PAGE學(xué)校餐廳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校餐廳檔案管理，確保餐廳運(yùn)營過程中各類文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高餐廳管理效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校管理要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校餐廳的所有部門及工作人員，涵蓋餐廳運(yùn)營管理、食品安全、物資采購、人員管理等各個(gè)方面所形成的文件、資料、記錄等檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映餐廳實(shí)際工作情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與餐廳運(yùn)營相關(guān)的各類檔案，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。4.保密性原則：對于涉及餐廳機(jī)密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)餐廳檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理室配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）各部門職責(zé)1.餐廳各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理室。2.各部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為餐廳管理提供必要的檔案資料支持。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。5.負(fù)責(zé)對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.餐廳運(yùn)營管理文件：包括餐廳工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、通知等。2.食品安全檔案：食品采購索證索票記錄、食品檢驗(yàn)檢測報(bào)告、食品留樣記錄、食品安全自查記錄等。3.物資采購檔案：采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗(yàn)收記錄等。4.人員管理檔案：員工招聘資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績效考核資料等。5.餐廳設(shè)施設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等。6.顧客反饋檔案：顧客意見表、投訴處理記錄等。7.其他與餐廳運(yùn)營相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.文件資料應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏。各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件資料進(jìn)行清理，將具有保存價(jià)值的檔案移交至檔案管理室。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、食品安全類、物資采購類、人員管理類、設(shè)施設(shè)備類、顧客反饋類等類別。2.編號：為每個(gè)類別下的檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：對每份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案名稱、編號來源、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。3.建立檔案索引目錄，記錄檔案的存放位置和編號，方便快速查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)校餐廳重要決策、長期規(guī)劃、重大事件等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定3年、5年、10年等不同的保管期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案管理室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案管理室，檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出室外。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案原狀，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容和用途。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理室組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要記錄，長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校餐廳檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性，促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)使用與安全管理1.學(xué)校內(nèi)部人員可通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查閱和檢索，但應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)