PAGE衛(wèi)生院檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案資料由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存衛(wèi)生院在工作過(guò)程中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案資料的整理、分類和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管衛(wèi)生院各類檔案資料，確保檔案資料的安全和完整。3.建立健全檔案資料檢索系統(tǒng)，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料提出銷毀意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。8.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案資料管理工作。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案資料管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交本科室的檔案資料。3.配備兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的日常管理工作。4.嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，對(duì)本科室涉及的機(jī)密檔案資料妥善保管，防止泄露。5.積極配合綜合檔案室做好檔案資料的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案資料的分類與歸檔（一）檔案資料分類1.行政管理類：包括衛(wèi)生院的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括醫(yī)療文書、病歷檔案、護(hù)理記錄、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料等。3.預(yù)防保健類：包括預(yù)防接種記錄、傳染病報(bào)告與管理資料、健康教育資料、婦幼保健檔案等。4.藥品管理類：包括藥品采購(gòu)計(jì)劃、藥品出入庫(kù)記錄、藥品不良反應(yīng)報(bào)告等。5.設(shè)備管理類：包括設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、設(shè)備檔案等。6.科研教學(xué)類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、科研成果報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃與教案、教學(xué)評(píng)估資料等。7.其他類：包括衛(wèi)生院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等。（二）歸檔要求1.各科室應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料進(jìn)行整理、分類，按照歸檔范圍和保管期限的要求，編制檔案資料目錄，裝訂成冊(cè)后移交綜合檔案室。2.歸檔的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.檔案資料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。4.歸檔的檔案資料應(yīng)一式兩份，一份由綜合檔案室保管，一份由形成科室留存?zhèn)洳?。四、檔案資料的整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一文件的正件與附件、定稿與修改稿等應(yīng)放在一起。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：按照病歷檔案、醫(yī)療文書等分類進(jìn)行整理，病歷檔案應(yīng)按照住院病歷、門診病歷等分別整理，醫(yī)療文書應(yīng)按照診斷證明、處方箋等分類整理。3.預(yù)防保健類檔案：按照預(yù)防接種、傳染病管理等分類進(jìn)行整理，各類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。4.藥品管理類檔案：按照藥品采購(gòu)、出入庫(kù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，各類記錄應(yīng)按照時(shí)間順序排列。5.設(shè)備管理類檔案：按照設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、維修等環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，各類資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。6.科研教學(xué)類檔案：按照科研項(xiàng)目、教學(xué)活動(dòng)等分類進(jìn)行整理，各類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。7.其他類檔案：按照合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等分類進(jìn)行整理，各類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。（三）編目要求1.編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案資料編號(hào)應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編制，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案資料的內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。4.日期應(yīng)填寫檔案資料的形成日期。5.保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。6.密級(jí)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定確定，分為絕密、機(jī)密、秘密三種。五、檔案資料的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)分類存放，按照檔案資料的編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案資料的安全。4.嚴(yán)格遵守檔案資料借閱制度，防止檔案資料丟失、損壞和泄露。六、檔案資料的查閱與利用（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案資料的，可直接到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案資料的，須持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案資料查閱登記表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.利用檔案資料應(yīng)填寫《檔案資料利用登記表》，注明利用目的和利用方式。3.利用檔案資料形成的成果，如論文、報(bào)告等，應(yīng)注明資料來(lái)源。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和衛(wèi)生院檔案資料管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案資料的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定方法1.成立檔案資料鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組按照檔案資料的保管期限和價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐件鑒定。3.對(duì)鑒定為失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀審批表》，報(bào)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案資料銷毀前，應(yīng)進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案資料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案資料管理工作的實(shí)際情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析和研究，為檔案資料管理工作的決策提供依據(jù)。（二）移交