會(huì)務(wù)接待與組織一、會(huì)議接待二、會(huì)場(chǎng)服務(wù)與食宿服務(wù)三、會(huì)議后勤保障四、送別參會(huì)人員代表五、會(huì)場(chǎng)善后工作六、會(huì)議文件的收集、整理與歸檔主要掌握的內(nèi)容案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴我們什么呢？會(huì)議要素會(huì)議的要素１、形式要素：名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。基本任務(wù)、組織的工作()協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；()根據(jù)議題安排議程、日程；()發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；()對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；()布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；()負(fù)責(zé)會(huì)議簽到()會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；()會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。()會(huì)議的結(jié)束收尾工作。

、文秘工作()會(huì)議文書(shū)、講話稿的起草；()會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；()會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。（）會(huì)后的文件收集，整理和歸檔、生活管理工作()與會(huì)人員的食宿管理；()會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；()會(huì)議的交通保障；()會(huì)議的文化活動(dòng)；()與會(huì)人員的醫(yī)療保健。、安全保衛(wèi)工作()會(huì)議的BaoMi工作；()會(huì)議的警衛(wèi)工作；()會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱(chēng)確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到會(huì)議期間外圍的衛(wèi)生工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作留存照片資料做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道案例分析老黃可算是暢想公司的元老了，自公司成立以來(lái)，他就一直從事辦公室工作，對(duì)于如何做好接待工作，他更是經(jīng)驗(yàn)豐富。根據(jù)多年的實(shí)踐，他總結(jié)出做好接待的一套工作程序：首先搞清領(lǐng)導(dǎo)意圖，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂接待方案，最后將方案交給領(lǐng)導(dǎo)。制定方案時(shí)至少要考慮以下內(nèi)容：、來(lái)訪客商姓名及其公司名稱(chēng)、合同項(xiàng)目概況、客商的目的，要求，人數(shù)，性別，身份，生活習(xí)慣，到達(dá)日期、工作日程安排及會(huì)見(jiàn)，宴會(huì)，娛樂(lè)活動(dòng)等的規(guī)格，次數(shù)，時(shí)間，地點(diǎn)。、由相應(yīng)哪位身份的高級(jí)管理人員負(fù)責(zé)這次接待、由誰(shuí)擔(dān)任專(zhuān)職陪同人員、由誰(shuí)擔(dān)任對(duì)口工程技術(shù)的主談判，其他談判人員名單，翻譯，后勤服務(wù)人員名單。案例例結(jié)結(jié)果果接待待方方案案是是秘秘書(shū)書(shū)完完成成接接待待任任務(wù)務(wù)的的依依據(jù)據(jù)，，制制定定接接待待方方案案既既要要考考慮慮現(xiàn)現(xiàn)行行規(guī)規(guī)定定，，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)意意圖圖，，又又要要考考慮慮來(lái)來(lái)訪訪者者的的相相關(guān)關(guān)情情況況及及各各種種主主客客觀觀條條件件，，因因此此，，必必須須從從實(shí)實(shí)際際出出發(fā)發(fā)盡盡量量使使方方案案內(nèi)內(nèi)容容周周詳詳。。會(huì)前前準(zhǔn)準(zhǔn)備備“有有備備無(wú)無(wú)患患?。。?！””會(huì)前前準(zhǔn)準(zhǔn)備備工工作作是是會(huì)會(huì)議議管管理理的的第第一一步步，，無(wú)無(wú)論論會(huì)會(huì)議議大大小小，，如如會(huì)會(huì)前前準(zhǔn)準(zhǔn)備備充充分分，，就就能能事事半半功功倍倍。。