PAGE工廠樣品封存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強工廠樣品管理，確保樣品的真實性、完整性和可追溯性，保障公司產(chǎn)品質量及相關權益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于工廠內涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、檢驗、銷售及售后服務等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類樣品的封存管理。（三）基本原則1.合法性原則：樣品封存管理應嚴格遵守國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.真實性原則：所封存樣品應如實反映產(chǎn)品的原始狀態(tài)，不得進行任何偽造或篡改。3.完整性原則：確保封存樣品的包裝、標識、數(shù)量等信息完整無缺。4.可追溯性原則：能夠清晰記錄樣品的來源、流轉過程及最終處置情況。二、樣品封存的職責分工（一）研發(fā)部門1.在產(chǎn)品研發(fā)過程中，負責確定需封存的樣品，并明確其技術參數(shù)、性能指標等詳細信息。2.填寫樣品封存申請單，注明樣品用途、保存期限等內容，提交至樣品管理部門。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)研發(fā)部門要求及生產(chǎn)實際情況，負責提供用于封存的合格樣品。2.在樣品交付前，確保樣品質量符合相關標準，并對樣品進行妥善包裝和標識。（三）質量檢驗部門1.對擬封存的樣品進行質量檢驗，確認其符合質量標準后方可同意封存。2.在樣品封存過程中，負責監(jiān)督樣品的包裝、標識等操作是否規(guī)范。（四）樣品管理部門1.負責建立樣品封存檔案，對樣品進行統(tǒng)一編號、登記和存儲管理。2.按照規(guī)定的保存期限對樣品進行妥善保管，確保樣品安全無損。3.根據(jù)相關部門需求，及時提供樣品查閱、調用等服務。（五）其他部門涉及樣品封存相關工作的其他部門，應按照本制度要求，配合完成各自職責范圍內的樣品封存管理工作。三、樣品封存的流程（一）樣品申請1.研發(fā)部門根據(jù)產(chǎn)品研發(fā)、質量追溯等需求，填寫《樣品封存申請單》，詳細說明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、用途、預計保存期限等信息。2.將申請單提交至質量檢驗部門進行審核。（二）樣品檢驗1.質量檢驗部門收到申請單后，安排專人對擬封存樣品進行質量檢驗。2.檢驗人員依據(jù)產(chǎn)品質量標準及相關檢驗規(guī)范，對樣品的外觀、尺寸、性能、功能等進行全面檢驗。3.檢驗合格后，在申請單上簽署檢驗意見，并加蓋質量檢驗專用章。（三）樣品包裝與標識1.生產(chǎn)部門根據(jù)質量檢驗合格的樣品，按照規(guī)定的包裝要求進行包裝。2.包裝材料應確保能夠有效保護樣品，防止在保存過程中受到損壞、污染等。3.在樣品包裝上清晰標注樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、保存期限、警示標識等信息。（四）樣品封存1.樣品包裝完成后，由樣品管理部門安排專人負責封存。2.封存方式可根據(jù)樣品特性選擇適當?shù)姆椒?，如采用密封容器、加封條、使用專用封存設備等。3.在封存過程中，應確保封存措施牢固可靠，防止樣品被擅自開啟或更換。（五）樣品入庫1.封存后的樣品由樣品管理部門及時辦理入庫手續(xù)，將樣品存放至指定的樣品庫。2.樣品庫應具備適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風等，以保證樣品質量不受影響。3.樣品管理人員按照樣品編號順序，將樣品整齊擺放，并做好庫存記錄。（六）樣品檔案建立1.樣品管理部門在樣品入庫后，負責建立樣品封存檔案。2.檔案內容應包括樣品封存申請單、質量檢驗報告、樣品包裝標識照片、樣品入庫記錄、樣品流轉記錄等相關資料。3.檔案應按照類別、時間順序進行整理歸檔，便于查閱和管理。四、樣品的保存與管理（一）保存環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性和保存期限，設置適宜的保存環(huán)境。2.對于易受潮、易氧化、易變質的樣品，應采取防潮、防氧化、防變質等措施，如密封包裝、置于干燥通風處、使用干燥劑、控制溫濕度等。3.對于有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆、有毒有害等，應按照相關安全規(guī)定進行單獨存放，并設置明顯的警示標識。（二）定期檢查1.樣品管理部門應定期對樣品進行檢查，檢查周期根據(jù)樣品特性和保存期限確定，一般為每月或每季度檢查一次。2.檢查內容包括樣品的外觀狀況、包裝完整性、標識清晰度、存儲環(huán)境條件等。3.