PAGE檔案管理制度拍照道具一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案拍照道具的使用，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。本制度旨在明確檔案拍照道具的使用范圍、流程、管理要求等，保障檔案管理工作的順利開展，為公司/組織的各項(xiàng)決策提供可靠的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理及使用檔案拍照道具的部門和人員。包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、相關(guān)工作人員等。（三）基本原則1.合法性原則檔案拍照道具的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得利用拍照道具進(jìn)行任何違法違規(guī)活動。2.安全性原則確保檔案在拍照過程中的安全，防止檔案信息泄露、損壞或丟失。采取必要的安全措施，保護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。3.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范使用檔案拍照道具，保證拍照工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.必要性原則檔案拍照道具的使用應(yīng)基于工作需要，避免不必要的拍照行為，提高工作效率，減少對檔案的干擾。二、檔案拍照道具的種類及使用范圍（一）普通相機(jī)1.使用范圍適用于一般性的檔案資料拍照，如文件、圖表、證書等的日常記錄。在檔案整理過程中，對需要留存影像資料的檔案進(jìn)行拍照，以便后續(xù)查閱和管理。2.注意事項(xiàng)使用普通相機(jī)拍照時，應(yīng)確保相機(jī)性能良好，拍攝光線充足，避免出現(xiàn)模糊、偏色等問題。拍攝前需檢查相機(jī)設(shè)置，如分辨率、白平衡等，以保證照片質(zhì)量符合檔案管理要求。（二）高清相機(jī)1.使用范圍對于一些重要檔案、珍貴文件或需要高清晰度記錄的檔案資料，如歷史檔案、重要合同等，應(yīng)使用高清相機(jī)進(jìn)行拍照。2.注意事項(xiàng)高清相機(jī)的使用需要更加謹(jǐn)慎，拍攝前要對相機(jī)進(jìn)行校準(zhǔn)和調(diào)試，確保拍攝效果達(dá)到最佳。拍攝過程中要注意保持相機(jī)穩(wěn)定，避免抖動影響照片清晰度。同時，要做好拍攝記錄，包括拍攝時間、地點(diǎn)、拍攝內(nèi)容等。（三）微距相機(jī)1.使用范圍當(dāng)檔案資料中有需要拍攝細(xì)節(jié)的部分，如印章、簽字、微小文字等，可使用微距相機(jī)進(jìn)行拍攝。2.注意事項(xiàng)微距相機(jī)對拍攝距離和角度要求較高，使用時要根據(jù)拍攝對象的特點(diǎn)調(diào)整好相機(jī)參數(shù)。拍攝過程中要注意光線的均勻性，避免出現(xiàn)陰影或反光，影響細(xì)節(jié)的呈現(xiàn)。（四）翻拍架1.使用范圍用于翻拍紙質(zhì)檔案資料，特別是一些較厚或不易翻動的檔案，如古籍、檔案卷宗等。2.注意事項(xiàng)使用翻拍架時要確保其穩(wěn)定性，調(diào)整好拍攝角度和高度，保證翻拍的圖像平整、清晰。同時，要注意翻拍過程中的光線控制，避免出現(xiàn)反光或陰影。翻拍完成后，要及時對翻拍的圖像進(jìn)行整理和存儲。（五）燈光設(shè)備1.使用范圍在光線不足的情況下，如室內(nèi)較暗的檔案室或夜間拍攝時，需要使用燈光設(shè)備為檔案拍照提供充足的光線。2.注意事項(xiàng)燈光設(shè)備的選擇應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)和拍攝環(huán)境進(jìn)行，避免光線過強(qiáng)或過弱影響拍攝效果。同時，要注意燈光的均勻分布，避免出現(xiàn)局部過亮或過暗的情況。使用燈光設(shè)備時要注意安全，防止發(fā)生火災(zāi)等事故。三、檔案拍照道具的使用流程（一）申請1.部門或個人因工作需要使用檔案拍照道具時，應(yīng)填寫《檔案拍照道具使用申請表》。申請表應(yīng)包括申請部門/個人、申請日期、拍攝檔案名稱、拍攝目的、預(yù)計(jì)使用時間等內(nèi)容。2.將申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、拍攝檔案的重要性、使用時間是否合理等。（二）審批1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況進(jìn)行審批。對于一般性的檔案拍照申請，應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成審批；對于涉及重要檔案或復(fù)雜拍攝任務(wù)的申請，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)完成審批，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)備案。2.審批通過后，申請表由檔案管理部門留存一份，同時通知申請部門/個人到檔案管理部門領(lǐng)取拍照道具。（三）領(lǐng)取1.申請部門/個人憑審批通過的申請表到檔案管理部門領(lǐng)取檔案拍照道具。領(lǐng)取時，檔案管理人員應(yīng)與領(lǐng)取人共同核對道具數(shù)量、型號等信息，并做好登記。