PAGE文件材料歸檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件材料的管理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件材料的歸檔工作由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.便于利用原則：歸檔的文件材料應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和使用，同時(shí)要符合國(guó)家有關(guān)檔案利用的規(guī)定。二、文件材料的收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、圖紙等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位往來(lái)的文件、信函、傳真、電子郵件等。4.公司內(nèi)部各部門之間傳遞的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，如有破損或褪色應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，一般應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)送交檔案管理部門。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的文件材料整理齊全后送交檔案管理部門。三、文件材料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件材料的來(lái)源分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、外部文件等。2.按照文件材料的時(shí)間分為年度文件、季度文件、月度文件等。3.按照文件材料的內(nèi)容分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)管理類等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)，編制文件材料目錄。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行排列，同一類文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或裱糊。4.編制文件材料的頁(yè)碼，確保頁(yè)碼準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）整理要求1.整理后的文件材料應(yīng)分類清楚、排列有序、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并建立相應(yīng)的電子目錄。四、文件材料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過(guò)整理后的文件材料，符合歸檔要求的應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.年度文件材料應(yīng)在次年[X]月[X]日前歸檔完畢。2.專項(xiàng)工作形成的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)各部門送交的文件材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。2.將歸檔的文件材料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。3.將檔案盒或檔案袋存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并建立檔案檢索目錄。五、文件材料的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的期限分為[X]年、[X]年、[X]年三種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等。2.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類存放，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、文件材料的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后安排查閱，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。5.檔案管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱情況。6.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。7.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、文件材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后安排銷毀，并在檔案銷毀登記簿上記錄銷毀情況。4.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