PAGE健康合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織健康合同檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織簽訂的所有與健康相關(guān)的合同檔案管理，包括但不限于健康體檢合同、健康咨詢服務(wù)合同、健康保險(xiǎn)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則健康合同檔案由公司/組織指定的專門部門或崗位進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過(guò)程中的各項(xiàng)內(nèi)容，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員查閱檔案。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善健康合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司/組織的健康合同檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)健康合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索體系，方便檔案查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限保管健康合同檔案，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，監(jiān)督檔案的使用情況，確保檔案的合理利用。6.定期對(duì)健康合同檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。（二）合同簽訂部門職責(zé)1.在合同簽訂后，及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門，并確保移交資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序向檔案管理部門申請(qǐng)查閱合同檔案。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門在工作中形成的與健康合同相關(guān)的資料，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.在涉及健康合同事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)積極配合檔案管理部門和合同簽訂部門，提供相關(guān)信息和資料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.合同簽訂部門應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及以下相關(guān)資料移交檔案管理部門：合同審批表；對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書；合同談判記錄、往來(lái)函件等；其他與合同相關(guān)的重要資料。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的合同資料進(jìn)行檢查，確保資料齊全、完整。對(duì)于不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知合同簽訂部門補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到合同資料后，應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)格式為：[年份][序號(hào)]，例如：2023001。3.編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、保管期限等內(nèi)容。4.對(duì)合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行掃描或復(fù)印，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)安全，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管期限健康合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，具體如下：1.健康體檢合同、健康咨詢服務(wù)合同等一般合同檔案保管期限為[X]年。2.健康保險(xiǎn)合同等重要合同檔案保管期限為[X]年。3.涉及公司/組織重大利益、具有長(zhǎng)期法律效力的合同檔案應(yīng)永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要查閱健康合同檔案的，需填寫《健康合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容。2.《健康合同檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《健康合同檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱用途進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的合同檔案，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)部門。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的，檔案管理人員應(yīng)在《健康合同檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（四）檔案使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門印章。3.借閱人使用完檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（五）借閱期限1.一般情況下，健康合同檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于重要合同檔案或涉及公司/組織機(jī)密的合同檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的健康合同檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同合同簽訂部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的合同檔案，應(yīng)填寫《健康合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.《健康合同檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字同意后，提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及公司/組織重大利益、具有長(zhǎng)期法律效力的合同檔案，銷毀申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀實(shí)施1.檔案管理部門應(yīng)按照審批意見，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.檔案銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《健康合同檔案銷毀登記簿》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的健康合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入合同檔案的基本信息、文本內(nèi)容、相關(guān)附件等，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、對(duì)方單位等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案信息。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等全過(guò)程的信息化管理，記錄借閱人的相關(guān)信息和借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析功能能夠?qū)贤瑱n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能采用安全可靠的技術(shù)手段，確保檔案信息的安全性和保密性，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于合同檔案的變更信息，如合同內(nèi)容修改、續(xù)簽等，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行更新。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)健康合同檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司/組織報(bào)告自查情況。（二）外部檢查1.