PAGE設(shè)備備品備件財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司設(shè)備備品備件的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范備品備件的采購(gòu)、庫(kù)存、使用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)核算，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及設(shè)備備品備件管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保備品備件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)核算要準(zhǔn)確反映備品備件的采購(gòu)、庫(kù)存、消耗等情況，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.效益性原則：在保證設(shè)備正常運(yùn)行的前提下，合理控制備品備件成本，提高資金使用效益。4.歸口管理原則：明確各部門(mén)在備品備件管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保管理工作的有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)設(shè)備運(yùn)行情況和維修需求，編制備品備件采購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)備品備件的采購(gòu)工作，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。3.及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保備品備件按時(shí)到貨。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)備品備件的驗(yàn)收入庫(kù)工作，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，辦理入庫(kù)手續(xù)。2.建立備品備件庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件保管備品備件，做好防潮、防銹、防火等工作。4.根據(jù)審批后的領(lǐng)用單發(fā)放備品備件，辦理出庫(kù)手續(xù)。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)設(shè)備實(shí)際運(yùn)行情況，提出備品備件的需求申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)備品備件的領(lǐng)用和使用，做好使用記錄。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定備品備件財(cái)務(wù)管理制度和核算辦法。2.審核備品備件采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等，控制采購(gòu)資金支出。3.進(jìn)行備品備件的賬務(wù)處理，準(zhǔn)確核算采購(gòu)成本、庫(kù)存成本和使用成本。4.定期對(duì)備品備件的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)建議。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和分析，結(jié)合設(shè)備維修歷史數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)備品備件的需求，并填寫(xiě)《備品備件需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、所需備品備件名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各使用部門(mén)提交的需求申請(qǐng)表，結(jié)合設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃和庫(kù)存情況，匯總編制年度、季度和月度備品備件采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。2.在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同草本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同中的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算周期等內(nèi)容，確保合同符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同條款做好資金支付計(jì)劃安排。（四）采購(gòu)資金支付1.備品備件采購(gòu)資金支付應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和結(jié)算周期進(jìn)行。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在收到供應(yīng)商發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)證明文件，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)證明文件無(wú)誤后，按照公司資金審批流程進(jìn)行付款。付款時(shí)，應(yīng)確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性，防止出現(xiàn)資金風(fēng)險(xiǎn)。四、庫(kù)存管理（一）驗(yàn)收入庫(kù)1.備品備件到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)備品備件的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的備品備件，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《入庫(kù)單》，注明入庫(kù)日期、設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.驗(yàn)收不合格的備品備件，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（二）庫(kù)存臺(tái)賬建立1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立備品備件庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備品備件的出入庫(kù)情況。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)包括設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)日期、出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量等信息。2.庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)每月對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。（三）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)備品備件的特性和要求，選擇合適的存儲(chǔ)方式和保管條件。對(duì)于易受潮、生銹、變質(zhì)的備品備件，應(yīng)采取防潮、防銹、防腐等措施。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保備品備件的存放安全。同時(shí)，應(yīng)建立防火、防盜、防蟲(chóng)等安全管理制度，防止備品備件損壞或丟失。（四）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.公司應(yīng)定期組織備品備件庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)牽頭，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員共同進(jìn)行。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存實(shí)物與庫(kù)存臺(tái)賬記錄，確保賬實(shí)相符。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈或盤(pán)虧情況，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。五、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門(mén)因設(shè)備維修等原因需要領(lǐng)用備品備件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《備品備件領(lǐng)用單》，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、領(lǐng)用備品備件名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.《備品備件領(lǐng)用單》應(yīng)經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。（二）領(lǐng)用審批1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到《備品備件領(lǐng)用單》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括領(lǐng)用單填寫(xiě)是否完整、領(lǐng)用數(shù)量是否合理、領(lǐng)用原因是否屬實(shí)等。2.對(duì)于金額較大或重要的備品備件領(lǐng)用，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)報(bào)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)放。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的《備品備件領(lǐng)用單》發(fā)放備品備件，并辦理出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交使用部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。六、核算管理（一）采購(gòu)成本核算1.備品備件采購(gòu)成本包括購(gòu)買(mǎi)價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于采購(gòu)成本的費(fèi)用。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的采購(gòu)成本進(jìn)行核算，確保采購(gòu)成本的準(zhǔn)確計(jì)量。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的折扣、返利等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行沖減采購(gòu)成本處理。（二）庫(kù)存成本核算1.備品備件庫(kù)存成本采用加權(quán)平均法進(jìn)行核算。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存臺(tái)賬記錄，定期計(jì)算庫(kù)存?zhèn)淦穫浼募訖?quán)平均成本。2.庫(kù)存成本核算應(yīng)包括采購(gòu)成本、入庫(kù)前的挑選整理費(fèi)用、運(yùn)輸途中的合理?yè)p耗等。對(duì)于庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈或盤(pán)虧，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存成本。（三）使用成本核算1.備品備件使用成本應(yīng)按照實(shí)際領(lǐng)用情況進(jìn)行核算。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單記錄，將領(lǐng)用的備品備件成本計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用科目。2.使用部門(mén)應(yīng)將備品備件的使用情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)，以便財(cái)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)確核算使用成本。（四）財(cái)務(wù)報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期編制備品備件財(cái)務(wù)報(bào)表，包括庫(kù)存明細(xì)表、采購(gòu)情況表、領(lǐng)用情況表等。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映備品備件的財(cái)務(wù)狀況和變動(dòng)情況。2.備品備件財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司管理層、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等，為公司決策提供財(cái)務(wù)信息支持。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備品備件財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確、合規(guī)。2.通過(guò)審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保公司備品備件管理工作規(guī)范有序。（二）定期檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備品備件的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行檢查，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)物是否相符，采購(gòu)成本、庫(kù)存成本和使用成本核算是否準(zhǔn)確等。2.采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備品備件管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處