PAGE長護險檔案管理制度一、總則（一）目的為加強長期護理保險（以下簡稱“長護險”）檔案管理，確保長護險業(yè)務活動中形成的各類檔案真實、完整、有效，便于查詢、利用和監(jiān)督，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在長護險業(yè)務辦理過程中形成的各類檔案，包括參保人員申請資料、評估報告、護理服務記錄、費用結(jié)算憑證等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映長護險業(yè)務的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋業(yè)務辦理的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息安全，防止信息泄露，維護參保人員隱私。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。5.可追溯性原則：檔案應具備清晰的脈絡，便于對長護險業(yè)務進行全程追溯和查詢。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善長護險檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理長護險各類檔案，確保檔案的安全存放和妥善保管。3.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。5.監(jiān)督、指導各業(yè)務部門的檔案收集、整理和移交工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門長護險業(yè)務檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的準確性和完整性。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的業(yè)務信息支持。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務。5.協(xié)助檔案管理部門完成檔案的鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保人員申請長護險待遇時提交的各類資料，包括申請表、身份證、戶口本、病歷、診斷證明等。2.長護險評估過程中產(chǎn)生的評估報告、評估專家意見、被評估人員照片及視頻等。3.護理服務機構(gòu)提供的護理服務記錄，如護理計劃、護理記錄單、服務收費明細等。4.費用結(jié)算過程中涉及的發(fā)票、收據(jù)、支付憑證、費用結(jié)算清單等。5.與長護險業(yè)務相關(guān)的其他文件、資料，如政策文件、會議紀要、工作通知等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子檔案，應確保其存儲格式正確、數(shù)據(jù)完整，并進行備份保存。（三）整理方法1.分類：按照長護險業(yè)務流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為參保登記類、評估類、護理服務類、費用結(jié)算類、其他類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年份、流水號等信息，便于識別和管理。3.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務部門在完成檔案整理后，填寫檔案移交清單一式兩份，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后，雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份。3.檔案管理部門按照檔案類別和編號順序，將檔案上架存放，建立檔案存放位置索引。（二）保管期限1.參保登記類檔案保管期限為自業(yè)務辦理結(jié)束之日起[X]年。2.評估類檔案保管期限為自評估報告出具之日起[X]年。3.護理服務類檔案保管期限為自護理服務結(jié)束之日起[X]年。4.費用結(jié)算類檔案保管期限為自費用結(jié)算完成之日起[X]年。5.其他類檔案根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至[長期年限]年不等。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案安全。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注，如需要摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導批準后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員責任。（三）限制查閱與借閱范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和借閱。2.正在辦理的長護險業(yè)務相關(guān)檔案，在業(yè)務辦理期間，除直接參與辦理的工作人員外，其他人員不得查閱和借閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表、財務人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。2.銷毀檔案時應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。3.在銷毀過程中，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并注明銷毀日期、方式等信息。4.銷毀后的檔案清單應永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立長護險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程進行實時監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準確、完整、及時。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對和維護，及時更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的一致性和時效性。3.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴格控制對系統(tǒng)的訪問，防止非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，安裝殺毒軟件和防火墻，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對涉及檔案信息系統(tǒng)的操作進行記錄，以便審計和追溯。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對長護險檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題，并向上級部門報告自查情況。（二）考核機制1.建立長護險檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各業(yè)務部門和檔案管理人員的績效考核體系。2.