PAGE煤礦工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦工程建設、生產運營及管理中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有煤礦工程項目從規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收至生產運營全過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對煤礦工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容應如實反映煤礦工程建設和生產運營的實際情況，數(shù)據(jù)準確、圖表清晰、簽字蓋章齊全。3.同步管理原則工程檔案管理與工程建設、生產運營管理同步進行，做到工程進度與檔案形成進度相匹配。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司設立檔案管理中心，負責煤礦工程檔案的集中管理。檔案管理中心配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理中心職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司煤礦工程檔案管理制度。2.負責指導、監(jiān)督和檢查公司各部門及所屬單位煤礦工程檔案的形成、積累和整理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司煤礦工程檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用各類檔案資料。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案信息化建設，建立和維護檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（三）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位煤礦工程文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理中心移交。2.指定專人負責檔案管理工作，確保檔案工作與業(yè)務工作同步進行。3.配合檔案管理中心做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.煤礦工程建設過程中，各部門及所屬單位應按照職責分工，及時形成工程規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)的文件材料。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。3.工程文件材料應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應符合國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范。（二）檔案的收集1.檔案管理中心應定期對各部門及所屬單位的檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的及時、完整。2.各部門及所屬單位應在工程建設項目完成后，按照檔案管理中心的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理中心。3.對于重要的工程檔案，檔案管理中心可提前介入，參與文件材料的形成過程，確保檔案的質量。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）整理方法1.煤礦工程檔案按工程項目分類，每個工程項目下再按工程前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行整理。2.工程前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等；設計文件包括初步設計、施工圖設計等；施工文件包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知等；監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報等；竣工驗收文件包括竣工驗收報告、工程質量評定報告等。3.每一類文件按時間順序排列，同一文件的不同版本應集中在一起，并注明版本號。4.卷內文件應按順序編號，編號應清晰、準確，便于查找和利用。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整，符合整理要求。2.檔案應編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者等內容，便于查閱。3.檔案管理中心應建立檔案臺賬，對歸檔的檔案進行詳細登記，記錄檔案的入庫時間、保管期限、利用情況等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理中心應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲于服務器或磁盤陣列等存儲設備中，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案管理中心應建立檔案索引，對檔案的存放位置進行詳細記錄，便于快速查找和調閱檔案。（三）保管期限1.煤礦工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工程立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、竣工驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括工程設計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括工程建設過程中的一般性文件，保管期限為5年以下。5.檔案管理中心應定期對檔案的保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的，應按照規(guī)定進行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負責人、工程技術專家、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對于重要的檔案，應征求相關部門和人員的意見，確保鑒定結果的準確性。3.鑒定小組應形成鑒定報告，明確檔案的存毀意見，并報公司領導審批。（三）銷毀程序1.經公司領導批準后，檔案管理中心應按照規(guī)定的程序對銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門及所屬單位因工作需要，可查閱、借閱煤礦工程檔案。2.外單位因工作需要查閱公司煤礦工程檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密和企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.檔案查閱應在檔案管理中心指定的場所進行，查閱人員應遵守檔案管理中心的各項規(guī)定。2.檔案借閱應填寫借閱申請表，并經部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理中心，并承擔相應的責任。（三）利用登記1.檔案管理中心應對檔案的利用情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱的時間、人員、內容、用途等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的煤礦工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司的決策和生產運營提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。5.安全保密功能：設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范進行整理、存儲和保管。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構公司設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司領導、檔案管理中心負責人及相關部門人員組成，負責對公司煤礦工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機構和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。3.檔案庫房的安全管理情況，檔案設施設備的運行狀況。4.檔案信息化建設情況，電子檔案的管理和利用情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組每年至少對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或項目的檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)進行專項檢查。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督檢查小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改