PAGE招商局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招商局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招商局各部門在各項(xiàng)招商活動(dòng)及日常工作中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招商局檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合，確保檔案管理工作的順利開展。2.真實(shí)完整原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映招商工作的全過程，內(nèi)容完整，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本局的各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集整理和歸檔工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門，并確保文件材料的質(zhì)量。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.招商項(xiàng)目洽談、簽約過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目意向書、可行性研究報(bào)告、合作協(xié)議、合同等。2.招商活動(dòng)的策劃、組織、實(shí)施過程中形成的文件材料，如活動(dòng)方案、邀請(qǐng)函、宣傳資料、活動(dòng)總結(jié)等。3.與客商往來的信函、郵件、電話記錄等。4.招商局內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等文件材料。5.涉及招商工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)資料等。6.其他與招商工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，嚴(yán)禁涂改、偽造。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照招商項(xiàng)目、招商活動(dòng)、內(nèi)部管理等類別進(jìn)行一級(jí)分類，再根據(jù)文件材料的具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修復(fù)，按照一定順序進(jìn)行裝訂。4.編目：編制文件材料目錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.招商項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.招商活動(dòng)文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.其他文件材料應(yīng)在次年[X]月底前歸檔。（二）歸檔程序1.各部門整理好的文件材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，然后上架保管。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并在《檔案查閱登記簿》上登記。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案的安全。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為本局各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料。2.對(duì)涉及招商項(xiàng)目、重大決策等重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，確保檔案的合理利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局工作實(shí)際，制定本局檔案保管期限表。3.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)將檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息記錄在《檔案銷毀登記簿》上，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立招商局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，確