PAGE檔案數(shù)字化相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強公司檔案數(shù)字化管理，確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和可利用性，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案數(shù)字化工作，包括檔案的收集、整理、掃描、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原始檔案內(nèi)容，確保數(shù)字化副本與原始檔案一致。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保證檔案信息的完整性。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保檔案數(shù)字化過程中信息不被泄露、篡改或丟失。4.可利用性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的各類檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)及時對接收的檔案進(jìn)行核對，確保檔案齊全、完整。2.檔案整理檔案管理人員按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。對破損、褪色等不符合數(shù)字化要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制處理。（二）檔案掃描1.掃描設(shè)備與軟件配備符合檔案數(shù)字化要求的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整。使用經(jīng)國家相關(guān)部門認(rèn)證的檔案數(shù)字化管理軟件，保證掃描數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。2.掃描要求根據(jù)檔案載體類型和內(nèi)容，選擇合適的掃描分辨率。一般紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于200dpi，對于重要文件、字跡模糊或需長期保存的檔案，掃描分辨率可適當(dāng)提高。掃描圖像應(yīng)保持正、反面清晰，避免出現(xiàn)偏斜、扭曲、黑邊等現(xiàn)象。對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。（三）圖像處理1.圖像質(zhì)量檢查對掃描后的圖像進(jìn)行逐頁檢查，確保圖像清晰、完整、無黑邊、無污漬等問題。對圖像質(zhì)量不符合要求的，及時進(jìn)行重新掃描或處理。2.圖像存儲格式掃描圖像統(tǒng)一存儲為TIFF格式，采用多頁TIFF格式存儲時，每幅圖像之間應(yīng)保持連續(xù)，無空白頁。對于圖像較大或需長期保存的檔案，可同時存儲為PDF格式，以便于瀏覽和打印。（四）數(shù)據(jù)掛接與存儲1.數(shù)據(jù)掛接將掃描圖像與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，確保檔案信息與圖像的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。建立完善的數(shù)據(jù)索引，便于快速檢索和查詢檔案數(shù)字化信息。2.數(shù)據(jù)存儲檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲在公司指定的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)安全。定期對存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（五）檔案數(shù)字化成果驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化成果應(yīng)符合本制度及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接、存儲格式等方面。驗收時應(yīng)隨機抽取一定比例的檔案進(jìn)行檢查，確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性和完整性。2.驗收流程檔案數(shù)字化項目完成后，項目實施部門應(yīng)向檔案管理部門提交驗收申請。檔案管理部門組織相關(guān)人員組成驗收小組，按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化成果進(jìn)行驗收。驗收合格后，驗收小組出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收方法、驗收結(jié)果等內(nèi)容。三、檔案數(shù)字化安全管理（一）人員安全管理1.人員培訓(xùn)對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面。2.人員權(quán)限管理根據(jù)檔案數(shù)字化工作崗位需求，設(shè)置不同的人員權(quán)限，確保工作人員只能訪問和操作其工作職責(zé)范圍內(nèi)的檔案信息。定期對人員權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，防止權(quán)限濫用。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)訪問控制建立檔案數(shù)字化工作專用網(wǎng)絡(luò)，與公司其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。對網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只允許授權(quán)人員訪問檔案數(shù)字化系統(tǒng)。2.防火墻與入侵檢測在檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)中部署防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，實時監(jiān)測和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。定期對防火墻和入侵檢測系統(tǒng)進(jìn)行升級和維護，確保其有效性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)加密對檔案數(shù)字化過程中涉及的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，定期更換加密密鑰。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)按照規(guī)定的備份策略，定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證檔案數(shù)字化工作的連續(xù)性。（四）存儲設(shè)備安全管理1.存儲設(shè)備選型選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，確保能夠滿足檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲的需求。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計，提高數(shù)據(jù)存儲的可靠性。2.存儲設(shè)備維護定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護和保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障。對存儲設(shè)備的運行狀態(tài)進(jìn)行實時監(jiān)測，確保設(shè)備正常運行。四、檔案數(shù)字化利用管理（一）利用申請與審批1.利用申請公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案數(shù)字化信息的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用期限等內(nèi)容。申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至檔案管理部門。2.利用審批檔案管理部門收到利用申請表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級、利用目的等情況進(jìn)行審批。對于涉及機密、絕密級檔案的利用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式與權(quán)限1.利用方式檔案管理部門根據(jù)利用申請審批結(jié)果，為利用人員提供檔案數(shù)字化信息的查閱、打印、復(fù)制等服務(wù)。對于不便于提供原件的檔案，可提供數(shù)字化副本供利用人員查閱。2.利用權(quán)限利用人員應(yīng)按照審批確定的利用范圍和期限使用檔案數(shù)字化信息，不得擅自擴大利用范圍或延長利用期限。嚴(yán)禁利用檔案數(shù)字化信息從事違法違規(guī)活動。（三）利用記錄與跟蹤1.利用記錄檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案數(shù)字化信息利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用人員姓名、部門、利用時間利用內(nèi)容等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。2.利用跟蹤檔案管理部門對利用期限較長的檔案數(shù)字化信息利用情況進(jìn)行跟蹤，確保利用人員按時歸還檔案或停止利用。如發(fā)現(xiàn)利用人員存在違規(guī)利用行為，應(yīng)及時采取措施予以制止，并追究相關(guān)責(zé)任。五、檔案數(shù)字化監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)對公司檔案數(shù)字化工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項工作符合本制度要求。定期對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司內(nèi)部審計部門職責(zé)對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行定期審計，檢查檔案數(shù)字化工作的合規(guī)性、安全性和效益性。對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查檔案數(shù)字化工作流程是否符合本制度規(guī)定，各項操作是否規(guī)范。查看檔案數(shù)字化相關(guān)人員是否熟悉并遵守本制度及各項操作規(guī)程。2.安全管理情況檢查檔案數(shù)字化工作中的人員安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、存儲設(shè)備安全等措施是否落實到位。審查安全管理制度的執(zhí)行情況，是否存在安全隱患。3.利用管理情況檢查檔案數(shù)字化信息利用申請、審批、利用方式與權(quán)限、利用記錄與跟蹤等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。查看是否存在違規(guī)利用檔案數(shù)字化信息的行為。（三）問題整改與反饋1.問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，說明整改情況。2.反饋與跟蹤檔案管理部門對整改情況進(jìn)