PAGE養(yǎng)老院檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)入住老人、員工及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院全體員工、入住老人及其家屬、來訪人員等涉及接觸養(yǎng)老院檔案信息的所有人員。（三）定義1.養(yǎng)老院檔案：指養(yǎng)老院在運營管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于老人入住檔案、醫(yī)療檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、服務(wù)記錄等。2.保密信息：指涉及養(yǎng)老院商業(yè)秘密、老人個人隱私、敏感信息等，未經(jīng)授權(quán)不得公開披露的信息。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和規(guī)范。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平和保密意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的有序存放。3.妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，防止檔案損壞和丟失。4.按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為合法利用檔案的人員提供查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄。5.不得擅自復(fù)制、傳播、銷毀檔案信息，嚴(yán)禁泄露檔案機(jī)密。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.教育本部門員工遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、使用或泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.老人入住檔案：包括老人基本信息、健康狀況、護(hù)理需求、家屬聯(lián)系方式等。2.醫(yī)療檔案：涵蓋老人病歷、體檢報告、用藥記錄、護(hù)理記錄等。3.財務(wù)檔案：如收費記錄、費用報銷憑證、財務(wù)報表等。4.人事檔案：員工個人簡歷、入職離職手續(xù)、考核記錄等。5.服務(wù)記錄：包括日常護(hù)理服務(wù)、康復(fù)服務(wù)、文化娛樂活動記錄等。6.其他與養(yǎng)老院運營管理相關(guān)的重要文件、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，格式規(guī)范，能夠反映業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和索引。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面和脊背信息。3.將檔案資料裝入檔案盒，按照順序排列上架存放，并建立檔案臺賬。（二）保管期限1.養(yǎng)老院檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及養(yǎng)老院重大決策、重要資產(chǎn)、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)保存價值的文件資料。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.對檔案庫房實行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式保管檔案，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案查閱效率和安全性。4.建立檔案借閱登記制度，詳細(xì)記錄檔案借閱的時間、人員、內(nèi)容、歸還時間等信息，確保檔案借閱過程可追溯。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.養(yǎng)老院內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.入住老人及其家屬查閱老人個人檔案的，需提供有效身份證明，經(jīng)養(yǎng)老院同意后，由檔案管理人員陪同查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱養(yǎng)老院檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)養(yǎng)老院院長批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)提前向檔案管理部門提交《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注或污損。（三）查閱與借閱限制1.涉及養(yǎng)老院商業(yè)秘密、老人個人隱私等保密信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和借閱。2.檔案查閱與借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出養(yǎng)老院。如有特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)院長批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，進(jìn)行清點和檢查。六、檔案保密措施（一）人員保密教育1.定期組織員工參加檔案保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和法律意識，使其了解檔案保密工作的重要性和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.在新員工入職培訓(xùn)中，增加檔案保密知識內(nèi)容，使其在入職初期就樹立保密意識。3.對涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行定期考核，將保密工作表現(xiàn)納入績效考核體系，激勵員工積極履行保密職責(zé)。（二）物理隔離措施1.檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行有效物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.對檔案管理人員的辦公區(qū)域進(jìn)行合理劃分，設(shè)置專門的檔案整理、查閱區(qū)域，與其他辦公區(qū)域保持一定距離，防止無關(guān)人員接觸檔案。（三）技術(shù)保密手段1.對檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問其工作所需的檔案信息，嚴(yán)禁越權(quán)操作。2.采用加密技術(shù)對電子檔案進(jìn)行加密存儲，確保電子檔案在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（四）保密協(xié)議簽訂1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案保密方面的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)定員工違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。2.在與外部單位或個人合作過程中，涉及檔案信息共享的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和保密措施，確保檔案信息不被泄露。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督小組，由養(yǎng)老院管理層、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期召開檔案保密工作會議，聽取檔案管理部門關(guān)于檔案保密工作的匯報，研究解決檔案保密工作中存在的問題。3.鼓勵員工對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵，并對舉報人進(jìn)行保護(hù)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的保密工作情況，如是否嚴(yán)格遵守保密制度、是否妥善保管檔案等。3.各部門對檔案保密制度宣傳教育情況，員工對檔案保密知識的掌握程度和保密意識。4.檔案保密措施的落實情況，如物理隔離措施、技術(shù)保密手段、保密協(xié)議簽訂等是否有效。（三）檢查頻率1.檔案保密監(jiān)督小組定期對檔案保密工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.檔案管理部門每月對檔案保管情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.在重要節(jié)日、重大活動等特殊時期，提前開展檔案保密專項檢查，確保檔案信息安全。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育，并責(zé)令其立即改正；對情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，除給予紀(jì)律處分外，還應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。3.針對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案保密制度漏洞和管理薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)及時進(jìn)行整改完善，修訂相關(guān)制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因各種原因不再需要保存的重復(fù)檔案、無效檔案等。3.涉及商業(yè)秘密、個人隱私等已解密且不再具有保密價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、養(yǎng)老院院長批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