PAGE信訪資料規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司信訪資料的管理，確保信訪工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高信訪工作效率和質(zhì)量，維護(hù)公司的穩(wěn)定和正常運(yùn)營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在處理信訪事項(xiàng)過程中所涉及的資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)信訪工作規(guī)定，確保信訪資料管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：信訪資料應(yīng)如實(shí)反映信訪事項(xiàng)的全貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)可靠。3.及時(shí)歸檔原則：信訪事項(xiàng)處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，便于查詢和追溯。4.保密安全原則：對涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪資料，要嚴(yán)格保密，確保信息安全。二、信訪資料的分類與范圍（一）來信資料1.群眾或其他組織寄給公司的各類信件，包括紙質(zhì)信件、電子郵件等。2.信件所附的相關(guān)材料，如申訴書、意見書、證明文件等。（二）來訪資料1.群眾或其他組織到公司來訪時(shí)提交的書面材料，如信訪登記表、訴求書等。2.來訪過程中的談話記錄、錄音、錄像等資料（經(jīng)來訪者同意后留存）。（三）電話信訪資料1.通過電話方式反映問題的記錄，包括來電時(shí)間、來電人信息、反映內(nèi)容等。2.電話溝通中的重要內(nèi)容摘要。（四）網(wǎng)絡(luò)信訪資料1.在公司官方網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)渠道上收到的信訪留言、投訴舉報(bào)等信息。2.對網(wǎng)絡(luò)信訪的回復(fù)、處理記錄等。（五）信訪處理過程資料1.信訪受理、交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦等環(huán)節(jié)形成的文件、記錄。2.調(diào)查核實(shí)信訪事項(xiàng)過程中獲取的證據(jù)材料、調(diào)查報(bào)告等。3.對信訪事項(xiàng)的處理意見、答復(fù)文件等。（六）信訪反饋資料1.信訪人對處理結(jié)果的反饋意見，包括滿意程度、后續(xù)訴求等。2.對信訪反饋意見的跟蹤處理記錄。三、信訪資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門及員工在收到信訪資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并注明收到時(shí)間、信訪人信息、信訪渠道、反映內(nèi)容等關(guān)鍵要素。2.對于通過多種渠道收到的同一信訪事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行合并整理，確保資料的完整性。3.收集過程中要注意保護(hù)信訪資料的原始性，不得擅自修改、涂抹或丟失。（二）整理流程1.對收集到的信訪資料進(jìn)行分類，按照信訪事項(xiàng)的性質(zhì)、處理階段等進(jìn)行歸類。2.對資料進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+流水號的方式。3.去除資料中的無關(guān)信息，如重復(fù)的頁面、空白頁等，對內(nèi)容進(jìn)行清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)注和摘要。4.將整理好的信訪資料按照順序排列，形成有序的資料集合。四、信訪資料的登記與保管（一）登記制度1.建立信訪資料登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄信訪資料的收文日期、文號、信訪人姓名、聯(lián)系方式、信訪內(nèi)容、處理情況等信息。2.登記臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對重要信訪資料的登記，應(yīng)進(jìn)行雙人核對，防止登記錯(cuò)誤。（二）保管方式1.設(shè)立專門的信訪資料檔案室或檔案柜，用于存放信訪資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.信訪資料應(yīng)按照類別、年份、編號等順序進(jìn)行存放，便于查找和調(diào)閱。3.對于電子信訪資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子資料進(jìn)行分類、索引和加密管理。（三）保管期限1.一般信訪資料的保管期限為[X]年，自信訪事項(xiàng)處理完畢之日起計(jì)算。2.涉及重大決策、重要事件、群體性事件等的信訪資料，應(yīng)長期保管。3.保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、信訪資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱信訪資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪資料，未經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱信訪資料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司信訪工作主管部門審核同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱信訪資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室管理人員簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的信訪資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、遺失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。（三）查閱與借閱記錄1.建立信訪資料查閱與借閱登記冊，詳細(xì)記錄查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、資料名稱、查閱或借閱用途等信息。2.查閱與借閱登記冊應(yīng)定期整理歸檔，作為信訪資料管理的重要記錄。六、信訪資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.在處理信訪資料過程中，工作人員應(yīng)妥善保管資料載體，不得隨意丟棄或泄露。3.對電子信訪資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等。2.定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保信訪資料的安全。七、信訪資料的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)要求1.定期對信訪資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成信訪工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括信訪總量、信訪渠道分布、信訪事項(xiàng)類型、處理結(jié)果等內(nèi)容。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）分析方法1.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析方法，對信訪資料進(jìn)行深入分析，找出信訪工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，以及信訪事項(xiàng)的變化趨勢。2.通過對比分析不同時(shí)期、不同部門的信訪數(shù)據(jù)，評估信訪工作成效，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)信訪資料統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，制定針對性的信訪工作措施，改進(jìn)工作方法，提高信訪工作質(zhì)量。2.將信訪工作統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果納入公司績效考核體系，對信訪工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力的進(jìn)行督促整改。八、信訪資料的銷毀（一）銷毀條件1.信訪資料保管期限屆滿，且經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е滦旁L資料損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)公司相關(guān)部門核實(shí)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案室管理人員提出信訪資料銷毀清單，注明資料名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，報(bào)公司信訪工作主管部門審核。2.公司信訪工作主管部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員會(huì)同公司紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記