PAGE檔案室規(guī)章制度前言檔案室作為公司/組織重要的信息存儲與管理中心，其規(guī)章制度的建立與完善對于保障檔案的完整、安全、有序管理以及有效利用具有至關(guān)重要的意義。本規(guī)章制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實際情況制定而成，旨在規(guī)范檔案室的各項工作流程，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為公司/組織的發(fā)展提供堅實的信息支持。一、總則（一）目的本規(guī)章制度的制定旨在加強公司/組織檔案室的管理，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，維護公司/組織的合法權(quán)益，為公司/組織的各項工作提供可靠的信息依據(jù)。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門和人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及查閱利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱利用服務(wù)，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及查閱利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司/組織檔案管理制度的要求，及時向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.配合檔案室做好檔案的查閱利用工作，根據(jù)工作需要提供必要的檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的有序存放。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。負(fù)責(zé)檔案的查閱利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照查閱利用制度辦理相關(guān)手續(xù)，為利用者提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。協(xié)助開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料及時收集齊全。2.檔案收集的范圍包括但不限于：公司/組織的各類文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、照片、音像資料等。3.對于重要活動和項目形成的檔案，應(yīng)實行全過程跟蹤收集，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確反映活動和項目的全貌。4.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案移交檔案室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織檔案管理的實際情況，制定檔案整理方案，對接收的檔案進行科學(xué)分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。一般可按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類。3.檔案編號應(yīng)確保唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和檢索。編號應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號、件號等。4.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和形式特征，編制檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進行整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報警裝置，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具有足夠的強度和穩(wěn)定性，能夠有效保護檔案。檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查閱。3.檔案盒應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案文件。檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號、目錄號、案卷號、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行定期檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，如有問題應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢測和維護，防止電子檔案信息丟失或損壞。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進、移出、保管情況等，做到賬物相符。4.對檔案庫房應(yīng)實行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.鑒定檔案時，應(yīng)綜合考慮檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，結(jié)合公司/組織的發(fā)展需要和歷史沿革，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作小組應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進行鑒定工作，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（三）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，初步確定檔案的保管期限，并在檔案收集整理過程中注明。檔案室在接收檔案時，應(yīng)對各部門確定的保管期限進行審核，如有異議，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)商。（四）銷毀程序1.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等詳細(xì)信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限不少于5年。六、檔案的查閱利用（一）查閱利用原則1.檔案查閱利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理。2.查閱利用檔案應(yīng)確保檔案的安全和保密，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱利用與其工作相關(guān)的檔案。查閱利用檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱利用公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并說明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱利用。查閱利用檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）查閱利用手續(xù)1.查閱利用檔案時，查閱利用者應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案室工作人員核對身份后，填寫檔案查閱登記表，詳細(xì)記錄查閱利用的時間、內(nèi)容、范圍、查閱人等信息。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱利用申請表和檔案查閱登記表的內(nèi)容，為查閱利用者提供相應(yīng)的檔案，并在查閱利用過程中進行監(jiān)督。3.查閱利用檔案一般應(yīng)在檔案室指定地點進行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案應(yīng)妥善保管，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.查閱利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員審核同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和評估的重要依據(jù)，通過統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時采取措施加以改進。（二）檔案移交1.公司/組織因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組、產(chǎn)權(quán)變動等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交單位應(yīng)編制檔案