PAGE接收職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的接收、管理和查閱等工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作流程。3.服務(wù)企業(yè)發(fā)展原則充分發(fā)揮職工檔案在人力資源管理中的作用，為公司的人才選拔、任用、培訓(xùn)、考核等提供有力支持。二、檔案接收（一）接收范圍1.新入職職工檔案包括個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄等相關(guān)材料。2.調(diào)入職職工檔案從其他單位調(diào)入公司的職工，其檔案應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)接收。調(diào)檔時(shí)，應(yīng)要求原單位提供完整的檔案材料，并辦理相關(guān)調(diào)檔手續(xù)。3.其他應(yīng)接收檔案如職工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等形成的相關(guān)材料，應(yīng)及時(shí)歸入職工檔案。（二）檔案材料要求1.真實(shí)性檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。職工本人應(yīng)對(duì)所提供材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.完整性檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映職工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.規(guī)范性檔案材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范要求，字跡清晰、格式統(tǒng)一、簽章完備。（三）接收流程1.職工入職前準(zhǔn)備新入職職工應(yīng)在入職前按照公司要求準(zhǔn)備好個(gè)人檔案材料，并提交至人力資源部門。2.材料審核人力資源部門收到職工檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知職工補(bǔ)充或更正。3.檔案接收登記審核通過(guò)的職工檔案，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的接收登記。登記內(nèi)容包括職工姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、入職時(shí)間、檔案材料清單等。4.檔案整理歸檔按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的職工檔案進(jìn)行整理歸檔。將檔案材料分類、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄，確保檔案便于查閱和管理。三、檔案管理（一）檔案保管1.保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管期限職工檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，職工在職期間的檔案應(yīng)永久保管；職工離職后，檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，具體期限根據(jù)不同情況確定。3.檔案清查定期對(duì)職工檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。清查內(nèi)容包括檔案材料的數(shù)量、內(nèi)容、保管狀況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）檔案保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍和使用權(quán)限。2.保密措施對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及職工個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施進(jìn)行保管。（三）檔案信息化管理1.信息化建設(shè)逐步推進(jìn)職工檔案信息化管理，建立電子檔案系統(tǒng)。將職工檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。2.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。四、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部查閱公司人力資源部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門因工作需要，可以查閱職工檔案。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況確定，但不得查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱職工檔案的，公司應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，辦理相關(guān)查閱手續(xù)，并協(xié)助提供檔案材料。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)查閱職工檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批查閱申請(qǐng)表提交至人力資源部門后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要檔案內(nèi)容或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記經(jīng)審批同意的查閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。4.查閱監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管場(chǎng)所。（三）查閱限制1.職工本人查閱職工本人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以查閱。但不得查閱涉及公司商業(yè)秘密、其他職工隱私等不宜公開的檔案內(nèi)容。2.禁止查閱內(nèi)容除上述規(guī)定的查閱范圍外，禁止其他任何單位和個(gè)人查閱職工檔案。檔案管理人員不得擅自為他人查閱檔案提供便利。五、檔案借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部因工作需要，可以借閱職工檔案。借閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況確定，但不得借閱與工作無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)借閱職工檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批借閱申請(qǐng)表提交至人力資源部門后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要檔案內(nèi)容或敏感信息的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記經(jīng)審批同意的借閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱手續(xù)借閱人員應(yīng)在借閱登記后，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）歸還檔案借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.職工離職職工離職時(shí)，其檔案應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.其他情況因職工退休、死亡、出國(guó)（境）定居等原因，需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.離職手續(xù)辦理職工離職時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理離職手續(xù)，包括工作交接、歸還借用物品、結(jié)清費(fèi)用等。人力資源部門在確認(rèn)職工離職手續(xù)辦理完畢后，方可辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)職工向人力資源部門提交檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱、轉(zhuǎn)遞地址等。3.審核人力資源部門對(duì)職工的轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括職工離職手續(xù)是否辦理完畢、轉(zhuǎn)遞單位是否符合規(guī)定等。對(duì)于不符合轉(zhuǎn)遞條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知職工并說(shuō)明原因。4.檔案整理審核通過(guò)后，檔案管理人員對(duì)職工檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括核對(duì)檔案材料、去除無(wú)關(guān)材料、裝訂檔案等。5.轉(zhuǎn)遞登記檔案管理人員對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括轉(zhuǎn)遞日期、轉(zhuǎn)遞單位名稱、轉(zhuǎn)遞地址、檔案材料清單等。6.轉(zhuǎn)遞方式檔案轉(zhuǎn)遞一般采用機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案材料完整轉(zhuǎn)遞的檔案材料應(yīng)完整齊全，不得扣留或遺漏重要材料。2.轉(zhuǎn)遞手續(xù)完備檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理完備的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，包括填寫轉(zhuǎn)遞通知單、密封檔案、加蓋公章等。3.跟蹤查詢檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞至接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問(wèn)題。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容定期對(duì)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、職工基本情況、檔案查閱借閱情況等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案分析1.分析目的通過(guò)對(duì)職工檔案的分析，了解公司職工隊(duì)伍的基本情況、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)，為公司人力資源規(guī)劃、人才選拔、培訓(xùn)開發(fā)等提供參考依據(jù)。2.分析方法采用數(shù)據(jù)分析、對(duì)比分析、趨勢(shì)分析等方法，對(duì)職工檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析。分析內(nèi)容包括職工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、專業(yè)分布、工作年限、職業(yè)發(fā)展軌跡等。3.分析報(bào)告