PAGE檔案室交接管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室管理，規(guī)范檔案交接工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部單位之間涉及檔案交接的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：交接雙方應(yīng)保證所交接檔案的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，不遺漏重要信息。3.安全保密原則：在檔案交接過程中，要采取必要措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接工作有序進(jìn)行，出現(xiàn)問題能夠及時(shí)追溯和處理。二、檔案交接的范圍（一）文書檔案1.公司各類紅頭文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等正式文件。2.部門之間往來的函件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）合同檔案1.公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等相關(guān)文件。（三）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工績效考核記錄、培訓(xùn)檔案、薪資檔案等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。2.審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等相關(guān)文件。（五）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告等前期資料。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（六）其他檔案1.公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等相關(guān)文件。2.公司組織的各類活動(dòng)照片、視頻等資料。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接申請(qǐng)：交接方應(yīng)提前填寫《檔案交接申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、預(yù)計(jì)交接時(shí)間等信息，并提交給檔案管理部門審核。2.檔案整理：交接方應(yīng)對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料齊全、分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確，并編制《檔案交接清單》。3.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門對(duì)交接申請(qǐng)和《檔案交接清單》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）現(xiàn)場交接1.交接時(shí)間和地點(diǎn)：根據(jù)批準(zhǔn)的交接申請(qǐng)，確定具體的交接時(shí)間和地點(diǎn)，并提前通知交接雙方。2.交接人員：交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場交接工作，交接人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和責(zé)任心。3.交接過程：交接雙方在現(xiàn)場共同核對(duì)《檔案交接清單》上的檔案名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，確保一致。對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)溝通解決。雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）交接后的處理1.檔案入庫：接收方應(yīng)及時(shí)將接收的檔案按照公司檔案管理制度進(jìn)行分類、編號(hào)、入庫保管。2.信息更新：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案交接情況，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.資料歸檔：交接過程中產(chǎn)生的各類文件，如《檔案交接申請(qǐng)表》、《檔案交接清單》等，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、交接雙方的職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度的要求，對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確、完整。2.提前填寫《檔案交接申請(qǐng)表》，提交給檔案管理部門審核，并按照審核意見進(jìn)行整改。3.在現(xiàn)場交接過程中，向接收方詳細(xì)介紹檔案的形成背景、內(nèi)容要點(diǎn)等相關(guān)情況，解答接收方的疑問。4.對(duì)交接過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案交接工作順利進(jìn)行。（二）接收方職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、檢查，確保接收的檔案符合要求。2.在現(xiàn)場交接過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與移交方溝通協(xié)商，提出整改意見。3.接收檔案后，按照公司檔案管理制度進(jìn)行妥善保管和利用，確保檔案的安全和完整。4.及時(shí)將檔案交接情況反饋給檔案管理部門，協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查交接流程的執(zhí)行情況、檔案的整理和保管情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案交接是否符合規(guī)定程序，是否存在違規(guī)操作等問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等外部單位的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門。六、檔案交接中的風(fēng)險(xiǎn)防控（一）信息安全風(fēng)險(xiǎn)1.在檔案交接過程中，可能存在檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。交接雙方應(yīng)采取加密傳輸、專人護(hù)送等措施，確保檔案信息的安全。2.對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行交接和管理，防止信息泄露。（二）檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)1.運(yùn)輸過程中可能因意外事件導(dǎo)致檔案損毀。交接雙方應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，并對(duì)檔案進(jìn)行妥善包裝和防護(hù)。2.交接現(xiàn)場應(yīng)避免檔案受到水浸、火災(zāi)、碰撞等損壞，確保檔案的物理安全。（三）責(zé)任不清風(fēng)險(xiǎn)1.明確交接雙方的責(zé)任，避免在檔案交接后出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉。在《檔案交接清單》上應(yīng)詳細(xì)注明雙方的責(zé)任范圍和義務(wù)。2.建立檔案交接責(zé)任追溯機(jī)制，對(duì)于因交接過程中責(zé)任不清導(dǎo)致的檔案問題，能夠及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案交接相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高交接人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理制度、交接流程、檔案整理方法、信息安全知識(shí)等。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案交接管理制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工對(duì)檔