2.領(lǐng)取人應(yīng)在《檔案拍照道具領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取時間、歸還時間等。（四）拍攝1.領(lǐng)取人在使用檔案拍照道具進(jìn)行拍攝時，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作。拍攝過程中要注意保護(hù)檔案，避免對檔案造成損壞。2.對于重要檔案的拍攝，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保拍攝過程符合規(guī)定要求。（五）歸還1.拍攝完成后，領(lǐng)取人應(yīng)及時將檔案拍照道具歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員要對道具進(jìn)行檢查，確保道具完好無損，無丟失、損壞等情況。2.領(lǐng)取人應(yīng)在《檔案拍照道具歸還登記表》上簽字確認(rèn)，注明歸還時間。如發(fā)現(xiàn)道具存在問題，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門，并說明情況。四、檔案拍照道具的管理要求（一）存放管理1.檔案拍照道具應(yīng)存放在專門的保管場所，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好。2.不同種類的拍照道具應(yīng)分類存放，并有明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。3.定期對存放的拍照道具進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、老化等情況，及時進(jìn)行維修或更換。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.建立檔案拍照道具維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對道具進(jìn)行清潔、校準(zhǔn)、調(diào)試等維護(hù)工作。2.對于相機(jī)等設(shè)備，應(yīng)按照設(shè)備使用說明書的要求進(jìn)行保養(yǎng)，如定期更換電池、存儲卡，清潔鏡頭等。3.對于燈光設(shè)備等，要檢查燈泡、線路等是否正常，及時更換損壞的部件。（三）報(bào)廢處理1.當(dāng)檔案拍照道具出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限等情況時，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢處理前，由檔案管理部門填寫《檔案拍照道具報(bào)廢申請表》，說明報(bào)廢原因、道具名稱、型號等信息。3.經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，按照公司/組織的資產(chǎn)報(bào)廢程序進(jìn)行處理。報(bào)廢的拍照道具應(yīng)妥善保管，防止流失，并做好記錄。（四）人員培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案拍照道具使用培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和安全意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括拍照道具的正確使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識、安全注意事項(xiàng)等。2.新入職或首次使用檔案拍照道具的人員，必須經(jīng)過培訓(xùn)并考核合格后方可使用。五、檔案拍照過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.在檔案拍照現(xiàn)場，要確保周圍環(huán)境安全，避免因人員走動、設(shè)備碰撞等原因造成檔案損壞。2.使用燈光設(shè)備時，要注意防火、防觸電等安全問題，確保使用安全。3.拍攝完成后，要及時清理現(xiàn)場，將檔案整理歸位，保持檔案室的整潔。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案拍照的范圍，未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行拍照。2.對于涉及機(jī)密的檔案拍照，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。3.拍攝的檔案照片應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案拍照道具的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查道具的使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)情況等。2.對違反本制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查，積極配合外部檢查工作，如實(shí)提供檔案拍照道具使用的相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部檢查提出的意見和建議，及時整改檔案拍照道