倉儲公司證照管理制度一、總則為加強倉儲公司證照管理，確保各類證照的合法取得、有效使用和妥善保管，保障公司的正常運營和合法權益，根據國家相關法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本制度。本制度所指的證照，是指公司依法取得的各類經營許可證書、資質證書、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等具有法律效力的證件和文件。二、證照管理職責（一）綜合管理部門職責綜合管理部門是公司證照的歸口管理部門，負責證照的統(tǒng)一申請、變更、年檢、注銷等手續(xù)的辦理；建立證照管理臺賬，對證照的基本信息、有效期、年檢情況等進行詳細記錄；負責證照的日常保管和借閱管理，確保證照的安全和完整。（二）相關業(yè)務部門職責相關業(yè)務部門負責提供辦理證照所需的資料和信息，協(xié)助綜合管理部門完成證照的申請、變更、年檢等工作；在業(yè)務活動中，按照規(guī)定使用證照，并及時向綜合管理部門反饋證照使用過程中出現的問題。（三）財務部門職責財務部門負責支付辦理證照所需的費用，并對費用進行核算和管理；協(xié)助綜合管理部門完成與證照相關的財務審核工作。三、證照的申請與辦理（一）新辦證照1.當公司因業(yè)務發(fā)展需要新辦證照時，相關業(yè)務部門應根據業(yè)務需求，向綜合管理部門提出申請，并提供辦理證照所需的資料和信息。2.綜合管理部門對申請進行審核，確認申請的必要性和資料的完整性。審核通過后，制定辦理證照的工作計劃，并安排專人負責辦理。3.辦理人員按照相關法律法規(guī)和政策要求，準備好申請材料，并向相關政府部門提交申請。在辦理過程中，及時與政府部門溝通協(xié)調，解決遇到的問題。4.待證照辦理完成后，辦理人員應及時將證照原件交綜合管理部門保管，并將辦理過程中的相關資料整理歸檔。（二）證照變更1.當公司的名稱、地址、法定代表人、經營范圍等登記事項發(fā)生變更時，相關業(yè)務部門應在變更事項發(fā)生之日起規(guī)定時間內，向綜合管理部門提出證照變更申請，并提供變更所需的資料和信息。2.綜合管理部門對變更申請進行審核，確認變更的合法性和資料的完整性。審核通過后，制定變更證照的工作計劃，并安排專人負責辦理。3.辦理人員按照相關法律法規(guī)和政策要求，準備好變更申請材料，并向相關政府部門提交申請。在辦理過程中，及時與政府部門溝通協(xié)調，確保變更手續(xù)的順利辦理。4.待證照變更完成后，辦理人員應及時將變更后的證照原件交綜合管理部門保管，并將辦理過程中的相關資料整理歸檔。同時，綜合管理部門應及時更新證照管理臺賬中的相關信息。（三）證照年檢1.綜合管理部門應根據各類證照的有效期和年檢要求，制定年檢工作計劃，并提前通知相關業(yè)務部門準備年檢所需的資料和信息。2.相關業(yè)務部門應按照通知要求，及時提供年檢所需的資料和信息，并配合綜合管理部門完成年檢工作。3.綜合管理部門對年檢資料進行審核，確認資料的完整性和準確性。審核通過后，安排專人負責辦理年檢手續(xù)。4.辦理人員按照相關法律法規(guī)和政策要求，將年檢資料提交給相關政府部門進行審核。在審核過程中，及時與政府部門溝通協(xié)調，解決遇到的問題。5.待年檢通過后，辦理人員應及時將年檢標志或相關證明文件粘貼或存檔，并將辦理過程中的相關資料整理歸檔。同時，綜合管理部門應及時更新證照管理臺賬中的年檢信息。（四）證照注銷1.當公司因業(yè)務調整、破產清算等原因需要注銷證照時，相關業(yè)務部門應向綜合管理部門提出證照注銷申請，并提供注銷所需的資料和信息。2.綜合管理部門對注銷申請進行審核，確認注銷的合法性和資料的完整性。審核通過后，制定注銷證照的工作計劃，并安排專人負責辦理。3.辦理人員按照相關法律法規(guī)和政策要求，準備好注銷申請材料，并向相關政府部門提交申請。在辦理過程中，及時與政府部門溝通協(xié)調，確保注銷手續(xù)的順利辦理。4.待證照注銷完成后，辦理人員應及時將注銷證明文件交綜合管理部門存檔，并將辦理過程中的相關資料整理歸檔。同時，綜合管理部門應及時更新證照管理臺賬中的相關信息。四、證照的保管（一）保管方式1.綜合管理部門應設立專門的證照保管柜，對證照進行集中保管。保管柜應具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保證照的安全和完整。2.證照應按照類別和編號進行分類存放，并建立清晰的索引目錄，便于查找和管理。（二）保管人員職責1.證照保管人員應嚴格遵守本制度的規(guī)定，妥善保管證照，不得擅自將證照外借或提供給他人使用。