PAGE防突檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防突工作的規(guī)范化管理，確保防突檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與防突工作相關(guān)的部門、單位及人員，包括但不限于煤礦開采、通風(fēng)、安全管理等部門。（三）相關(guān)定義1.防突：即防治突出，是指采取綜合措施，防止煤與瓦斯突出等動(dòng)力現(xiàn)象的發(fā)生，保障煤礦安全生產(chǎn)。2.防突檔案：是指在防突工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等的總稱。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：防突檔案應(yīng)如實(shí)反映防突工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋防突工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，確保檔案資料齊全。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)、信息準(zhǔn)確無誤，記錄清晰規(guī)范。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔防突相關(guān)資料。5.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的防突檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善防突檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司防突檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。3.指導(dǎo)和督促各部門做好防突檔案的收集、整理、歸檔工作。4.定期對防突檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀。5.提供防突檔案的查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門防突工作中形成檔案資料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)防突檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)防突檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作。3.對檔案進(jìn)行日常維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.防突規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.煤層突出危險(xiǎn)性鑒定報(bào)告。3.防突措施設(shè)計(jì)、審批文件及實(shí)施記錄。4.瓦斯參數(shù)測定報(bào)告、臺(tái)賬。5.通風(fēng)系統(tǒng)圖、防突系統(tǒng)圖等圖紙資料。6.安全監(jiān)測監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)記錄、分析報(bào)告。7.防突培訓(xùn)記錄、人員檔案。8.防突設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬、維護(hù)記錄。9.防突事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。10.與防突工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在防突工作完成后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，具有原始性和完整性。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版?zhèn)浞荩⒋_保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照防突工作的不同類別，如規(guī)劃計(jì)劃、煤層鑒定、措施實(shí)施等進(jìn)行分類。2.編號：為每份檔案資料編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括序號、編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保牢固、美觀。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒面標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.將接收的檔案按照分類順序上架存放，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（二）保管期限1.長期保存：涉及公司防突工作長遠(yuǎn)規(guī)劃、重要技術(shù)資料、事故處理等檔案，保管期限為[X]年。2.短期保存：一般性的防突工作記錄、報(bào)表等檔案，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱防突檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人在場監(jiān)督查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對和整理。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱防突檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理，既不隨意延長保管期限，也不提前銷毀尚有利用價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.定期對檔案進(jìn)行全面清查，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容。2.結(jié)合公司防突工作實(shí)際情況，分析檔案的現(xiàn)實(shí)和潛在利用價(jià)值。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的防突檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，提高查閱效率。2.支持檔案的在線借閱申請、審批和歸還等流程，實(shí)現(xiàn)檔案借閱的信息化管理。3.通過系統(tǒng)對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為防突工作決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門防突檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.將防突檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性以及檔案利用