PAGE黃岡市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)黃岡市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黃岡市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門黃岡市設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理制度和工作流程，組織實(shí)施檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.對本單位形成的各類文件材料進(jìn)行及時(shí)歸檔，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.配合檔案管理部門做好檔案的移交、接收、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、合同協(xié)議、人事檔案等。3.本單位與其他單位之間的往來文件、信函、紀(jì)要等。4.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.對不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，防止檔案丟失和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作提供檔案資料支持，如查閱歷史文件、參考業(yè)務(wù)資料等。2.為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，如查閱公開檔案、辦理檔案證明等。（二）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理人員同意后在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改。3.出具證明：根據(jù)社會(huì)公眾的需求，可為其出具檔案證明，出具證明時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，確保證明的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要保存價(jià)值和利用價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等。2.優(yōu)先對利用率高、查閱頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的在線查詢、利用等功能。2.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等情況發(fā)生。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的有序管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的鑒定準(zhǔn)確、銷毀規(guī)范。6.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化管理工作，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等。7.協(xié)助制定和完善檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體黃岡市檔案管理部門負(fù)責(zé)對全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并定期組織開展檔案工作專項(xiàng)檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的配備和業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況。4.檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)展情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：對重點(diǎn)單位或重點(diǎn)領(lǐng)域的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的突出問題或重點(diǎn)工作開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平