PAGE衛(wèi)生院文秘工作制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院文秘工作的規(guī)范化、制度化建設，提高文秘工作效率和質量，確保衛(wèi)生院各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體文秘工作人員及涉及文秘工作相關的部門和人員。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文秘工作所涉及的文件、資料、信息等必須準確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標準及衛(wèi)生院內部規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：及時處理各類文件、信息，確保工作不延誤，高效完成各項文秘任務，為衛(wèi)生院決策和日常運轉提供有力支持。3.保密安全原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，妥善保管各類文件資料，防止信息泄露，確保衛(wèi)生院機密安全。4.服務至上原則：以服務衛(wèi)生院整體工作為宗旨，積極主動為各部門提供優(yōu)質的文秘服務，滿足工作需求。二、文件管理（一）文件的收發(fā)1.收文衛(wèi)生院設立專門的文件收發(fā)崗位，負責接收各類來文。對收到的文件要進行詳細登記，包括文件名稱、文號、發(fā)文機關、日期、份數(shù)等信息。對緊急文件要立即呈送衛(wèi)生院領導或相關部門負責人，并做好交接記錄；對一般性文件，按照文件內容和性質進行分類整理，及時送相關人員閱辦。2.發(fā)文各部門需要發(fā)文時，應填寫發(fā)文審批單，詳細注明發(fā)文事由、主送單位、抄送單位、文件內容等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，交文秘部門。文秘部門對發(fā)文審批單及文件內容進行審核，確保文件表述準確、格式規(guī)范、符合法律法規(guī)和衛(wèi)生院政策要求。審核通過后，按照發(fā)文流程進行編號、排版、印制、蓋章等操作。發(fā)文完成后，文秘人員要及時將文件送達主送單位和抄送單位，并做好發(fā)文登記，記錄發(fā)文日期、文號、文件去向等信息。（二）文件的傳閱1.對于需要傳閱的文件，文秘人員要根據(jù)文件內容確定傳閱范圍和順序。一般按照領導職務高低、工作相關性等原則進行傳閱。2.建立文件傳閱登記制度，詳細記錄文件傳閱時間、傳閱人姓名、意見等信息。傳閱過程中，傳閱人要及時閱讀文件，并簽署個人意見，如有需要可提出批示建議。3.傳閱完畢的文件，文秘人員要及時收回，檢查文件是否完整，如有破損、丟失等情況要及時查明原因并報告處理。對有批示意見的文件，要按照批示要求及時進行跟蹤落實，并將處理結果反饋給相關領導。（三）文件的歸檔與保管1.文件辦理完畢后，文秘人員要及時進行歸檔整理。按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類編號，編制歸檔目錄，便于查找和管理。2.衛(wèi)生院設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保文件檔案的安全保存。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)相關領導批準后，在文秘人員陪同下到檔案室查閱。借閱人不得擅自涂改、轉借、復印檔案，借閱完畢后要及時歸還。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和銷毀，銷毀檔案要嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性。三、會議管理（一）會議組織1.根據(jù)衛(wèi)生院工作需要，由相關部門或領導提出會議申請，填寫會議申請表，注明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。2.文秘部門負責對會議申請進行審核，根據(jù)會議規(guī)模、重要程度等合理安排會議場地、通知參會人員等。對于重要會議，要提前做好會議資料準備、設備調試、會議服務等工作。3.會議通知應提前送達參會人員，通知內容要明確會議的各項信息，確保參會人員按時參加會議。對于不能參會的人員，要提前請假并說明原因。（二）會議記錄1.文秘人員負責會議記錄工作，記錄要準確、完整、清晰。記錄內容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言要點、決議事項等。2.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄方式，記錄完成后要及時整理，對會議決議事項要明確責任人和完成時間，形成會議紀要初稿。3.會議紀要初稿經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員征求意見，如有修改意見及時進行調整。最終形成的會議紀要要經(jīng)領導簽發(fā)后，印發(fā)給相關部門和人員，并作為工作落實和檢查的依據(jù)。（三）會議文件與資料管理1.會議過程中產生的各類文件、資料，如會議議程、發(fā)言稿、匯報材料等，文秘人員要及時收集整理，按照文件管理要求進行歸檔保存。2.