會(huì)務(wù)務(wù)工工作作的的具具體體內(nèi)內(nèi)容容會(huì)前前準(zhǔn)準(zhǔn)備備工工作作、確確定定會(huì)會(huì)議議主主題題與與議議題題確定定主主題題的的主主要要方方法法：：一一是是要要有有切切實(shí)實(shí)的的依依據(jù)據(jù)；；二二是是必必須須要要結(jié)結(jié)合合本本單單位位的的實(shí)實(shí)際際；；三三是是要要有有明明確確的的目目的的。。議議題題是是對(duì)對(duì)會(huì)會(huì)議議主主題題的的細(xì)細(xì)化化。。、確確定定會(huì)會(huì)議議名名稱(chēng)稱(chēng)會(huì)議議名名稱(chēng)稱(chēng)一一般般由由““單單位位內(nèi)內(nèi)容容類(lèi)類(lèi)型型””構(gòu)構(gòu)成成,應(yīng)應(yīng)根根據(jù)據(jù)會(huì)會(huì)議議的的議議題題或或主主題題來(lái)來(lái)確確定定。。、確確定定會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)模模與與規(guī)規(guī)格格確定定會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)模模與與規(guī)規(guī)格格的的依依據(jù)據(jù)是是會(huì)會(huì)議議的的內(nèi)內(nèi)容容或或主主題題。。同同時(shí)時(shí)本本著著精精簡(jiǎn)簡(jiǎn)效效能能的的原原則則。。會(huì)議議的的規(guī)規(guī)模模有有大大型型、、中中型型、、小小型型。。會(huì)議的規(guī)格有有高檔次、中中檔次和低檔檔次。、確定會(huì)議時(shí)時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)時(shí)間，要考慮慮主要領(lǐng)導(dǎo)是是否能出席，，確定會(huì)期的的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)會(huì)議內(nèi)容緊密密聯(lián)系。、確定會(huì)議議所需用品和和設(shè)備（）必備用品品是指各類(lèi)會(huì)會(huì)議都需要的的用品和設(shè)備備，包括文具具、桌椅、茶茶具、擴(kuò)音設(shè)設(shè)備、照明設(shè)設(shè)備、空調(diào)設(shè)設(shè)備、投影和和音像設(shè)備等等。（）特殊用品品是指一些特特殊類(lèi)型的會(huì)會(huì)議，例如談?wù)勁袝?huì)議、慶慶典會(huì)議、展展覽會(huì)議等所所需的特殊用用品和設(shè)備。。、建立會(huì)議組組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳傳組、秘書(shū)組組、交通組、、接待組、保衛(wèi)衛(wèi)組。、確定與會(huì)人人員名單出席會(huì)議和列列席會(huì)議的有有關(guān)人員。應(yīng)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的的性質(zhì)、議題題、任務(wù)來(lái)確確定與會(huì)人員員。、確定會(huì)議地地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的的規(guī)模、規(guī)格格和內(nèi)容等要要求來(lái)確定。。有時(shí)也考慮慮政治、經(jīng)濟(jì)濟(jì)、環(huán)境等因因素。、安排會(huì)議議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)對(duì)會(huì)議所要通通過(guò)的文件、、所要解決的的問(wèn)題的概略略安排，并冠冠以序號(hào)將其其清晰地表達(dá)達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指指會(huì)議在一定定時(shí)間內(nèi)的具具體安排。、制發(fā)會(huì)議通通知會(huì)議通知的內(nèi)內(nèi)容包括名稱(chēng)稱(chēng)、時(shí)間、地地點(diǎn)、與會(huì)人人員、議題題及要求等。。會(huì)議通知的種種類(lèi)有書(shū)信式式和柬帖式。。會(huì)議通知的發(fā)發(fā)送形式有正正式通知和非非正式通知。。會(huì)議通知的方方式有書(shū)面、、口頭、電話話、郵件。、準(zhǔn)備會(huì)議文文件資料主要有議程表表和日程表、、會(huì)場(chǎng)座位分分區(qū)表和主席席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座座次表、主題題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)講話稿、其其他發(fā)言材料料、開(kāi)幕詞和和閉幕詞、其其他會(huì)議材料料等。