PAGE煤礦培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，提高培訓(xùn)工作的科學(xué)性和有效性，為煤礦安全生產(chǎn)和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦全體員工培訓(xùn)檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)過程和員工培訓(xùn)情況。2.完整性原則：確保培訓(xùn)檔案資料齊全、完整，涵蓋培訓(xùn)的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理。4.保密性原則：對涉及員工個(gè)人隱私和企業(yè)機(jī)密的培訓(xùn)檔案信息予以保密。（四）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)檔案的建立與管理工作；負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔全礦性培訓(xùn)活動(dòng)的檔案資料；負(fù)責(zé)員工培訓(xùn)檔案的集中保管和定期檢查；負(fù)責(zé)提供培訓(xùn)檔案的查詢、借閱等服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門組織或參與的培訓(xùn)活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步歸檔；負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)檔案的日常管理，及時(shí)更新員工培訓(xùn)記錄；配合人力資源部門做好培訓(xùn)檔案的相關(guān)工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的具體整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作；負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案安全；協(xié)助人力資源部門和各部門做好檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。二、培訓(xùn)檔案的分類與內(nèi)容（一）員工培訓(xùn)檔案1.員工基本信息包括員工姓名、性別、年齡、崗位、入職時(shí)間等。2.培訓(xùn)計(jì)劃與申請員工個(gè)人培訓(xùn)需求申請表、年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃等。3.培訓(xùn)記錄每次培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、考核成績等。4.培訓(xùn)證書與證明員工獲得的各類培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證明等復(fù)印件。5.培訓(xùn)效果評估培訓(xùn)后的工作總結(jié)、培訓(xùn)反饋意見、培訓(xùn)效果評估報(bào)告等。6.培訓(xùn)獎(jiǎng)懲記錄員工因培訓(xùn)表現(xiàn)優(yōu)秀獲得的獎(jiǎng)勵(lì)記錄，以及因違反培訓(xùn)紀(jì)律等受到的處罰記錄。（二）培訓(xùn)活動(dòng)檔案1.培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書包括培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)師資安排、培訓(xùn)預(yù)算等。2.培訓(xùn)方案詳細(xì)的培訓(xùn)課程設(shè)置、教學(xué)大綱、教材選用、教學(xué)方法、考核方式等。3.培訓(xùn)通知培訓(xùn)活動(dòng)的通知文件，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、培訓(xùn)要求等。4.培訓(xùn)教材與資料培訓(xùn)使用的教材、講義、課件、參考資料等。5.培訓(xùn)師資檔案培訓(xùn)講師的個(gè)人簡歷、資質(zhì)證書、教學(xué)經(jīng)歷、授課評價(jià)等。6.培訓(xùn)考勤記錄培訓(xùn)期間的學(xué)員考勤表，記錄學(xué)員的出勤情況。7.培訓(xùn)考核資料考核試卷、考核評分標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)員考核成績匯總表等。8.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后的總結(jié)報(bào)告，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、培訓(xùn)效果分析、存在問題及改進(jìn)建議等。（三）特殊培訓(xùn)檔案1.安全培訓(xùn)檔案煤礦安全法律法規(guī)培訓(xùn)記錄、安全操作規(guī)程培訓(xùn)記錄、應(yīng)急救援培訓(xùn)記錄等，重點(diǎn)記錄涉及安全事故案例分析、安全演練等內(nèi)容。2.新技術(shù)新工藝培訓(xùn)檔案針對煤礦引進(jìn)的新技術(shù)、新工藝開展的培訓(xùn)檔案，包括技術(shù)資料、培訓(xùn)過程記錄、應(yīng)用效果評估等。3.班組長培訓(xùn)檔案班組長任職資格培訓(xùn)、管理能力提升培訓(xùn)等檔案，記錄班組長的培訓(xùn)成長歷程。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，送交人力資源部門或本部門檔案管理人員。2.完整性確保收集的檔案資料涵蓋培訓(xùn)的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得有虛假或錯(cuò)誤信息。（二）整理方法1.分類整理按照培訓(xùn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)對每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂成冊對于零散的文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，確保整齊、美觀。4.編制目錄為每一類培訓(xùn)檔案編制詳細(xì)的目錄，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期等信息，方便查閱。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.初步審核檔案管理人員對收集整理好的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.歸檔入庫審核通過的培訓(xùn)檔案資料按照分類編號(hào)順序歸檔入庫，存放在專門的檔案柜或檔案庫房中。3.建立索引建立培訓(xùn)檔案索引目錄，記錄檔案的存放位置、編號(hào)等信息，便于快速查找。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案存放檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)?shù)拈g隔，便于查找和管理。3.定期檢查定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.電子檔案管理對于電子培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。五、培訓(xùn)檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.員工個(gè)人員工可查詢自己的培訓(xùn)檔案，了解自己的培訓(xùn)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成果，為個(gè)人職業(yè)發(fā)展提供參考。2.人力資源部門用于制定培訓(xùn)計(jì)劃、評估培訓(xùn)效果、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等工作。3.各部門用于了解本部門員工的培訓(xùn)情況，指導(dǎo)部門培訓(xùn)工作，評估員工培訓(xùn)對部門工作的支持效果。4.外部機(jī)構(gòu)在符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的情況下，可向外部機(jī)構(gòu)提供相關(guān)培訓(xùn)檔案信息，如政府部門檢查、合作單位需求等。（二）查詢程序1.員工查詢員工本人填寫《培訓(xùn)檔案查詢申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門查詢。2.部門查詢各部門因工作需要查詢培訓(xùn)檔案時(shí)，填寫《培訓(xùn)檔案查詢申請表》，注明查詢目的和查詢內(nèi)容，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員提供查詢服務(wù)。3.外部機(jī)構(gòu)查詢外部機(jī)構(gòu)查詢培訓(xùn)檔案，需出具正式的查詢函，說明查詢目的和查詢范圍，經(jīng)煤礦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序提供查詢服務(wù)。（三）借閱規(guī)定1.借閱申請因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等。2.審批流程申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般情況下，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、培訓(xùn)檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露培訓(xùn)檔案中的機(jī)密信息。2.對涉及企業(yè)機(jī)密和員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.在檔案查詢、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，防止信息擴(kuò)散。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀范圍對于超過保存期限、已無保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀程序由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。經(jīng)人力