PAGE檔案局檔案鑒定銷毀制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，同時(shí)規(guī)范檔案鑒定銷毀工作，提高檔案管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的鑒定與銷毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定銷毀工作合法合規(guī)。2.科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦颍瑢?duì)檔案進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的鑒定，確保鑒定結(jié)果客觀公正。3.安全保密原則：在檔案鑒定銷毀過(guò)程中，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。4.全程留痕原則：對(duì)檔案鑒定銷毀工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和監(jiān)督。二、檔案鑒定組織與職責(zé)（一）鑒定小組組成成立檔案鑒定小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員。（二）鑒定小組職責(zé)1.組長(zhǎng)職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案鑒定銷毀工作，審批鑒定銷毀計(jì)劃和報(bào)告。協(xié)調(diào)解決鑒定銷毀工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：組織制定檔案鑒定銷毀工作方案和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)鑒定小組的日常工作組織和協(xié)調(diào)。審核檔案鑒定銷毀清單，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：參與檔案鑒定工作，提供與檔案內(nèi)容相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和專業(yè)意見。協(xié)助檔案管理部門對(duì)涉及本部門的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)收集、整理待鑒定檔案，提供檔案的基本信息和保管情況。按照鑒定小組的要求，對(duì)檔案進(jìn)行初步篩選和分類。負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀過(guò)程中的具體操作和記錄工作。三、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、重大事件等具有查考利用價(jià)值的檔案予以保留。已過(guò)保密期限、失去保密價(jià)值且無(wú)查考利用價(jià)值的檔案可考慮銷毀。重復(fù)、內(nèi)容雷同且無(wú)保存必要的檔案可進(jìn)行剔除。2.文件形式標(biāo)準(zhǔn)：具有重要憑證作用的原始文件、定稿、重要修改稿等應(yīng)妥善保存。一般性文件的草稿、復(fù)印件等，若已無(wú)查考利用價(jià)值，可根據(jù)情況決定是否銷毀。3.文件時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)：按照國(guó)家規(guī)定的檔案保管期限，對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。對(duì)于雖未滿保管期限，但已失去現(xiàn)實(shí)查考利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組評(píng)估后可提前銷毀。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審閱檔案內(nèi)容，逐件判斷檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。3.專家咨詢法：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或存在爭(zhēng)議的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見后進(jìn)行鑒定。四、檔案鑒定程序（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檔案鑒定工作計(jì)劃，明確鑒定范圍、時(shí)間安排、人員分工等事項(xiàng)。2.通知各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，要求其提供待鑒定檔案的相關(guān)信息和說(shuō)明。3.準(zhǔn)備檔案鑒定所需的工具和場(chǎng)地，如檔案查閱設(shè)備、鑒定表格等。（二）初步篩選檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行初步篩選，剔除明顯無(wú)保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、過(guò)期通知等，并編制初步篩選清單。（三）詳細(xì)鑒定鑒定小組對(duì)初步篩選后的檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定。鑒定人員通過(guò)直接審閱、綜合分析等方法，對(duì)每一份檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并填寫檔案鑒定意見書。鑒定意見分為“保留”、“銷毀”、“待定”三種。（四）審核與審批1.審核：檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)鑒定小組提交的檔案鑒定意見書進(jìn)行審核，檢查鑒定結(jié)果是否準(zhǔn)確、鑒定過(guò)程是否合規(guī)。2.審批：經(jīng)審核無(wú)誤后，將檔案鑒定意見書提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定意見，做出最終的審批決定。（五）結(jié)果公示對(duì)于擬銷毀的檔案清單，在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如有員工對(duì)檔案銷毀提出異議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果調(diào)整鑒定銷毀意見。五、檔案銷毀程序（一）銷毀準(zhǔn)備1.根據(jù)審批通過(guò)的檔案銷毀清單，整理待銷毀檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.選擇具備保密資質(zhì)和專業(yè)銷毀能力的單位或機(jī)構(gòu)，簽訂檔案銷毀服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.確定檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并提前通知相關(guān)部門和人員。（二）現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督1.在檔案銷毀現(xiàn)場(chǎng)，安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。監(jiān)督人員應(yīng)確保銷毀單位按照合同約定的方式和要求進(jìn)行銷毀操作，防止檔案信息泄露。2.銷毀過(guò)程中，監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等，并拍攝銷毀現(xiàn)場(chǎng)照片或視頻，作為銷毀憑證。（三）銷毀確認(rèn)1.銷毀工作完成后，由監(jiān)督人員與銷毀單位共同對(duì)銷毀情況進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括檔案是否全部銷毀、銷毀方式是否符合要求、銷毀記錄是否完整等。2.銷毀單位出具檔案銷毀證明，證明檔案已按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀證明應(yīng)加蓋銷毀單位公章，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。（四）歸檔保存將檔案銷毀清單、檔案銷毀證明、銷毀現(xiàn)場(chǎng)照片或視頻等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照國(guó)家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、檔案鑒定銷毀工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查鑒定銷毀程序是否合規(guī)、鑒定結(jié)果是否準(zhǔn)確、銷毀過(guò)程是否安全等。2.檔案管理部門定期對(duì)檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問(wèn)題，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查情況。（二）外部監(jiān)督接受國(guó)家檔案管理部門、行業(yè)主管部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案鑒定銷毀工作的相關(guān)資料和情況。七附則（一）解釋權(quán)本制