對于會議中發(fā)放的資料，要做好發(fā)放登記，記錄發(fā)放時間、發(fā)放對象、資料名稱等信息，確保資料發(fā)放的準確性和完整性。3.定期對會議文件資料進行清理，對已無保存價值的文件資料，按照規(guī)定進行銷毀處理。四、信息管理（一）信息收集與整理1.建立信息收集渠道，文秘人員要主動關注國家衛(wèi)生政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、衛(wèi)生院內部工作進展等信息，通過網(wǎng)絡、報紙、雜志、內部工作匯報等多種方式收集相關信息。2.各部門要及時向文秘部門報送本部門的工作信息，包括工作進展、經(jīng)驗做法、存在問題等。文秘人員要對收集到的信息進行篩選、分類、整理，提取有價值的信息內容。3.定期對信息進行匯總分析，形成信息簡報或專題報告，為衛(wèi)生院領導決策提供參考依據(jù)。（二）信息發(fā)布與共享1.衛(wèi)生院內部信息發(fā)布平臺由文秘部門負責管理維護，確保信息發(fā)布的及時性、準確性和安全性。2.根據(jù)信息內容和性質，確定信息發(fā)布范圍和方式，重要信息經(jīng)領導審核后發(fā)布，一般性信息經(jīng)相關部門負責人審核后發(fā)布。3.建立信息共享機制，促進衛(wèi)生院內部各部門之間的信息交流與溝通。對于涉及多個部門的工作信息，要及時在相關部門之間共享，避免信息孤島現(xiàn)象。（三）信息安全管理1.嚴格遵守國家信息安全法律法規(guī)，加強衛(wèi)生院信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡攻擊。2.對涉及衛(wèi)生院機密的信息，要進行加密處理，并嚴格限制訪問權限。文秘人員要妥善保管個人賬號密碼，不得隨意透露給他人。3.定期對衛(wèi)生院信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患問題。同時，制定信息安全應急預案，確保在信息安全事件發(fā)生時能夠迅速采取措施，降低損失。五、印章管理（一）印章種類與保管1.衛(wèi)生院印章主要包括公章、財務專用章、法人章等。印章由文秘部門指定專人負責保管，保管人員要具備高度的責任心和保密意識。2.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，實行雙人保管制度，確保印章存放安全。（二）印章使用1.印章使用必須嚴格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用事由、用印文件名稱、用印時間等信息，經(jīng)相關領導簽字批準后，方可使用印章。2.印章使用過程中，保管人員要認真核對用印文件內容，確保用印準確無誤。用印后要及時登記用印情況，記錄用印時間、文件名稱、用印人等信息。3.嚴禁在空白紙張、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要提前蓋章的，須經(jīng)相關領導批準，并做好登記備案，嚴格控制蓋章后的使用范圍。（三）印章的停用與銷毀1.因機構變動、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，文秘部門要及時發(fā)布印章停用通知，并收回停用印章。2.對停用的印章要進行妥善保管，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀印章要填寫印章銷毀申請表，經(jīng)相關領導批準后，在指定地點由專人監(jiān)督銷毀，并做好銷毀記錄。六、保密工作（一）保密制度1.制定衛(wèi)生院保密工作制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容，全體員工要嚴格遵守保密制度規(guī)定。2.對涉及衛(wèi)生院機密的文件資料、會議內容、醫(yī)療信息、財務數(shù)據(jù)等要嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露給任何單位和個人。（二）保密教育與培訓1.定期組織衛(wèi)生院員工進行保密教育與培訓活動，提高員工的保密意識和技能。培訓內容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密工作流程等。2.對新入職員工要進行保密知識培訓，使其了解衛(wèi)生院保密工作要求，并簽訂保密承諾書。（三）保密措施1.加強對辦公場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入涉密區(qū)域。2.對涉密文件資料要進行加密存儲和傳輸，使用加密軟件或專用存儲設備，確保信息安全。3.在處理涉密文件時，要在專門的涉密場所進行，嚴禁在連接外網(wǎng)的計算機上處理涉密信息。七、工作紀律與考核（一）工作紀律1.文秘人員要嚴格遵守工作時間，按時上下班，不得遲到早退。如有特殊情況需要請假，要按照衛(wèi)生院請假制度辦理請假手續(xù)。2.工作期間要保持良好的工作狀態(tài)，認真履行工作職責，不得擅自離崗、串崗、閑聊等。3.嚴格遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，保守秘密，不得利用工作之便謀取私利。（二）考核評價1.建立文秘人員考核評價制度，定期對文秘人員的工作表現(xiàn)進行考核評價?？己藘热莅üぷ鳂I(yè)績、工作態(tài)