PAGE檔案質(zhì)量內(nèi)審制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案質(zhì)量，提高檔案管理水平，保障檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本檔案質(zhì)量內(nèi)審制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的質(zhì)量內(nèi)部審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面審核原則：對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行全面審查，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等。3.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，客觀公正地評價檔案質(zhì)量，不偏袒、不隱瞞問題。4.持續(xù)改進原則：通過內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善檔案管理工作，持續(xù)提高檔案質(zhì)量。二、審核機構與職責（一）審核機構公司設立檔案質(zhì)量內(nèi)審小組，成員包括檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員代表以及相關業(yè)務專家。（二）職責分工1.檔案管理部門負責人負責組織制定檔案質(zhì)量內(nèi)審計劃和方案。協(xié)調(diào)內(nèi)審小組的工作，確保審核工作順利進行。對審核結果進行匯總分析，提出整改意見和建議。2.各部門檔案管理人員代表參與檔案質(zhì)量內(nèi)審工作，對本部門檔案的形成、整理等情況進行自查和互查。提供相關檔案資料，配合審核人員開展工作。協(xié)助落實本部門檔案質(zhì)量問題的整改措施。3.相關業(yè)務專家對檔案內(nèi)容的專業(yè)性、準確性進行審核。針對檔案管理中的特殊問題提供專業(yè)指導和建議。三、審核內(nèi)容（一）檔案收集1.檔案收集范圍是否符合公司規(guī)定，涵蓋各類業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.檔案收集是否及時、完整，有無遺漏重要文件或拖延歸檔現(xiàn)象。3.對所屬單位或部門移交的檔案，接收手續(xù)是否齊全、規(guī)范。（二）檔案整理1.檔案分類是否科學合理，符合公司檔案分類方案的要求，便于管理和查找。2.檔案編號是否規(guī)范統(tǒng)一，編號方法是否清晰明確，是否與分類體系相匹配。3.檔案裝訂是否整齊牢固，文件排列順序是否正確，有無錯頁、漏頁、倒頁等現(xiàn)象。4.卷內(nèi)文件目錄、備考表等填寫是否準確、完整，字跡是否清晰。（三）檔案編目1.檔案編目內(nèi)容是否齊全，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號等。2.檔號編制是否準確無誤，是否符合檔案編號規(guī)則。3.檢索工具是否完善，是否便于檔案的查詢和利用。（四）檔案保管1.檔案庫房設施是否符合要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案存放是否有序，是否按照類別、年度、保管期限等進行排列，便于存取。3.檔案定期檢查制度是否落實，有無對檔案進行定期清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。（五）檔案利用1.檔案利用制度是否健全，借閱、查閱手續(xù)是否規(guī)范，是否對利用情況進行登記。2.檔案利用是否嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，有無發(fā)生檔案泄密事件。3.對檔案利用效果是否進行跟蹤和評估，是否根據(jù)利用反饋及時調(diào)整檔案管理工作。四、審核程序（一）制定計劃檔案管理部門負責人每年年初根據(jù)公司檔案管理工作實際情況，制定檔案質(zhì)量內(nèi)審計劃，明確審核目的、范圍、內(nèi)容、時間安排、人員分工等。（二）準備工作1.審核人員根據(jù)內(nèi)審計劃，收集相關檔案管理規(guī)定、標準、制度等文件資料，熟悉審核要求。2.通知各部門做好檔案自查和相關準備工作，提供必要的檔案資料和情況說明。（三）實施審核1.內(nèi)審小組采用現(xiàn)場檢查、查閱檔案、詢問相關人員等方式，對檔案管理各環(huán)節(jié)進行全面審核。2.審核人員按照審核內(nèi)容，逐一核對檔案材料，填寫審核記錄，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題及相關情況。（四）匯總分析1.審核結束后，內(nèi)審小組對審核記錄進行匯總整理，分析檔案質(zhì)量存在的問題及其原因。2.形成檔案質(zhì)量內(nèi)審報告初稿，報告內(nèi)容包括審核概況、審核發(fā)現(xiàn)的主要問題、原因分析、整改建議等。（五）報告反饋1.將內(nèi)審報告初稿提交檔案管理部門負責人審核，并征求各部門意見。2.根據(jù)審核意見和反饋情況，對報告進行修改完善，形成正式的檔案質(zhì)量內(nèi)審報告。3.將內(nèi)審報告及時反饋給各部門，明確整改要求和期限。（六）整改跟蹤1.各部門針對內(nèi)審報告中提出的問題，制定整改措施，明確整改責任人，認真組織整改。2.檔案管理部門負責對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作按時完成，問題得到有效解決。3.對整改不力的部門，進行督促和通報批評，直至整改到位。五、審核記錄與檔案（一）審核記錄1.審核人員應詳細記錄審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，包括問題描述、涉及檔案范圍、存在問題的具體表現(xiàn)等。2.審核記錄應采用統(tǒng)一格式的表格或文檔形式，確保記錄清晰、準確、完整。3.審核記錄作為檔案質(zhì)量內(nèi)審工作的重要資料，應妥善保存，以備查閱和追溯。（二）檔案留存1.每次檔案質(zhì)量內(nèi)審工作結束后，應將審核計劃、審核記錄、內(nèi)審報告等相關資料整理歸檔，形成完整的檔案質(zhì)量內(nèi)審檔案。2.檔案質(zhì)量內(nèi)審檔案應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、保管，保管期限根據(jù)公司實際情況確定，一般不少于[X]年。3.檔案質(zhì)量內(nèi)審檔案為公司檔案管理工作的重要組成部分，可供后續(xù)查閱、參考，為持續(xù)改進檔案管理工作提供依據(jù)。六、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織檔案管理人員參加檔案質(zhì)量內(nèi)審相關知識和技能培訓，提高其業(yè)務水平和審核能力。2.培訓內(nèi)容包括國家檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司檔案管理制度、審核方法與技巧等。3.通過培訓，使檔案管理人員熟悉審核要求，掌握審核方法，能夠準確發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量問題，并提出有效的整改建議。（二）宣傳1.加強對檔案質(zhì)量內(nèi)審制度的宣傳，提高公司全體員工對檔案管理工作重要性的認識，增強檔案質(zhì)量意識。2.利用公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、會議等多種形式，宣傳檔案質(zhì)量內(nèi)審制度的目的、意義、審核內(nèi)容和程序等，營造良好的檔案管理工作氛圍。3.鼓勵員工積極參與檔案管理工作，對在檔案質(zhì)量方面表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵，形成全員重視檔案質(zhì)量的良好局面。七