2.保管人員應定期對證照進行檢查和清理，確保證照的有效期和年檢情況符合要求。如發(fā)現證照存在損壞、遺失等情況，應及時報告綜合管理部門，并采取相應的措施進行處理。3.保管人員應做好證照保管柜的日常維護和管理工作，保持保管柜的整潔和衛(wèi)生。（三）證照的安全保密1.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的證照，保管人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露證照中的相關信息。2.在證照的傳遞和交接過程中，應采取必要的安全措施，確保證照的安全和保密。五、證照的使用（一）使用原則1.證照的使用應遵循合法、合規(guī)、必要的原則，嚴格按照公司的業(yè)務需求和相關法律法規(guī)的規(guī)定使用證照。2.未經公司授權，任何部門和個人不得擅自使用證照。（二）使用申請1.當公司各部門因業(yè)務需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并經部門負責人簽字批準后，提交給綜合管理部門。2.綜合管理部門對使用申請進行審核，確認使用的必要性和合法性。審核通過后，由保管人員將證照原件提供給使用部門，并做好登記和交接手續(xù)。（三）使用期限1.證照的使用期限應根據業(yè)務需要合理確定，一般不得超過規(guī)定的最長使用期限。如因特殊情況需要延長使用期限的，使用部門應提前向綜合管理部門提出申請，并經批準后方可延長。2.使用部門應在使用期限屆滿后及時將證照原件歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）使用監(jiān)督1.綜合管理部門應加強對證照使用情況的監(jiān)督和檢查，定期對使用部門的證照使用情況進行回訪和核實。2.如發(fā)現使用部門存在違規(guī)使用證照的情況，綜合管理部門應及時制止，并追究相關人員的責任。六、證照的借用（一）借用原則1.證照的借用應遵循嚴格控制、確保安全的原則，僅限于公司內部部門之間因工作需要進行借用。2.未經公司批準，不得將證照借給外部單位或個人使用。（二）借用申請1.當公司內部部門因工作需要借用證照時，應填寫《證照借用申請表》，注明借用證照的名稱、用途、借用期限等信息，并經部門負責人簽字批準后，提交給綜合管理部門。2.綜合管理部門對借用申請進行審核，確認借用的必要性和合法性。審核通過后，由保管人員將證照原件借給借用部門，并做好登記和交接手續(xù)。（三）借用期限1.證照的借用期限應根據工作需要合理確定，一般不得超過規(guī)定的最長借用期限。如因特殊情況需要延長借用期限的，借用部門應提前向綜合管理部門提出申請，并經批準后方可延長。2.借用部門應在借用期限屆滿后及時將證照原件歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）借用責任1.借用部門應妥善保管借用的證照，不得擅自將證照轉借他人或用于其他用途。2.如因借用部門保管不善導致證照遺失、損壞等情況，借用部門應承擔相應的責任，并負責辦理相關的補辦手續(xù)。七、證照的遺失與補辦（一）遺失報告1.如發(fā)現證照遺失，相關人員應立即向綜合管理部門報告，并說明遺失的時間、地點、原因等情況。2.綜合管理部門接到報告后，應及時組織人員進行調查和核實，并向公司領導匯報。（二）登報聲明1.對于遺失的證照，公司應按照相關法律法規(guī)的要求，在指定的報紙上刊登遺失聲明，聲明該證照作廢。2.登報聲明的內容應包括證照的名稱、編號、發(fā)證機關等信息。（三）補辦手續(xù)1.在登報聲明后，綜合管理部門應及時安排專人負責辦理證照的補辦手續(xù)。2.辦理人員應按照相關法律法規(guī)和政策要求，準備好補辦申請材料，并向相關政府部門提交申請。在辦理過程中，及時與政府部門溝通協(xié)調，確保補辦手續(xù)的順利辦理。3.待證照補辦完成后，辦理人員應及時將補辦后的證照原件交綜合管理部門保管，并將辦理過程中的相關資料整理歸檔。同時，綜合管理部門應及時更新證照管理臺賬中的相關信息。八、證照管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應定期對公司證照的管理情況進行檢查和評估，檢查內容包括證照的申請、辦理、保管、使用、借用等環(huán)節(jié)。2.對于檢查中發(fā)現的問題，綜合管理部門應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。（