PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)督查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)督查檔案管理，確保督查工作資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮督查檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在開展督查工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)督查檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映督查工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照督查工作的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)督查檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)督查檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）督查人員職責(zé)1.在督查工作過程中，及時收集、整理與督查事項相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對收集到的資料進(jìn)行初步分類和整理，及時移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和解釋。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門督查檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。2.在開展督查工作時，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管工作中形成的各類資料，不得擅自銷毀或丟失。三、檔案收集（一）收集范圍1.督查工作方案、計劃、通知等文件材料。2.督查工作過程中形成的各類記錄，如督查記錄、會議紀(jì)要、實(shí)地考察記錄等。3.被督查對象提交的自查報告、整改方案、整改報告等材料。4.督查工作中形成的各類報表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料。5.與督查工作相關(guān)的其他文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.及時性：督查工作結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的檔案資料收集整理，移交檔案管理部門，確保檔案資料不遺漏、不延誤。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映督查工作的全過程和結(jié)果。3.準(zhǔn)確性：檔案資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）收集程序1.督查人員在完成督查任務(wù)后，對工作中形成的各類資料進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，注明資料的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與督查人員溝通，要求補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按督查事項分類：根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)不同時期的重點(diǎn)工作和督查任務(wù)，將檔案分為若干類別，如經(jīng)濟(jì)發(fā)展督查檔案、社會民生督查檔案、生態(tài)環(huán)境督查檔案等。2.按時間順序分類：在每個督查事項類別下，按照檔案形成的時間先后順序進(jìn)行排列。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期和短期保管三類。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、排列有序、編號準(zhǔn)確，便于查閱和利用。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，便于檢索。3.裝盒的檔案應(yīng)保持整齊、美觀，盒內(nèi)檔案排列有序，不得有倒置、錯放等現(xiàn)象。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的督查檔案資料均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間1.一般情況下，督查工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成檔案的歸檔工作。2.對于一些重大督查事項或緊急任務(wù)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時歸檔，確保檔案資料的時效性。（三）歸檔程序1.檔案管理部門對整理好的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.將審核合格的檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序，依次裝入檔案柜或檔案架，并建立相應(yīng)的檔案索引。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔日期、類別、數(shù)量等信息。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，對檔案進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處理，及時剔除失去保存價值的檔案。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部人員因工作需要查閱督查檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱督查檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過程中，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案資料形成的各類成果，如調(diào)研報告、工作總結(jié)等，應(yīng)注明資料來源，不得擅自篡改或歪曲檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)積極為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要及時整理和提供相關(guān)檔案資料。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、督查業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)督查工作的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對失去保存價值的數(shù)據(jù)、文件等，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原