PAGE生產基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強生產基地檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產基地各部門及全體員工在生產經(jīng)營活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司生產基地在生產、技術、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司生產基地檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映生產基地各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理生產基地在各個環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.有效利用原則：積極開發(fā)利用檔案資源，為公司生產、經(jīng)營、管理提供有力支持。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善生產基地檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責生產基地檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司生產、經(jīng)營、管理提供檔案信息服務。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門在生產經(jīng)營活動中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，接受綜合管理部門的指導和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟悉檔案業(yè)務知識，不斷提高檔案管理水平和服務能力。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案安全。5.積極參與檔案信息化建設，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產技術類檔案：包括生產工藝文件、操作規(guī)程、技術圖紙、技術研發(fā)資料、質量檢驗報告等。2.設備管理類檔案：設備購置合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養(yǎng)記錄、設備維修檔案、設備報廢資料等。3.物資采購類檔案：采購合同、供應商資料、物資驗收記錄、物資庫存盤點記錄等。4.生產經(jīng)營類檔案：生產計劃、生產報表、銷售合同、市場調研報告、財務報表等。5.行政管理類檔案：公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、人事檔案、培訓資料等。6.安全環(huán)保類檔案：安全管理制度、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測報告、事故處理檔案等。7.其他類檔案：與生產基地有關的各類協(xié)議、合同、證書、榮譽等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應做到及時、準確，不得積壓、遺漏。對于重要文件和緊急事項形成的檔案，應在事件結束后一周內收集歸檔。3.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為一級類目、二級類目、三級類目等。例如：一級類目可分為生產技術、設備管理、物資采購等；二級類目在一級類目下進一步細分，如生產技術類下可分為工藝文件、操作規(guī)程等；三級類目再根據(jù)具體內容進行細化。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內容。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為30年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內具有重要參考價值的檔案。3.短期保管：保管期限為10年以下的檔案，主要是公司在日常生產經(jīng)營活動中形成的一般性檔案。（二）檔案庫房管理1.設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案應分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放。4.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案安全。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應與紙質檔案同步管理，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄密。（四）檔案鑒定與銷毀1.綜合管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員參加。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內容，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并實行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門在生產、經(jīng)營、管理等工作中需要查閱檔案的。2.公司員工因工作需要查閱本人人事檔案、培訓檔案等的。3.外單位因工作需要查閱公司生產基地相關檔案，經(jīng)公司領導批準的。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱檔案的內容和用途，經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。4.查閱檔案應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用登記1.綜合管理部門對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用效果等內容。2.檔案利用登記應定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出情況，檔案的整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時，數(shù)據(jù)應真實可靠，統(tǒng)計結果應作為檔案管理工作決策的依據(jù)。（二）檔案移交1.公司生產基地因機構調整、業(yè)務變更等原因，涉及檔案