PAGE政務(wù)五公開(kāi)制度檔案總則目的為了規(guī)范政務(wù)五公開(kāi)制度檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在政務(wù)五公開(kāi)工作中形成的各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于公開(kāi)內(nèi)容的文件、資料、記錄、圖表、音像等?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映政務(wù)五公開(kāi)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案的全面性，涵蓋政務(wù)五公開(kāi)的各個(gè)方面。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免虛假或誤導(dǎo)性?xún)?nèi)容。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止丟失、損壞和泄露。5.便利性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政務(wù)五公開(kāi)制度檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.組織開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)政務(wù)五公開(kāi)工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量和安全。檔案的收集與整理收集范圍1.主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件、公告、通知等。2.依申請(qǐng)公開(kāi)的相關(guān)申請(qǐng)材料、辦理結(jié)果等。3.政策解讀、回應(yīng)關(guān)切等相關(guān)資料。4.公開(kāi)工作的會(huì)議記錄、紀(jì)要、總結(jié)等。5.其他與政務(wù)五公開(kāi)工作有關(guān)的文件、資料。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的政務(wù)五公開(kāi)檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的材料，確保材料的有效性。整理方法1.分類(lèi)：按照政務(wù)五公開(kāi)的類(lèi)別，如政策法規(guī)、規(guī)劃計(jì)劃、業(yè)務(wù)工作、統(tǒng)計(jì)信息等進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。檔案的歸檔與保管歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。2.將歸檔的檔案按照類(lèi)別和編號(hào)順序放入檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引。保管期限1.永久保管：對(duì)涉及重大決策、重要政策、長(zhǎng)期有效的文件等應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同的定期保管期限，如3年、5年、10年等。保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。利用方式1.復(fù)印：經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，查閱人員可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印，但應(yīng)確保復(fù)印件與原件一致。2.摘錄：查閱人員可根據(jù)需要摘錄檔案內(nèi)容，但應(yīng)注明出處。3.借閱：因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，確定其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立政務(wù)五公開(kāi)制度檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和共享。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等功能。2.能夠?qū)n案進(jìn)行分類(lèi)管理、權(quán)限設(shè)置、備份恢復(fù)等操作。3.提供友好的用戶(hù)界面，方便檔案管理人員和利用者使用。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況。4.檔案管理人員的工作情況。