PAGE人力資源檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人力資源檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人力資源檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密員工檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)和發(fā)展，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容及分類（一）個(gè)人基本信息1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.近期免冠一寸照片。（二）入職相關(guān)材料1.入職申請(qǐng)表。2.勞動(dòng)合同。3.入職體檢報(bào)告。（三）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績(jī)等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)記錄。（四）績(jī)效考核記錄1.各年度、季度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)記錄。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄。（五）薪酬福利記錄1.工資調(diào)整記錄。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。3.福利享受情況記錄，如社保、公積金、帶薪年假等。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，包括榮譽(yù)稱號(hào)、表彰文件等。2.受到的處罰，如違紀(jì)通報(bào)、警告、罰款等記錄。（七）崗位變動(dòng)記錄1.崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表、審批表。2.晉升、降職相關(guān)文件及記錄。（八）離職相關(guān)材料1.離職申請(qǐng)表、審批表。2.離職交接清單。3.離職證明。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)其填寫入職申請(qǐng)表，并收集個(gè)人基本信息相關(guān)材料。2.按照檔案分類，將收集到的材料進(jìn)行整理、編號(hào)，裝入員工個(gè)人檔案袋。（二）檔案材料收集渠道1.員工主動(dòng)提交：?jiǎn)T工應(yīng)按照要求及時(shí)提交各類相關(guān)材料。2.部門協(xié)助收集：各部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的相關(guān)材料，如績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。3.外部獲?。和ㄟ^(guò)與學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、政府部門等聯(lián)系，獲取員工學(xué)歷證書、資格證書等相關(guān)證明材料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序，確保材料順序合理。2.去除材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.人力資源專員將整理好的檔案材料按照檔案編號(hào)順序依次放入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，按照部門、類別等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在必要時(shí)可查閱員工檔案。3.其他部門因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在檔案管理人員陪同下在指定地點(diǎn)查閱檔案。3.查閱過(guò)程中，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員將檔案交予借閱人，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無(wú)損。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.員工檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般為員工離職后[X]年。2.對(duì)于重要崗位員工或有特殊規(guī)定的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)褪色字跡進(jìn)行恢復(fù)等。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案丟失或損壞。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門定期對(duì)員工檔案進(jìn)行更新，一般每年進(jìn)行一次全面梳理。2.更新內(nèi)容包括員工基本信息變更、績(jī)效考核結(jié)果、薪酬調(diào)整等情況。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.員工工作發(fā)生變動(dòng)，如崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等，人力資源部門應(yīng)及時(shí)更新檔案相關(guān)內(nèi)容。2.員工獲得新的學(xué)歷證書、資格證書等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交復(fù)印件，人力資源部門進(jìn)行更新。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無(wú)需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，因保密期限已過(guò)或其他原因不再需要保密的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存價(jià)值的。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，