PAGE工程材料采購財務制度一、總則（一）目的為加強公司工程材料采購財務管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司資金安全，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程材料采購項目，包括新建工程、改建工程、擴建工程等涉及的各類材料采購。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.準確性原則：財務數據記錄準確、完整，如實反映采購業(yè)務的經濟實質。3.及時性原則：及時處理采購財務事項，確保資金支付及時、結算準確，不影響工程進度。4.效益性原則：在保證材料質量和工程需求的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購預算管理（一）預算編制1.工程部門應根據工程設計圖紙、施工計劃等，詳細核算所需材料的品種、規(guī)格、數量等，編制工程材料采購預算草案。2.采購預算草案應包括材料名稱、規(guī)格型號、預計采購數量、單價、總價、采購時間等明細內容，并附必要的說明和依據。3.財務部門參與采購預算草案的編制，從財務角度對預算的合理性、資金可行性等進行審核，提出意見和建議。4.采購預算草案經工程部門負責人、財務部門負責人審核后，報公司管理層審批。審批通過后的采購預算作為控制采購支出的依據。（二）預算執(zhí)行1.采購部門嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因工程變更等特殊原因需要調整采購預算，應按規(guī)定程序重新申報審批。2.財務部門根據采購預算安排資金，對采購付款進行嚴格審核，確保付款金額不超過預算額度。3.建立采購預算執(zhí)行跟蹤機制，工程部門、采購部門和財務部門定期核對預算執(zhí)行情況，及時發(fā)現并解決預算執(zhí)行過程中出現的問題。（三）預算調整1.當出現以下情況時，可對采購預算進行調整：工程設計變更導致材料需求發(fā)生變化；市場價格波動較大，原預算價格已明顯偏離實際市場價格；其他不可預見的因素影響采購預算的執(zhí)行。2.預算調整申請由工程部門提出，詳細說明調整原因、調整內容及對預算執(zhí)行的影響等。3.采購部門和財務部門對調整申請進行審核，提出審核意見。4.預算調整申請經公司管理層審批后執(zhí)行。調整后的采購預算應及時通知相關部門，作為后續(xù)采購活動的依據。三）采購流程管理（一）采購申請1.工程部門根據工程進度和實際需求，填寫工程材料采購申請表。申請表應注明材料名稱、規(guī)格型號、數量、需求時間、用途等詳細信息，并經部門負責人簽字確認。2.采購申請表提交給采購部門，采購部門對申請材料進行初步審核，核實需求的合理性和準確性。（二）供應商選擇與采購合同簽訂1.采購部門根據采購申請表的要求，通過多種渠道選擇合格的供應商。選擇供應商時應考慮其信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。2.采購部門與選定的供應商進行談判，就材料價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款達成一致后，簽訂采購合同。3.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體。合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交給財務部門進行審核，財務部門重點審核付款方式、結算周期、違約責任等財務條款，提出修改意見。4.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應將合同副本及時送交財務部門備案。（三）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確材料的具體規(guī)格、數量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（四）材料驗收與入庫1.材料到貨前，采購部門應通知工程部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備。2.材料到貨時，由質量檢驗部門按照合同約定的質量標準進行檢驗，檢驗合格的材料辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的材料，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。3.倉庫管理人員根據驗收結果填寫入庫單，入庫單應注明材料名稱、規(guī)格型號、數量、供應商名稱等信息，并經驗收人員、倉庫管理人員簽字確認。入庫單一式多聯，分別送交采購部門、財務部門等相關部門。（五）采購付款1.采購付款申請由采購部門根據合同約定和入庫情況提出，填寫付款申請表，并附上采購合同、入庫單、發(fā)票等相關憑證。2.采購部門負責人對付款申請進行審核，確認付款事項的真實性、準確性和合規(guī)性。3.