PAGE大學會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強大學會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學院、各部門在會計核算活動中形成的會計檔案的管理。（三）定義會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄和摘要。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)明細賬、債權(quán)債務明細賬等，對特定經(jīng)濟業(yè)務進行補充記錄。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財務情況說明書，對學校一定時期內(nèi)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款賬目與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映學校銀行賬戶資金收支情況的記錄。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交過程中的相關(guān)信息。4.會計檔案保管清冊，詳細登記會計檔案的保管情況。5.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的相關(guān)信息。6.其他具有保存價值的會計資料，如財務審計報告、稅務申報資料等。三、會計檔案的整理（一）分類標準會計檔案按照形成時間、類別進行分類。先按年度劃分，再在每個年度內(nèi)按會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料進行分類。（二）編號規(guī)則1.會計憑證：按照月份順序編號，每月從1號開始連續(xù)編號。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等分別編號，編號格式為“年度+賬簿類別+序號”，如“20XX年總賬01”。3.財務會計報告：按照年度和報告類別編號，如“20XX年資產(chǎn)負債表01”。4.其他會計資料：根據(jù)資料類別和形成時間依次編號，編號格式為“年度+資料類別+序號”，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表01”。（三）裝訂要求1.會計憑證應按月裝訂成冊，去除金屬物，加具封面、封底，在左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊。封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿在年終打印并核對無誤后，進行裝訂。賬簿裝訂應牢固、平整，不得缺頁、掉頁。封面應注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。3.財務會計報告應按年度裝訂成冊，加具封面，封面應注明單位名稱、年度、報告名稱等內(nèi)容。（四）裝盒要求將整理好的會計檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明檔案類別、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。一個檔案盒內(nèi)可裝同一類別、同一時間段的會計檔案，不同類別的會計檔案應分別裝盒。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿保管期限為30年。2.財務會計報告中，月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。3.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點學校設立專門的會計檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設施，確保會計檔案的安全保管。會計檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對會計檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準確性。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.對電子會計檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.會計檔案保管人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀會計檔案。因工作需要查閱或復制會計檔案的，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱手續(xù)1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱會計檔案的，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報學校財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，同意查閱的，在申請表上簽字并注明查閱期限等要求。3.查閱人員憑審批通過的申請表到會計檔案保管室查閱會計檔案，查閱時應在保管人員的監(jiān)督下進行，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。（二）借閱手續(xù)1.因特殊情況需要借閱會計檔案的，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報學校財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，同意借閱的，在申請表上簽字并注明借閱期限等要求。3.借閱人員憑審批通過的申請表到會計檔案保管室辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[具體期限]天。借閱人員應妥善保管所借會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。4.借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后在借閱申請表上簽字注銷。（三）查閱和借閱限制1.查閱和借閱會計檔案應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學校的規(guī)定，不得泄露會計檔案中的機密信息。2.涉及學校重要財務信息或機密的會計檔案，未經(jīng)學校批準，不得查閱和借閱。3.查閱和借閱會計檔案時，不得將檔案攜帶出會計檔案保管室。如有特殊需要，應經(jīng)學校財務部門負責人批準，并在指定地點查閱或使用。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由學校財務部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.學校財務部門會同檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊經(jīng)學校財務部門負責人、檔案管理部門負責人審核簽字后，報學校主管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準后，由學校財務部門、檔案管理部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告學校主管領(lǐng)導。（三）銷毀記錄會計檔案銷毀后，應將銷毀情況記錄在會計檔案銷毀清冊上，并將銷毀清冊永久保存。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、監(jiān)銷人、銷毀方式等信息。七、會計檔案信息化管理（一）電子會計檔案的收集學校應按照國家有關(guān)規(guī)定，及時收集、整理電子會計檔案。電子會計檔案應來源真實，由計算機等電子設備形成和傳輸，能夠準確、完整地反映學校經(jīng)濟業(yè)務活動的過程和結(jié)果。（二）電子會計檔案的格式和元數(shù)據(jù)要求電子會計檔案的格式應符合國家有關(guān)標準和規(guī)定，一般應為PDF、XLSX、DOCX等通用格式，確保能夠長期保存和有效利用。電子會計檔案應同時具備準確、完整的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應能反映電子會計檔案的形成過程、內(nèi)容和背景等信息。（三）電子會計檔案的存儲和備份電子會計檔案應存儲在符合安全要求的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子會計檔案存儲服務器應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）電子會計檔案的利用學校應建立電子會計檔案查閱、借閱制度，利用電子會計檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子會計檔案的在線查閱和借閱。查閱和借閱電子會計檔案應遵守本制度關(guān)于查閱和借閱的相關(guān)規(guī)定，確保電子會計檔案的安全和保密。（五）電子會計檔案的遷移和處置隨著信息技術(shù)的發(fā)展和存儲介質(zhì)的更新?lián)Q代，需要對電子會計檔案進行遷移或處置時，應按照國家有關(guān)規(guī)定進行操作。遷移或處置前，應對電子會計檔案進行檢查和驗證，確保檔案的完整性和可讀性。遷移或處置后，應將相關(guān)情況記錄在案，并對遷移或處置后的電子會計檔案進行妥善保管。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門學校財務部門負責對會計檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，檔案管理部門負責對會計檔案的整理、保管等工作進行指導和監(jiān)督。學校審計部門負責對會計檔案管理情況進行定期審計和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案的整理是否符合要求，編號是否規(guī)范，裝訂是否牢固。2.會計檔案的保管是否安全，保管設施是否完好，保管期限是否符合規(guī)定。3.會計檔案的查閱和借閱手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定進行操作。4.會計檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整。5.電子會計檔案的管理是否符合信息化管理要求，數(shù)據(jù)是否安全。（三）問題處理對監(jiān)督檢查