PAGE完善檔案館相關制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的檔案收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本公司/組織的各類檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映本公司/組織的各項活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司/組織的各項工作提供便捷的服務。二、檔案收集（一）收集范圍1.本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織內部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結等。5.本公司/組織的科研成果、技術資料、產品樣本等。6.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、設備檔案等專門檔案。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案館移交。3.對于重要的、緊急的文件材料，應優(yōu)先收集，并及時移交檔案館。4.收集的檔案應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。（三）收集程序1.檔案形成部門在文件材料整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。2.將《檔案移交清單》連同檔案一并提交給檔案館。3.檔案館對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與檔案形成部門溝通解決。4.核對、驗收無誤后，檔案館在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案入庫保管。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，編制檔案目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關規(guī)定進行整理。4.財務檔案：按照會計檔案管理的有關規(guī)定進行整理。5.聲像檔案：按照載體形式、內容等進行分類，編制目錄。（三）整理要求1.整理檔案應使用統(tǒng)一的檔案裝具，如檔案盒、檔案袋等。2.檔案的編號應規(guī)范、統(tǒng)一，便于查找和管理。3.編制的檔案目錄應準確、完整，包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限等信息。4.整理好的檔案應及時上架，排列整齊。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設備進行檢查、維護，確保設備的正常運行。（三）檔案保管1.按照檔案的分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對重要的、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.嚴格遵守國家有關檔案保管期限的規(guī)定，到期檔案應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部的工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應按照國家有關法律法規(guī)辦理相關手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的及所需檔案的名稱、數(shù)量等信息。2.經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱、借閱檔案。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案館。4.借閱檔案應限期歸還，如需延期使用，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱、借閱檔案應愛護檔案，不得涂改、損壞、轉借檔案。6.查閱、借閱檔案涉及機密的，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。（三）利用程序1.利用者填寫《檔案利用申請表》，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案利用申請表》進行審核，報檔案管理部門負責人批準。3.檔案管理人員根據批準的《檔案利用申請表》，為利用者提供檔案查閱、借閱服務。4.利用者查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案利用登記表》上簽字確認。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。3.對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《到期檔案鑒定清單》。2.檔案鑒定工作小組根據《到期檔案鑒定清單》，對檔案進行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據鑒定意見，對無保存價值的檔案進行銷毀，對仍需保存的檔案重新確定保管期限。4.檔案鑒定工作小組應將鑒定結果形成書面報告，報公司/組織領導審批。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.報公司/組織領導審批。3.經批準后，檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。5.檔案銷毀過程中應有專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。6.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計要求1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案工作進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據應準確、及時，不得虛報、瞞報。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間上報。（三）統(tǒng)計程序1.檔案管理人員按照檔案統(tǒng)計制度的要求，定期對檔案工作進行統(tǒng)計。2.填寫檔案統(tǒng)計報表，報檔案管理部門負責人審核。3.檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織領導審批。4.將審批后的檔案統(tǒng)計報表上報上級主管部門，并歸檔保存。九、檔案信息化建設（一）建設目標建立本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、網絡化。（二）建設內容1.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案數(shù)字化：對重要的、珍貴的檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據庫。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能，如檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等。4.網絡建設：建立檔案信息管理系統(tǒng)的網絡平臺，實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和利用。（三）建設要求1.檔案信息化建設應遵循國家有關信息化建設的法律法規(guī)和行業(yè)標準。