PAGE局會議記錄規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范局內會議記錄工作，確保會議信息準確、完整、及時記錄，提高會議決策的科學性和執(zhí)行的有效性，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于局內各類會議，包括但不限于局務會、專題研討會、工作部署會、業(yè)務交流會等。（三）基本原則1.準確完整原則：會議記錄應如實記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內容、決議事項等，確保信息準確無誤、完整無缺。2.客觀公正原則：記錄人員應秉持客觀公正的態(tài)度，不偏不倚地記錄會議過程和各方觀點，不得加入個人主觀意見或評論。3.及時高效原則：會議記錄應在會議結束后及時整理完成，確保記錄內容的時效性，以便及時傳達會議精神和推動工作落實。二、會議記錄人員職責（一）記錄準備1.提前了解會議主題、議程安排，準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設備（經會議組織者同意）等。2.熟悉參會人員名單，確保記錄過程中能夠準確記錄發(fā)言人員。（二）現場記錄1.集中精力，認真傾聽會議內容，準確記錄會議發(fā)言要點、討論內容、決議事項等。2.對于重要發(fā)言，應盡量記錄原話；對于一般性發(fā)言，可進行摘要記錄，但要確保表達清晰、準確反映原意。3.記錄會議過程中的討論情況，包括不同觀點的交鋒、達成共識的過程等，必要時可記錄相關人員的表情、語氣等輔助信息。4.注意記錄會議中的重要數據、事例等，以便后續(xù)查閱和分析。（三）記錄整理1.會議結束后，及時對記錄內容進行整理，補充完善不完整的信息，核對記錄的準確性。2.按照規(guī)范的格式進行排版，使記錄內容清晰、易讀。3.將整理好的會議記錄發(fā)送給會議組織者審核，并根據審核意見進行修改。（四）存檔保管1.將審核通過的會議記錄進行分類存檔，建立電子和紙質檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。2.按照檔案管理規(guī)定，定期對會議記錄進行整理和保管，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。3.嚴格遵守檔案查閱制度，未經授權不得擅自查閱、復制會議記錄。三、會議記錄內容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：準確記錄會議的具體名稱，如“第X次局務會”“關于X問題的專題研討會”等。2.會議時間：記錄會議開始和結束的具體時間，精確到分鐘。3.會議地點：詳細記錄會議召開的地點，包括具體樓層、房間號等。4.參會人員：列出參會人員的姓名、職務，如有缺席人員，應注明缺席原因。（二）會議議程1.按照會議實際進行的順序，記錄各項議程的標題和主要內容。2.對于議程的討論情況和決議結果，應詳細記錄。（三）會議發(fā)言1.主持人發(fā)言：記錄主持人宣布會議開始、介紹會議目的、議程安排、參會人員等內容，以及主持人在會議過程中的引導發(fā)言和總結發(fā)言。2.參會人員發(fā)言：記錄每個發(fā)言人員的姓名、職務，以及發(fā)言的主要內容。發(fā)言內容應包括觀點闡述、分析論證、提出建議或意見等。對于重要發(fā)言，應逐字記錄原話；對于一般性發(fā)言，可進行概括性記錄，但要確保能夠準確反映發(fā)言者的核心觀點。記錄發(fā)言過程中的討論互動情況，如提問、答疑、辯論等環(huán)節(jié)，以及各方的觀點和態(tài)度。3.會議決議：明確記錄會議達成的決議事項，包括決議的具體內容、責任部門、完成時間等。對于決議事項的決策過程和依據，如有相關討論和說明，也應詳細記錄。（四）其他事項1.記錄會議過程中提出的重要問題、困難和解決方案，以及下一步工作的重點和方向。2.如有會議中涉及的文件、資料、數據等信息，應注明其名稱、來源和主要內容，并在記錄中適當引用或說明。3.記錄會議中的特殊情況或突發(fā)事件，以及處理方式和結果。四、會議記錄格式規(guī)范（一）頁面設置1.采用A4紙，頁邊距上下左右均為2.5厘米。2.頁眉頁腳：頁眉可設置為“局會議記錄”，頁腳可設置頁碼。（二）字體字號1.標題：一般采用二號黑體字，居中排列。2.正文：采用四號宋體字，行距為1.5倍行距。3.特殊內容標注：如重要發(fā)言、決議事項等，可采用加粗、下劃線等方式進行標注，但要保持格式統一。（三）段落格式1.每段開頭空兩格，段與段之間保持一定的間距，避免過于緊湊。2.對于會議議程、發(fā)言內容等不同部分，可采用不同的縮進方式或添加小標題進行區(qū)分，使記錄內容層次分明。（四）編號與列表1.對于會議決議事項、工作任務等，可采用編號或項目符號進行羅列，以便清晰展示和查閱。2.編號或項目符號應保持一致，按照邏輯順序排列。五、會議記錄審核與修改（一）審核流程1.會議記錄整理完成后，首先由記錄人員進行自我審核，檢查記錄內容的準確性、完整性和格式規(guī)范性。2.將審核后的會議記錄提交給會議組織者進行審核。會議組織者應重點審核記錄內容是否準確反映會議精神、決議事項是否明確、責任分工是否合理等。3.如會議組織者提出修改意見，記錄人員應及時進行修改，并再次提交審核，直至審核通過。（二）審核要點1.內容準確性：核對會議記錄中的信息是否與會議實際情況一致，包括發(fā)言內容、決議事項等，避免出現記錄錯誤或遺漏。2.表達清晰度：檢查記錄內容的表述是否清晰、流暢，是否能夠讓閱讀者準確理解會議的主要內容和決策結果。3.格式規(guī)范性：審核會議記錄的格式是否符合本制度要求，頁面設置、字體字號、段落格式等是否統一、規(guī)范。4.決議完整性：確保會議決議事項明確、責任清晰、時間節(jié)點合理，各項決議之間邏輯連貫，不存在矛盾或歧義。（三）修改要求1.記錄人員應按照審核意見認真修改會議記錄，修改過程中要注意保持記錄的原始風貌，不得隨意篡改或歪曲會議內容。2.對于修改的內容，應采用規(guī)范的修改符號進行標注，并在修改說明中注明修改原因和依據。3.修改完成后，應再次進行審核，確保修改后的會議記錄符合要求。六、會議記錄存檔與查閱（一）存檔方式1.電子存檔：將審核通過的會議記錄以電子文檔形式保存，按照年度、會議類型等進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構和文件名命名規(guī)則，便于查找和管理。2.紙質存檔：同時打印會議記錄紙質版，裝訂成冊，按照檔案管理要求進行編號、編目，存入專門的檔案柜中。（二）存檔期限1.一般會議記錄的存檔期限為[X]年，重要會議記錄、涉及重大決策或長期工作安排的會議記錄應長期存檔。2.存檔期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進行處理，但對于具有歷史價值或法律意義的會議記錄，應另行妥善保管。（三）查閱規(guī)定1.本局內部人員因工作需要查閱會議記錄的，應填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時間、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或人員如需查閱本局會議記錄，應按照相關法律法規(guī)和規(guī)定，履行正式的查閱手續(xù)，經局領導批準后方可查閱。查閱過程中應安排專人陪同，查閱人員不得擅自復制、摘抄會議記錄內容。3.