PAGE示范鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)示范鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在示范鎮(zhèn)建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于示范鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)各部門、所屬企事業(yè)單位以及與示范鎮(zhèn)相關(guān)的各類活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：示范鎮(zhèn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映示范鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存示范鎮(zhèn)在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善示范鎮(zhèn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理示范鎮(zhèn)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督示范鎮(zhèn)各部門、所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管和保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.積極開(kāi)展檔案利用工作，為示范鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.做好檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與示范鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.示范鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.示范鎮(zhèn)各部門在履行職責(zé)過(guò)程中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.示范鎮(zhèn)各類建設(shè)項(xiàng)目、招商引資項(xiàng)目的相關(guān)文件、合同、協(xié)議、圖紙資料等。5.示范鎮(zhèn)開(kāi)展的各類活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、音像等。6.示范鎮(zhèn)所屬企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)營(yíng)成果、人事檔案等。7.涉及示范鎮(zhèn)的各類信訪、投訴、糾紛處理等文件資料。8.其他與示范鎮(zhèn)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并送交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理，編制目錄和說(shuō)明。各門類檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案檢索工具，如全宗指南、案卷目錄、文件目錄、專題目錄等，方便檔案的查找和利用。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)示范鎮(zhèn)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式特征，并結(jié)合示范鎮(zhèn)工作實(shí)際，判斷其保存價(jià)值。2.價(jià)值評(píng)估法：根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映示范鎮(zhèn)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)示范鎮(zhèn)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。反映示范鎮(zhèn)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、示范鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃2℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具進(jìn)行存放。2.檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的格式和尺寸制作，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等內(nèi)容。3.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)置專柜存放，便于優(yōu)先提供利用。（四）檔案保管期限變更檔案保管期限確需變更的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和審批。經(jīng)鑒定小組重新鑒定后，填寫《檔案保管期限變更申請(qǐng)表》，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、示范鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以變更。（五）檔案安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，每月不少于一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況以及安全防范措施落實(shí)情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管期限、存放位置等，確保檔案賬實(shí)相符。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，開(kāi)展檔案利用工作。2.服務(wù)大局原則：圍繞示范鎮(zhèn)工作中心，積極主動(dòng)地為示范鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率，方便檔案利用者查閱檔案。（二）利用范圍1.為示范鎮(zhèn)黨委、政府決策提供參考依據(jù)。2.為示范鎮(zhèn)各部門開(kāi)展工作提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和歷史借鑒。3.為解決示范鎮(zhèn)各類糾紛、信訪等問(wèn)題提供證據(jù)支持。4.為社會(huì)各界了解示范鎮(zhèn)發(fā)展歷程和工作情況提供信息服務(wù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、工作單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的需求，為其出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)填寫，加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用日期、利用人姓名、工作單位、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件的收集范圍應(yīng)與紙質(zhì)檔案的收集范圍一致，包括但不限于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、電子報(bào)表、電子圖紙等。（二）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的分類方法進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識(shí)別性和可追溯性。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其長(zhǎng)期可讀性。存儲(chǔ)格式應(yīng)選擇通用、穩(wěn)定、安全的格式，如PDF、TIFF等。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.建立電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)測(cè)制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行檢查，確保電子檔案的安全保管。3.對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶角色和訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）電子檔案利用1.電