PAGE檔案室精益管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督公司各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。5.組織開展檔案宣傳教育活動，并負責檔案工作人員的業(yè)務培訓。6.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室集中保管。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的真實、完整和安全。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、技術文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案等。2.公司內(nèi)部機構設置、人員編制、干部任免、勞動工資等方面的文件材料。3.公司對外交往中形成的各類文件材料，如信函、傳真、電子郵件、接待記錄等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案材料。5.其他與公司業(yè)務相關的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應實行同步收集，確保檔案的時效性和準確性。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價值，按照重要程度和保存期限進行分類整理。3.便于保管和利用，采用科學合理的分類方法和編號系統(tǒng)，確保檔案的有序排列。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。每大類下再根據(jù)實際情況細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別順序號的形式，例如：2023行政管理001，表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，按照檔案的價值和歷史作用進行科學鑒定，準確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司設立及變更文件、重要會議紀要、重大合同協(xié)議、財務決算報表、公司主要領導任免文件等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括一般性會議文件、年度工作計劃與總結、一般合同協(xié)議、技術文件等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括一般性文件、臨時性報表、一般性會議記錄等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，分析其價值和歷史作用。2.根據(jù)鑒定原則和保管期限劃分標準，提出檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.檔案鑒定小組對存毀意見進行集體討論，形成一致意見后報公司領導審批。4.經(jīng)公司領導批準后，對確定銷毀的檔案進行登記造冊，并按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或密集架上，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）檔案清點與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、題名等信息，確保檔案的準確無誤。清點工作每年至少進行一次，并做好記錄。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理動態(tài)。統(tǒng)計報表應定期報送公司領導和上級主管部門。（四）檔案保密1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行嚴格保密管理。2.檔案室應設置專人負責檔案保密工作，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案室。3.查閱、借閱機密檔案時，應履行嚴格的審批手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自摘抄、復印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。4.對檔案管理人員進行保密教育，提高保密意識，防止因工作失誤或疏忽導致檔案泄密。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則：以滿足公司各項工作需要為出發(fā)點，積極主動地為公司員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室工作人員應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案室負責人和公司分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。3.出具證明：公司員工因?qū)ν饴?lián)系工作等需要，要求檔案室出具檔案證明的，應填寫《檔案證明申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，由檔案室核實檔案內(nèi)容，出具相應的檔案證明。檔案證明應加蓋檔案室印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號、查閱或借閱期限、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過檔案信息化建設工作，逐步實現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家相關標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.在數(shù)字化掃描過程中，應做好檔案原件的保護工作，避免因掃描操作對檔案原件造成損壞。3.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設1.選用功能強大、安全可靠的檔案管理軟件，構建公司檔案管理信息系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、權限控制等功能模塊，滿足公司檔案管理工作的實際需求。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。同時，要建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復機制，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對檔案管理信息系統(tǒng)進行用戶權限設置，根據(jù)不同人員的工作職責和權限范圍，分配相應的系統(tǒng)操作權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問和修改檔案信息。（四）檔案信息化安全管理1.加強檔案信息化安全防護措施，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術手段，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)安全隱患。同時，要做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。3.加強對檔案管理人員的信息化安全培訓，提高安全意識和操作技能，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，防止因人為因素導致檔案信息泄露或系統(tǒng)故障。八、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案室應根據(jù)工作需要，配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，具備較強的責任心和保密意識。（二）培訓與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務知識、信息化技術等方面，不斷提高檔案管理人員業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等方面進行考核評價?？己私Y果作為檔案管理人員晉升、獎勵、調(diào)整薪酬等的重要依據(jù)。（三）崗位職責1.檔案室負責人崗位職責全面負責檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理各項工作任務。指導和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期對檔案管理工作進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。負責檔案信息化建設工作，組織推進檔案管理信息系統(tǒng)的建設和應用，提高檔案管理工作效率和服務水平。加強與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，積極為公司各項工作提供檔案支持和服務，定期向公司領導匯報檔案管理工作情況。組織開展檔案宣傳教育活動，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。2.檔案管理人員崗位職責負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。按照檔案管理規(guī)定，認真做好檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，保證檔案的整齊有序和準確無誤。負責檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，做