如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質、標識模糊等異常情況，應及時記錄并報告相關部門，采取相應的處理措施。（三）庫存盤點1.每年定期對樣品庫進行庫存盤點，確保賬物相符。2.盤點過程中，應詳細核對樣品的編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、保存期限等信息。3.對于盤盈、盤虧的樣品，應查明原因，及時調整庫存記錄，并按照規(guī)定進行處理。（四）樣品標識管理1.樣品標識應清晰、準確、牢固，能夠長期保持。2.標識內容應包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、保存期限、警示標識等必要信息。3.如樣品標識出現(xiàn)損壞、褪色、模糊等情況，應及時更換或重新標注。（五）樣品存儲安全管理1.樣品庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備、通風設備等，確保存儲安全。2.樣品管理人員應熟悉安全操作規(guī)程，嚴格遵守安全管理制度，防止發(fā)生安全事故。3.對于涉及危險化學品的樣品，應按照危險化學品管理規(guī)定進行存儲和管理，確保人員和環(huán)境安全。五、樣品的查閱與調用（一）查閱權限與流程1.公司內部各部門因工作需要查閱樣品封存檔案時，應填寫《樣品查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、預計查閱時間等信息。2.將申請表提交至樣品管理部門負責人審批。3.樣品管理部門負責人根據(jù)申請內容進行審核，批準后方可允許查閱。4.查閱人員應在樣品管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將樣品檔案帶出或復印。5.查閱完成后，查閱人員應在《樣品查閱登記表》上簽字確認，歸還樣品檔案。（二）調用權限與流程1.因產(chǎn)品質量追溯、客戶投訴處理、市場抽檢等原因需要調用樣品時，應填寫《樣品調用申請表》，詳細說明調用樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調用原因、預計歸還時間等信息。2.將申請表提交至樣品管理部門負責人審批。3.樣品管理部門負責人根據(jù)申請情況進行評估，如涉及重要樣品或可能影響產(chǎn)品質量追溯等情況，應報公司主管領導審批。4.批準后，樣品管理部門安排專人負責辦理樣品出庫手續(xù)，并與調用人員進行樣品交接。5.調用人員應妥善保管樣品，按照規(guī)定的用途使用，不得擅自更改樣品狀態(tài)或挪作他用。6.使用完畢后，調用人員應及時將樣品歸還樣品管理部門，并辦理歸還手續(xù)。樣品管理人員應對歸還樣品進行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員責任。六、樣品的處置（一）到期處置1.對于超過保存期限的樣品，樣品管理部門應提前通知相關部門。2.根據(jù)樣品的性質和相關規(guī)定，確定處置方式，如報廢、銷毀、回收利用等。3.對于需報廢或銷毀的樣品，應填寫《樣品處置申請表》，詳細說明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息。4.將申請表提交至公司主管領導審批。5.批準后，由樣品管理部門組織實施處置工作，并做好處置記錄。處置記錄應包括處置時間、地點、處置方式、參與人員等信息。（二）其他處置1.在產(chǎn)品研發(fā)成功、生產(chǎn)工藝變更、質量改進等情況下，如原封存樣品已不再具有保存價值，可按照到期處置流程進行處置。2.因公司重組、破產(chǎn)、停產(chǎn)等原因，需要對樣品進行集中處置時，應制定詳細的處置方案，確保樣品處置符合法律法規(guī)及公司規(guī)定要求。3.在樣品處置過程中，如涉及危險廢物的處置，應按照國家危險廢物管理規(guī)定，委托有資質的單位進行處理，并確保處置過程環(huán)保合規(guī)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部設立樣品封存管理監(jiān)督小組，定期對樣品封存管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括樣品封存流程的執(zhí)行情況、樣品保存與管理狀況、樣品查閱與調用記錄、樣品處置情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立樣品封存管理考核制度，將樣品封存管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.考核指標包括樣品封存申請的及時性、樣品檢驗的準確性、樣品包裝與標識的規(guī)范性、樣品保存與管理的有效性、樣品查閱與調用的合規(guī)性、樣品處置的合理性等。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門