PAGE游泳培訓(xùn)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)游泳培訓(xùn)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)管理工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本游泳培訓(xùn)班實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本游泳培訓(xùn)班在教學(xué)、培訓(xùn)、管理等活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映游泳培訓(xùn)班的教學(xué)、培訓(xùn)及管理活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及個人隱私和商業(yè)機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足教學(xué)研究、培訓(xùn)評估、管理決策等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善游泳培訓(xùn)班檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管各類檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，保證檔案的規(guī)范化管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。7.對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，履行相關(guān)審批手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在教學(xué)、培訓(xùn)、管理等活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成、積累和保管工作，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件等。學(xué)員成績記錄、考核資料、教學(xué)評估報告等。教學(xué)研究成果、教學(xué)改革方案及相關(guān)資料。2.學(xué)員檔案學(xué)員報名登記表、身份證復(fù)印件、健康證明等。學(xué)員培訓(xùn)記錄、考勤記錄、學(xué)習(xí)進(jìn)度跟蹤資料等。學(xué)員獎懲情況記錄。3.教練檔案教練個人簡歷、資質(zhì)證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等。教練教學(xué)工作記錄、教學(xué)質(zhì)量評估資料等。教練培訓(xùn)業(yè)績統(tǒng)計(jì)、學(xué)員反饋意見等。4.場地設(shè)施檔案游泳場地租賃合同、場地平面圖、設(shè)施設(shè)備清單等。場地設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、安全檢查報告等。場地設(shè)施更新改造資料。5.安全管理檔案安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全責(zé)任書等。安全培訓(xùn)記錄、安全檢查記錄、事故處理報告等。水質(zhì)檢測報告、衛(wèi)生許可證等相關(guān)資料。6.行政管理檔案培訓(xùn)班組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責(zé)等。工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)登記等。財(cái)務(wù)報表、收費(fèi)記錄、物資采購清單等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號格式為：[類別代碼][年度][流水號]。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如JX表示教學(xué)檔案，XY表示學(xué)員檔案，JL表示教練檔案，CD表示場地設(shè)施檔案，AQ表示安全管理檔案，XZ表示行政管理檔案。3.年度：以公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如2023表示2023年形成的檔案。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案資料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的全面性和準(zhǔn)確性。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并填寫檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案分類順序，將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于檔案的查找和管理。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。對于重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄和索引，便于查詢和使用。同時，要采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)等措施，確保電子檔案的安全。3.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）保管期限1.游泳培訓(xùn)班檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映游泳培訓(xùn)班主要職能活動和歷史面貌的，對游泳培訓(xùn)班、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。2.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本游泳培訓(xùn)班實(shí)際情況確定，并在檔案目錄中注明。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供必要的查閱場所和設(shè)備，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，對借閱檔案的數(shù)量、期限等進(jìn)行限制，并要求借閱人員出具有效身份證明。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍。在借閱期間，如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)按照查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案