PAGE煤礦電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)有效原則：保證電子檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)，具有法律效力。3.安全保密原則：采取有效措施，確保電子檔案的安全，防止信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化電子檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善煤礦電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理需求。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)電子檔案的收集、整理、歸檔等工作。4.負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，定期進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)檢查。5.提供電子檔案的查詢、借閱等服務(wù)，保障檔案合理利用。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、積累和整理工作，確保文件的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門(mén)要求，及時(shí)將電子文件移交歸檔，配合做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守電子檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改電子檔案。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案管理需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高檔案管理效率。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本煤礦在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.從外部接收的與本煤礦相關(guān)的電子文件，如上級(jí)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作伙伴提供的資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整收集。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的規(guī)范性和可讀性。3.對(duì)于重要電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或其他備份形式，以便對(duì)照查閱。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類，確定其所屬類別和保管期限。2.對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)，建立唯一標(biāo)識(shí)符，便于管理和檢索。3.完善電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱、日期、作者、來(lái)源等信息，確保檔案信息的完整性。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在電子文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的電子文件移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)或項(xiàng)目形成的電子文件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)填寫(xiě)電子檔案移交清單，詳細(xì)列出移交電子文件的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的電子文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)將電子文件按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，并更新電子檔案管理系統(tǒng)。（三）歸檔存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)滿足溫度、濕度等要求，確保檔案的長(zhǎng)期保存。五、電子檔案的保管（一）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和煤礦實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括涉及煤礦重大決策、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的文件。長(zhǎng)期保管的電子檔案保管期限為[X]年，短期保管的電子檔案保管期限為[X]年。（二）保管措施1.建立電子檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的存儲(chǔ)位置、保管期限、備份情況等信息。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的可讀性和完整性。3.對(duì)超過(guò)保管期限的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案信息泄露。（三）安全保密1.采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障電子檔案的安全保密。2.嚴(yán)格限制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用檔案。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和防范能力。六、電子檔案的利用（一）利用范圍1.本煤礦內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱和利用電子檔案。2.外部單位因合法事由，經(jīng)本煤礦批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)電子檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱電子檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函、單位介紹信等相關(guān)材料，經(jīng)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。3.查閱電子檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)電子檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)等人員組成，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱電子檔案的內(nèi)容，結(jié)合其形成背景、歷史價(jià)值等因素，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考同類檔案的鑒定結(jié)果和利用情況，綜合評(píng)估電子檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)銷毀清單，報(bào)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如物理銷毀存儲(chǔ)設(shè)備等，并確保銷毀過(guò)程可追溯。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。八、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)煤礦電子檔案管理需求，規(guī)劃和建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過(guò)程管理。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止系統(tǒng)遭受攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)變化，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能升級(jí)和優(yōu)化。（三）數(shù)據(jù)備份1.制定電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份策略，定期進(jìn)行全量備份和增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的有效性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立電子檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)電子檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)電子檔案管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括文件收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)安全備份等方面。3.電子檔案的質(zhì)量和完整性，如文件格式、元數(shù)據(jù)等是否符合要求。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要