財務部門對付款申請及相關憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，付款金額是否與合同約定一致，是否符合公司資金支付規(guī)定等。審核無誤后，報財務負責人審批。4.財務負責人根據公司資金狀況和審批權限進行審批。審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。5.對于采用預付款方式的采購業(yè)務，財務部門應嚴格控制預付款比例和金額，在供應商履行合同義務后，按照合同約定及時結算余款。四、采購成本控制（一）價格控制1.采購部門應定期收集市場價格信息，分析價格走勢，建立供應商價格檔案。2.在采購過程中，采購人員應充分利用價格信息，與供應商進行談判，爭取合理的采購價格。對于金額較大的采購項目，可采用招標、詢價等方式確定最優(yōu)采購價格。3.財務部門參與采購價格的審核和監(jiān)督，對價格異常波動的采購業(yè)務進行重點關注，分析原因，提出控制措施。（二）成本核算與分析1.財務部門應建立工程材料采購成本核算體系，對采購成本進行準確核算。采購成本包括材料價款、運輸費、裝卸費、保險費、稅費等直接成本以及采購過程中發(fā)生的其他間接成本。2.定期對采購成本進行分析，對比實際采購成本與預算成本、歷史采購成本等，找出成本變動的原因和存在的問題。3.根據成本分析結果，提出降低采購成本建議和措施，如優(yōu)化采購渠道、調整采購批量、加強供應商管理等，為公司采購決策提供依據。（三）費用控制1.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如差旅費、業(yè)務招待費等。采購人員應按照公司費用報銷制度的規(guī)定，辦理費用報銷手續(xù)。2.對于采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費等，應根據合同約定和實際發(fā)生情況進行審核，確保費用支出合理、合規(guī)。五、財務風險管理（一）供應商信用風險1.建立供應商信用評估機制，采購部門定期對供應商的信用狀況進行評估，評估內容包括供應商的經營狀況、財務狀況、信譽記錄、合同履行情況等。2.根據供應商信用評估結果，將供應商分為不同信用等級，對信用等級較低的供應商采取相應的風險控制措施，如增加預付款審查力度、縮短付款周期、加強合同執(zhí)行監(jiān)督等。3.關注供應商的經營變化情況，如出現重大經營問題、財務危機等可能影響合同履行的情況，及時調整采購策略，降低信用風險。（二）價格波動風險1.對于價格波動較大的材料，采購部門應與供應商協商簽訂價格調整條款，如約定價格調整的條件和方式等。2.建立價格預警機制，財務部門和采購部門密切關注市場價格動態(tài)，當價格波動達到一定幅度時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的應對措施，如調整采購計劃、提前采購、套期保值等，降低價格波動對采購成本的影響。（三）資金支付風險1.加強資金支付管理，嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款。在付款前，對供應商的履約情況進行核實，確保供應商已履行合同義務。2.合理安排資金，避免因資金短缺導致逾期付款或違約。對于大額采購付款，應提前做好資金預算和資金籌集工作。3.建立資金支付風險應急預案，當出現資金支付困難或其他突發(fā)情況時，及時采取措施，如與供應商協商調整付款計劃、尋求銀行貸款支持等，降低資金支付風險對公司信譽和業(yè)務的影響。六、財務監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.財務部門定期對工程材料采購業(yè)務進行財務檢查，檢查內容包括采購預算執(zhí)行情況、采購合同執(zhí)行情況、采購付款情況、成本核算情況等。2.檢查采購業(yè)務相關憑證、賬簿、報表等資料的真實性、完整性和準確性，發(fā)現問題及時督促整改。3.建立采購業(yè)務內部審計制度，定期對采購業(yè)務進行內部審計。審計部門應重點審查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、財務風險管理措施的有效性等，提出審計意見和建議，促進采購業(yè)務規(guī)范運作。（二）外部審計監(jiān)督1.配合公司外部審計機構對工程材料采購業(yè)務進行審計，提供相關資料和信息，積極協助審計工作。2.根據外部審計意見，及時整改存在的問題，完善采購財務管理制度和流程。七、信息管理與溝通（一）采購信息系統建設1.建立完善的工程材料采購信息系統，實現采購申請、供應商管理、采購合同簽訂、采購訂單下達、材料驗收、入庫、付款等業(yè)務流程的信息化管理。2.采購信息系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析等功能，為采購決策、財務管理等提供及時、準確的信息支持。（二）信息溝通與共享1.工程部門、采購部門、財務部門等相關部門應建立有效的信息溝通機制，定期召開采購業(yè)務協調會，及時溝通采購業(yè)務進展情況、存在的問題及解決方案。溝通的信息包括采