、安排食住行行會(huì)議飲食管理理本著“衛(wèi)生生第一、保證證營(yíng)養(yǎng)、適合合口味、方便便節(jié)約”的原原則，做好伙伙食預(yù)算和伙伙食搭配與烹烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排排，根據(jù)實(shí)際際情況，按照照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，，盡可能地滿滿足與會(huì)人員員住宿上的要要求。安排好會(huì)議用用車(chē)，為會(huì)議議提供完備的的交通服務(wù)。。、服務(wù)會(huì)議要求確認(rèn)認(rèn)設(shè)備、物品、、音樂(lè)喜好確認(rèn)飲食要求、飲飲水偏好、是是否抽煙、是是否午休、航航班要求…日程安排車(chē)輛接送、晚晚餐陪同、出出行陪同…房間確認(rèn)是否安靜、視視野如何、有有無(wú)異味、設(shè)設(shè)備是否正常常、溫度是否否舒適。、制定會(huì)議預(yù)預(yù)算方案文件資料費(fèi)、、郵電通訊訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)設(shè)備和用品費(fèi)費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)場(chǎng)所租用費(fèi)、、會(huì)議辦公公費(fèi)、宣傳傳交際費(fèi)、食食宿費(fèi)、交通通費(fèi)、其他費(fèi)費(fèi)用。、布置會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)桌上物品品擺放會(huì)議座次先后后順序會(huì)議室物品擺擺放整潔、清新、、統(tǒng)一、舒適適、檢查會(huì)場(chǎng)（）方式現(xiàn)場(chǎng)檢查（）檢查的內(nèi)內(nèi)容資料的準(zhǔn)備和和確認(rèn)打印文件、等等設(shè)備的準(zhǔn)備和和確認(rèn)投影、相機(jī)、、音頻線、麥麥克、白板、、筆…其他物品的準(zhǔn)準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、展架等等宣傳品、鮮鮮花、茶歇會(huì)中服務(wù)工作作、報(bào)到及接待待工作（）與會(huì)人員員的接送;（）會(huì)議交通通工具的安排排;（）與會(huì)人員員返回時(shí)，車(chē)車(chē)、船和飛機(jī)機(jī)票的預(yù)訂及及購(gòu)買(mǎi);（）會(huì)議文娛娛活動(dòng)的安排排和組織;（）其他屬于于招待方面的的工作。、組織簽到、會(huì)議期間（（）時(shí)間提醒醒：發(fā)言時(shí)間、休休息時(shí)間、返返回時(shí)間（）午餐確認(rèn)認(rèn)：留位確認(rèn)、時(shí)時(shí)間確認(rèn)（）物品隨檢檢：麥克、紙筆、、茶水…（）關(guān)于參會(huì)會(huì)者反應(yīng)對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)環(huán)境（冷熱））、宣傳工作照相、攝像、、錄音、值班保衛(wèi)衛(wèi)工作（）值班工作作服務(wù)人員要堅(jiān)堅(jiān)守值班崗位位，以保證會(huì)會(huì)議順利結(jié)束束，并隨時(shí)應(yīng)應(yīng)付各種突發(fā)發(fā)事件。（）保衛(wèi)工作作①重要與會(huì)者者人身安全保保衛(wèi)②重要文件的的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重重物品的保衛(wèi)衛(wèi)會(huì)后整理工作作、安排與會(huì)人人員離會(huì)、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、會(huì)議的宣傳傳報(bào)道、會(huì)議文書(shū)的的立卷歸檔、會(huì)議總結(jié)工工作案例分析某企業(yè)秘書(shū)小小胡經(jīng)常接待待來(lái)自各方的的各類(lèi)來(lái)訪者者，對(duì)迎送來(lái)來(lái)訪者，她有有自己的一套套工作程序，，客人提出告告辭并起身后后，無(wú)論接待待室的門(mén)是否否開(kāi)著，她總總是起身相送送。當(dāng)走到電電梯門(mén)口時(shí)，，她總是代客客人按電梯。。臨別時(shí)不忘忘說(shuō)聲：“謝謝謝你的光臨臨，下次再見(jiàn)見(jiàn)?！辈⒏鶕?jù)據(jù)上司的吩咐咐決定送客路路程的遠(yuǎn)近。。問(wèn)題：上述案案例中要注意意什么接待中的注意意事項(xiàng)、不要過(guò)分熱熱情、不可冷漠尷尷尬、不可小節(jié)失失禮、不可人走茶茶涼突發(fā)事件預(yù)防防與處理你曾經(jīng)遇到過(guò)過(guò)哪些突發(fā)事事件？