PAGE養(yǎng)老院人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)養(yǎng)老院人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院人事檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保員工檔案信息不被泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為養(yǎng)老院的人事決策、員工培訓(xùn)、考核等提供服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的人事檔案管理室，負(fù)責(zé)全院人事檔案的集中管理。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料。3.負(fù)責(zé)保管員工的人事檔案，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。5.負(fù)責(zé)為有關(guān)部門和人員提供檔案信息服務(wù)。6.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表。2.學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷證明材料。（二）自傳材料員工撰寫的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表。2.晉升、獎(jiǎng)懲鑒定材料。3.考察報(bào)告及相關(guān)材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及驗(yàn)證材料。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及相關(guān)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批表。2.先進(jìn)事跡材料。（八）處分材料1.處分決定及相關(guān)審批材料。2.解除處分證明材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表。2.任免文件。3.出國（境）審批表及相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢表。2.勞動(dòng)能力鑒定材料。3.其他有保存價(jià)值的材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.員工入職時(shí)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交個(gè)人檔案材料。2.檔案管理部門定期收集各部門形成的與員工相關(guān)的檔案材料，如考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。3.鼓勵(lì)員工主動(dòng)補(bǔ)充和更新個(gè)人檔案材料，如取得新的學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升等。（二）整理1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序，按照檔案內(nèi)容的形成時(shí)間順序排列。2.去除重復(fù)、無效的材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查找和管理。4.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和盒脊上注明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管要求1.檔案管理室應(yīng)具備安全、保密的保管條件，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和調(diào)閱。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和歷史價(jià)值確定。1.永久保管的檔案：主要包括員工的履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、任免、出國（境）等材料以及其他有重要保存價(jià)值的材料。2.長期保管的檔案：主要包括員工的一般考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案：主要包括員工的一般性材料，保管期限為5年。（三）檔案銷毀1.對(duì)超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀檔案的清單應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定查閱范圍和查閱方式，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。查閱過程中，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有問題及時(shí)處理。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、退休、調(diào)動(dòng)等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.因工作需要，將員工檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的，應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案。2.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位或部門，并要求接收單位或部門在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。3.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的員工檔案狀態(tài)信息，確保檔案轉(zhuǎn)遞信息準(zhǔn)確無誤。八、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立養(yǎng)老院人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入人事檔案信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理情況。（三）