiàn)圖書和檔案有損壞、丟失等情況，及時向管理人員報告并按照規(guī)定進行賠償。五、信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設建立圖書室和檔案室管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)圖書和檔案的采購、編目、借閱、盤點、統(tǒng)計等業(yè)務流程的信息化管理。管理系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計分析等功能，方便管理人員操作和管理。（二）數(shù)據(jù)維護與安全定期對管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。加強系統(tǒng)的安全防護措施，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。對系統(tǒng)進行定期維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對圖書室和檔案室的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、圖書和檔案的保管狀況、借閱服務質量等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關人員進行整改。（二）考核評價建立圖書室和檔案室管理人員的考核評價機制，考核