PAGE深化會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案管理：是指對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列活動(dòng)的總稱。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則：公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理全公司的會(huì)計(jì)檔案工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作，并接受公司總部財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法管理原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的合法性、真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。4.方便利用原則：在確保會(huì)計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用需求，提供便捷的查閱和利用服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍和分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按形成時(shí)間分類：分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案和月度會(huì)計(jì)檔案。2.按會(huì)計(jì)核算內(nèi)容分類：分為資產(chǎn)類會(huì)計(jì)檔案、負(fù)債類會(huì)計(jì)檔案、所有者權(quán)益類會(huì)計(jì)檔案、成本類會(huì)計(jì)檔案和損益類會(huì)計(jì)檔案。3.按保管期限分類：分為永久保管的會(huì)計(jì)檔案和定期保管的會(huì)計(jì)檔案。定期保管期限一般分為10年和30年。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）會(huì)計(jì)檔案的收集1.各會(huì)計(jì)崗位人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算工作流程，及時(shí)將各類會(huì)計(jì)資料收集齊全，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.對(duì)于從外部取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、銀行回單等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)傳遞給會(huì)計(jì)人員，并確保其真實(shí)性、合法性和完整性。3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，記賬憑證應(yīng)連同所附原始憑證、匯總憑證等一并整理裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的封面和封底，注明憑證種類、起止號(hào)碼、年度、月份、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員等信息，并在封面上加蓋單位公章。4.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行打印，并裝訂成冊(cè)。對(duì)于實(shí)行電算化會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)定期將電子會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行備份，并打印紙質(zhì)賬簿存檔。5.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制完成，并加蓋單位公章及相關(guān)人員印章。月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告可以根據(jù)實(shí)際情況選擇打印紙質(zhì)報(bào)告或保存電子報(bào)告。（二）會(huì)計(jì)檔案的整理1.會(huì)計(jì)檔案整理工作應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.會(huì)計(jì)憑證整理時(shí)，應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，剔除金屬物，每本憑證厚度應(yīng)保持一致，一般不超過(guò)2.5厘米。對(duì)于附件較多的記賬憑證，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在記賬憑證上注明附件另訂及所訂冊(cè)數(shù)。3.會(huì)計(jì)賬簿整理時(shí)，應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等順序排列，對(duì)于活頁(yè)式賬簿應(yīng)去除空白頁(yè)，并加裝封面和封底，編定頁(yè)碼。4.財(cái)務(wù)報(bào)告整理時(shí)，應(yīng)按照年度、季度、月度順序排列，對(duì)于各類報(bào)表應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)表名稱、年度、季度、月份、編報(bào)單位等信息。5.其他類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)或裝盒存放，并編制相應(yīng)的目錄。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.定期保管的會(huì)計(jì)檔案：保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)表。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品等。（三）借閱與歸還1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照審批后的查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。3.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。4.查閱人員如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋公司公章，并注明用途。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。保管人員應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其完整無(wú)損。五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，成立由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成的會(huì)計(jì)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面審查，確定其是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)于仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新確定其保管期限，并繼續(xù)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行保管。4.對(duì)于不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案鑒定小組應(yīng)出具會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，明確銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真核對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，銷毀過(guò)程中應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀情況，銷毀完畢后應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行處理，確保電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。4.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)要求1.公司應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率和水平。2.會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等功能，并符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整傳輸和共享。（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立索引目錄，便于查找和利用。索引目錄應(yīng)包括電子會(huì)計(jì)檔案的名稱、存儲(chǔ)路徑、形成時(shí)間、保管期限等信息。4.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。5.電子會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用應(yīng)通過(guò)會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行，并按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、下載電子會(huì)計(jì)檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)全公司會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案管理工作是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部制度的要求，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出審計(jì)意見并督促整改。3.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、利用等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，檢查會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料是否真實(shí)、完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.會(huì)計(jì)檔案的安全保管情況，包括保管庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備是否齊全、有效，會(huì)計(jì)檔案是否存在被篡改、損毀、丟失或泄露等情況。4.會(huì)計(jì)檔案信息化管理情況，檢查會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，電子會(huì)計(jì)檔案的管理是否規(guī)范、安全。（三）問題處理與整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。2.責(zé)任單位應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施，確保