PAGE電子檔案管理制度gjb一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)告、圖紙、數(shù)據(jù)等各類電子信息。（三）定義1.電子檔案：指公司/組織在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。2.元數(shù)據(jù)：描述電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。3.邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和管理，使其便于檢索和利用的過(guò)程。4.物理歸檔：將電子檔案從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸出，存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上的過(guò)程。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司/組織的電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度，確保電子檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對(duì)電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行有效管理，確保電子檔案管理工作的連續(xù)性。3.真實(shí)性保障原則：采取有效措施保證電子檔案的真實(shí)性，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案或其他原始記錄的一致性，并能真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)。4.安全保密原則：建立健全電子檔案安全保密制度，采取技術(shù)和管理措施，防止電子檔案的丟失、損壞、篡改和泄密。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門電子檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案的集中管理，包括電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.組織開展電子檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和管理工作。5.負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的電子檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，并按照公司/組織電子檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門電子檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促和指導(dǎo)本部門員工做好電子檔案的管理工作。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參與電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)，確保電子檔案存儲(chǔ)的安全性和可靠性。4.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，采取技術(shù)措施防止電子檔案的非法訪問(wèn)、篡改和破壞。三、電子檔案的形成與積累（一）電子文件形成要求1.公司/組織各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，規(guī)范電子文件的形成過(guò)程，確保電子文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.電子文件應(yīng)采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOCX、XLSX等，以確保電子文件的可讀性和通用性。3.電子文件應(yīng)具備必要的元數(shù)據(jù)，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、密級(jí)等，以便于電子文件的管理和檢索。（二）電子文件積累要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的積累工作，定期對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行收集、整理和分類，確保電子文件的有序存儲(chǔ)。2.電子文件積累過(guò)程中，應(yīng)注意保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照文件的形成規(guī)律和內(nèi)在邏輯進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的歸檔和利用。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照電子檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保電子檔案分類清晰、層次分明。3.電子檔案的整理應(yīng)便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檢索和利用，提高電子檔案的管理效率。（二）整理方法1.電子檔案的整理應(yīng)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行，通過(guò)建立文件夾、目錄結(jié)構(gòu)等方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.對(duì)于具有相同特征的電子檔案，可以采用批量整理的方法，提高整理效率。3.在整理電子檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和完善，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照公司/組織電子檔案管理制度的要求，定期將整理好的電子檔案向檔案管理部門移交歸檔。2.電子檔案的歸檔應(yīng)采用邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.在進(jìn)行物理歸檔時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大、保存期限長(zhǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)。4.歸檔后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于電子檔案的檢索和利用。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的電子檔案保管場(chǎng)所，確保保管場(chǎng)所的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等環(huán)境條件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專用的存儲(chǔ)柜中，存儲(chǔ)柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限劃分1.電子檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的電子檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司/組織的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案是指對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有重要利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的電子檔案是指對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（三）保管期限確定1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行確定。2.在確定電子檔案保管期限時(shí)，應(yīng)充分考慮電子檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，確保保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于保管期限不明確的電子檔案，應(yīng)按照長(zhǎng)期保管的要求進(jìn)行保管，待明確保管期限后再進(jìn)行調(diào)整。（四）定期檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)狀態(tài)良好，數(shù)據(jù)完整、可用。2.檢查內(nèi)容包括電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否損壞、電子檔案的可讀性是否正常、電子檔案的元數(shù)據(jù)是否完整等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如更換存儲(chǔ)介質(zhì)、修復(fù)電子檔案、補(bǔ)充元數(shù)據(jù)等。4.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案檢查和維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等信息，以便于跟蹤和管理。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保電子檔案的合理使用和信息安全。2.電子檔案的利用應(yīng)滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要，提高工作效率和決策科學(xué)性。3.電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，防止電子檔案的非法獲取、篡改和泄露。（二）利用方式1.電子檔案的利用方式主要包括查詢、借閱、復(fù)制等。2.查詢電子檔案時(shí)，利用者應(yīng)通過(guò)公司/組織的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，并按照系統(tǒng)提示的操作流程進(jìn)行操作。3.借閱電子檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱電子檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。4.復(fù)制電子檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制電子檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用權(quán)限與審批1.公司/組織應(yīng)根據(jù)電子檔案的密級(jí)和利用需求，設(shè)定不同的利用權(quán)限，明確哪些人員可以查詢、借閱、復(fù)制電子檔案以及相應(yīng)的審批流程。2.一般情況下，查閱電子檔案應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批；借閱、復(fù)制重要電子檔案或涉及機(jī)密的電子檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用審批記錄，詳細(xì)記錄利用者的姓名、部門、利用電子檔案的名稱、數(shù)量、用途、審批時(shí)間、審批人等信息，以便于跟蹤和管理。（四）利用登記與歸還1.利用者在查詢、借閱、復(fù)制電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用電子檔案的名稱、數(shù)量、用途、利用時(shí)間等信息。2.借閱電子檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.利用者歸還電子檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，確保歸還的電子檔案完整、無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究利用者的責(zé)任。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮電子檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，綜合評(píng)估電子檔案的重要性和必要性。3.鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織與程序1.公司/組織應(yīng)成立電子檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.電子檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)保管期滿的電子檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：檔案管理部門提出鑒定意見(jiàn)，列出需要鑒定的電子檔案清單。鑒定小組對(duì)清單中的電子檔案進(jìn)行逐一審查，綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，確定電子檔案的存毀意見(jiàn)。鑒定小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀要求1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行銷毀。2.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如物理銷毀、數(shù)據(jù)擦除等，確保電子檔案的信息無(wú)法