PAGE人事局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人事局檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于人事局檔案室的檔案管理工作，包括各類人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人事局檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映人事工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。4.按照規(guī)定提供檔案查閱和利用服務(wù)，做好查閱登記和利用效果反饋工作。5.協(xié)助做好檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)銷毀的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.配合檔案室做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的安全保密工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.人事檔案：包括干部職工的履歷表、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資待遇、任免等材料。2.業(yè)務(wù)檔案：包括各類人事業(yè)務(wù)辦理過程中形成的文件、資料、報(bào)表、記錄等，如招聘檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、職稱評(píng)審檔案等。3.其他檔案：與人事局工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)符合檔案管理的要求，字跡清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性和有效性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類，再在大類下細(xì)分小類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案室歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.人事檔案的保管期限根據(jù)干部職工的職務(wù)、職級(jí)等情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般分為永久、定期。3.定期保管的檔案到期后，應(yīng)進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保存或銷毀。（三）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱本人或相關(guān)人員的檔案。2.外單位因工作需要查閱與人事局業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，須經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審核。3.檔案室審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。4.查閱人只能在指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用反饋1.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并填寫查閱利用效果反饋表。2.檔案室對(duì)查閱利用效果反饋表進(jìn)行整理和分析，總結(jié)檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.造冊(cè)登記后，報(bào)人事局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊(cè)一并保存。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