PAGE漢川市檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強漢川市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于漢川市各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，確保檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門漢川市設立專門的檔案管理部門，負責全市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和業(yè)務培訓等工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責具體的檔案管理業(yè)務。（二）各單位檔案管理職責1.各單位應明確本單位檔案管理工作的分管領導和具體承辦部門，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.各單位檔案管理部門應接受漢川市檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，按照要求及時報送檔案管理工作情況和相關統(tǒng)計報表。3.各單位應將檔案管理工作納入本單位工作計劃和考核體系，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費、設備和場地等條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類文件、公文、函件、會議記錄、簡報、通知等。2.科技檔案：涵蓋科研項目檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案等。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、福利等方面的材料。4.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等反映單位重要活動和歷史風貌的資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子表格、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的規(guī)定，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并定期向本單位檔案管理部門移交。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，承辦部門應在活動結束或項目完成后及時整理并移交檔案管理部門。3.接收檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案材料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門補充完善。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：根據(jù)項目性質、階段等進行分類，建立項目檔案專卷，按照文件形成的先后順序排列，并編制檔案目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。4.會計檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并編制聲像檔案目錄。6.電子檔案：按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，并定期進行檢查和維護。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各單位應根據(jù)檔案的實際情況，準確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中予以標注。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案進行上架排列，做到存放有序，便于查找。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.建立檔案保管統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行利用，未經(jīng)批準，不得查閱、借閱和公開。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，特殊情況需要延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期和出處。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織漢川市檔案管理部門應成立檔案鑒定工作小組，負責對到期檔案進行鑒定。鑒定工作小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員以及檔案專家等組成。（二）鑒定標準1.檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合判斷。2.對保管期滿但仍具有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)本單位分管領導審核批準，并報漢川市檔案管理部門備案。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀后在銷毀清冊上簽字確認。4.嚴禁個人私自銷毀檔案。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.推動檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，為漢川市經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應與紙質檔案內(nèi)容一致，并按照檔案整理要求進行分類存儲和管理。2.系統(tǒng)建設：選用符合檔案管理業(yè)務需求和安全標準的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。4.人員培訓：定期組織檔案管理人員參加信息化培訓，提高其信息化操作技能和業(yè)務水平，適應檔案信息化管理工作的需要。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體漢川市檔案管理部門負責對全市檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各單位檔案管理情況進行抽查和考核。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機構和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設情況。5.檔案鑒定與銷