突發(fā)事件舉例例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意意外停電……、提前提前做好任務(wù)務(wù)分工，規(guī)定定完成時(shí)間節(jié)節(jié)點(diǎn)寧可先預(yù)定再再取消提前做好預(yù)案案關(guān)鍵點(diǎn)：資料準(zhǔn)備、酒酒店預(yù)定、設(shè)設(shè)備調(diào)試、交交通…、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)認(rèn)換人重復(fù)確認(rèn)認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)：物品準(zhǔn)備的重重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵信息重復(fù)復(fù)確認(rèn)：時(shí)間間、地點(diǎn)、備份備不足、備意意外（原定會(huì)議時(shí)時(shí)間的臨時(shí)增增加）人如：多幾個(gè)接接待人員、多多幾個(gè)緊急聯(lián)聯(lián)系人財(cái)留出足夠的備備用金物留余量，以備備人員增加，，物品丟失及及損壞筆記本電腦突發(fā)事件處理理的注意事項(xiàng)項(xiàng)充分做好會(huì)前前準(zhǔn)備，避免免突發(fā)意外事事件如發(fā)生意外，，首先要做的的是：鎮(zhèn)定??！不要抱怨要立立即行動(dòng)利用現(xiàn)有資源源就近尋求支持持超權(quán)限及時(shí)請(qǐng)請(qǐng)示謝謝9、靜夜四無(wú)無(wú)鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨中黃葉葉樹(shù)，燈下下白頭人。。。02:36:3202:36:3202:3612/31/20222:36:32AM11、以我我獨(dú)沈沈久，，愧君君相見(jiàn)見(jiàn)頻。。。12月月-2202:36:3202:36Dec-2231-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。02:36:3302:36:3302:36Saturday,December31,202213、乍見(jiàn)翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問(wèn)年。。。12月-2212月-2202:36:3302:36:33December31,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國(guó)見(jiàn)青青山。。31十二月月20222:36:33上午02:36:3312月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月222:36上上午12月-2202:36December31,202216、行行動(dòng)動(dòng)出出成成果果，，工工作作出出財(cái)財(cái)富富。。。。2022/12/312:36:3302:36:3331December202217、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時(shí)時(shí)，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點(diǎn)點(diǎn)的的射射線線向向前前。。。。2:36:33上上午午2:36上上午午02:36:3312月月-229、沒(méi)有失敗，，只有暫時(shí)停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒(méi)有有。。。02:36:3302:36:3302:3612/31/20222:36:33AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2202:36:3302:36Dec-2231-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對(duì)圓滿滿，留一一份不足足，可得得無(wú)限完完美。。。02:36:3302:36:3302:36Saturday,December31,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2202:36:3302:36:33December31,202214、意意志志堅(jiān)堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥塊塊一一樣樣任任意意揉揉捏捏。。31十十二二月月20222:36:33上上午午02:36:3312月月-2215、楚塞三三湘接，，荊門(mén)九九派通。。。。十二月222:36上午午12月-2202:36December31,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/312:36:3302:36:3331December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來(lái)來(lái)秋。。。2:36:33上上午2:36上上午午02:36:3312月月-229、楊柳散和和風(fēng)，青山山澹吾慮。。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、閱讀一切好好書(shū)如同和過(guò)過(guò)去最杰出的的人談話。02:36:3302:36:3302:3612/31/20222:36